如何写好电子邮件(Email)-外企高管以亲身经历高告诉你

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如何写好英语邮件(五篇范例)

如何写好英语邮件(五篇范例)

如何写好英语邮件(五篇范例)第一篇:如何写好英语邮件六个步骤,一气呵成!If you’re reading this, there’s a good chance that you have an email account.You may well have several – perhaps separate accounts for professional and personal contacts。

如果你正在阅读这篇文章,你肯定有一个或若干个甚至是不同帐号的私人或办公邮箱。

It’s easy to assume that we know how to use email effectively: it’s been around for long enough.But if you find yourself struggling to communicate effectively by email, these six tips should help:邮件这样的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中,因此可以说大多数人都能有效地使用邮件与他人交流。

但如果你发现自己还没做得足够有效,我想以下这六点可以帮到你:1.Start With an Appropriate Salutation邮件开头称呼要恰当:Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”.It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter.That might look like:有些人写邮件不喜欢加称呼,甚至连简单的“你好”都忽略,直接开始正文内容。

孰不知就像在传统的信件上一样,写上称呼是一种礼貌的象征。

称呼可以这样写:#Dear Sir/Madam 亲爱的先生/女士#Dear Mr.Johnson 亲爱的约翰逊先生#Hi Sue 苏,你好#Hello Fred 你好,福瑞德Your salutation needs to be appropriate.If yo u’re writing to a prospective employer, “Dear Mr.Johnson” is probably thebest way to go.“Hi Bob” is going to look unprofessional。

职场技巧:如何写外企英文Email

职场技巧:如何写外企英文Email

职场技巧:如何写外企英文Email在世界商务交流过程中,有很多的商务场合是需要随机应变和较强的商务内涵,才能在瞬息万变的国家商务中做到游刃有余。

下面是店铺整理的写外企英文Email的技巧,欢迎大家阅读!邮件称呼如何写:如果你不知道邮件是写给谁的,商务信函可以用下面任意一种方式开头:Dear Sir,/Dear Madam,尊敬的先生,/尊敬的女士,如果你不知道是写给先生还是女士,可以写:Dear Sir or Madam,尊敬的先生或女士,以“致相关人士T o whom it may concern”开头并不常见。

这种用法一般用在推荐信或与其相似的交流中,收件人是不了解的第三方。

如果知道对方姓名,邮件中写上总是好的。

可以用下面任意一种方式开头:For men: Dear Mr XXXX,写给男士:尊敬的XXX先生;For women: Dear Ms XXXX,写给女士:尊敬的XXX女士一旦你认识了对方,比如在往来一两封邮件或见过面以后,可以在邮件中称呼名字。

如果你写邮件给两个或以上的人,即使这些人里有女士,请写“尊敬的先生们Dear Gentlemen”,“尊敬的女士们先生们Dear Ladies and Gentlemen”是错误的,这种用法只用在正式演讲中。

下面有一些邮件开头的例句:I hope you are well.我希望你一切都好。

I hope you enjoyed your holiday and are finding it easy to settle back in to work.我希望你已经好好享受假期并且很快重新投入工作。

Thank you very much for your email. I am glad to hear that you and your family are well.非常谢谢你的邮件,我很高兴听到你和你的家人都很安康。

Thank you for your prompt reply.感谢您的及时回复。

外企常用邮件格式范文

外企常用邮件格式范文

外企常用邮件格式范文1.I am writing to confirm/enquire/inform you…我写信时要确认/询问/通知。

2.I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing in Q2.我写信来追踪我们之前对于第二季度营销活动的决定。

3.With reference to our telephone conversion today...关于我们今天在电话中的谈话。

4.In my previous e-mail on October 5…先前在10月5日所写的信。

5.As I mentioned earlier about…如我先前所提及关于。

6.As indicated in my previous e-mail…如我现在先前的信中所提出的。

7.As we discussed on the phone…如我们上次在电话中的讨论。

8.From our decision at the previous meeting…如我们上次会议中的决定。

9.As you requested/per your requirement…按照你的要求。

10.In reply to your e-mail dated April 1,we decided…回答你在4月1日写的信,我们决定。

11.This is in response to your e-mail today.这是针对你今天早上来信的回复。

12.As mentioned before ,we deem this product has strong unique selling points in china.如先前所述,我们认为这个产品在中国有强有力且独一无二的销售点。

13.As a follow-up to our phone conversation yesterday, Iwant to get back to you about thepending issues of our agreement.追踪我们昨天在电话中所谈,我想答复你我们合约中的一些待解决的议题。

如何写英文电子邮件(最终定稿)

如何写英文电子邮件(最终定稿)

如何写英文电子邮件(最终定稿)第一篇:如何写英文电子邮件如何写英文电子邮件从问候开始用问候语开始邮件内容非常重要,例如“Dear Lillian,”。

根据你与收件人的关系亲近与否,你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名,例如“Dear Mrs.Price 如果关系比较亲密的话,你就可以说,”Hi Kelly,“如果你和公司联系,而不是个人,你就可以写”T o Whom It May Concern:“感谢收件人如果你在回复客户的询问,你应该以感谢开头。

例如,如果有客户想了解你的公司,你就可以说,”Thank you for contacting ABC Company.“如果此人已经回复过你的一封邮件了,那就一定要说,”Thank you for your prompt reply 或是“Thanks for getting back to me.”如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。

这样对方就会感到比较舒服,而且显得更礼貌。

表明你的意图然后,如果是你主动写电子邮件给别人的话,那就不可能再写什么感谢的字句了。

那就以你写此邮件的目的开头。

例如,“I am writing to enquire about …”或是“I am writing in reference to …”在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。

记得要注意语法,拼写和标点符号,保持句子简短明了并句意前后一致。

结束语在你结束邮件之前,再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。

你可以“Thank you for your patience and cooperation.”或“Thank you for your consideration.”开始接着写,“If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.” 及“I look forward to hearing from you.”最后是写上合适的结尾并附上你的名字。

外贸达人的高效电子邮件BusinessEmail

外贸达人的高效电子邮件BusinessEmail

外贸达人的高效电子邮件BusinessEmail外贸达人的高效电子邮件Business Email一封完整的外贸电子邮件包含以下几部分:收件人(To),发件人(From),抄送(CC),主题(Subject),称呼(Dear Sir or Madam),主体(Body),祝福语和签名(Signature, Contact Info,Company Name, Website).在写作过程中,美联英语总结了要注意以下几点小tips,它们会让你的外贸邮件更规范、更高效:1. 使用统一的信纸,如带有公司LOGO或水印的信纸,既体现公司专业性,又能让买家记住自己,可以请公司技术人员统一设置;2. 邮件主题要突出重点,有针对性。

比如公司名字是T op Media,这封邮件的内容是给一款产品A的报价,那么主题可以写“Top Media/quotation of item A”。

清晰的主题可以方便客户和自己查找信息,另外不会被邮件系统误认为是垃圾邮件;3. 称呼部分如不知对方姓名只知头衔,可用 Dear + Title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用Dear+全名,如邮件为一封通函,则用Dear All作为邮件称呼;4. 现在国际流行采用齐头式,即每段开头统一左对齐;5. 邮件版面整洁:字体、文字大小、色彩统一,区分大小写,对一些需要特别提醒客户注意的地方,可以用大写、加粗、特殊颜色等突出显示,切记颜色不可太花,显得杂乱;6. 正文部分注意条理性,分清轻重缓急,先列重要部分,不同事件要分段,也可以使用序号或符号标记,使版面清晰;7. 邮件结束语不要忘记,如Best regards; Best wishes;Have a nice day等;8. 签名部分需要包含有个人名称、职位、公司名称、网址等详细联系方式,方便买家了解更多信息(可以在邮件的签名栏目统一设置)。

第二篇:Email英语电子邮件 60600字Thank you for contacting us.如果有人写信来询问公司的服务,就可以使用这句句子开头。

电子邮件写作的技巧与方法

电子邮件写作的技巧与方法
细节。
解释
明确的邮件目的有助于收件人快速 理解邮件的主题和要点,提高邮件 的阅读效率。
示例
如向客户询问产品反馈,邮件主题 可明确为“关于产品反馈的咨询” ,并在正文中直接说明意图和问题 。
了解收件人背景
总结
在撰写邮件前,了解收件人的背 景信息(如职位、兴趣、需求等 )有助于更好地定制邮件内容,
使其更具针对性和吸引力。
电子邮件写作的技巧与方法
汇报人:可编辑
2024-01-09
CONTENTS
• 电子邮件写作的基本原则 • 电子邮件写作的技巧 • 电子邮件写作的常见场景 • 电子邮件写作的注意事项 • 如何写出有效的电子邮件 • 如何写出专业的电子邮件
01
电子邮件写作的基本原则
清晰简洁
明确主题
确保邮件主题简短明了,能够准确反映邮件内容,使收件人能够快速理解邮件 意图。
注意邮件的结构和逻辑性
清晰组织邮件内容,使 其易于阅读和理解。
使用段落和标题来划分邮 件的不同部分,突出重点 内容。
在邮件中保持逻辑性,避 免跳跃式思维和混乱的表 述。
使用适当的语气和称呼
根据邮件的目的和内容,使用适当的语气 和措辞。
根据收件人的关系和背景,选择适当的称 呼方式。
在邮件中保持礼貌和尊重,避免引起不必 要的冲突。
专业得体
• 使用正式语言:在邮件中使用正式、专业的语言,避免使用口 语化或俚语。- 注意格式:在邮件中注意排版和格式,使邮件 看起来整洁、专业。- 避免情绪化:在邮件中避免过于情绪化 的表达,保持冷静客观的态度。
02
电子邮件写作的技巧
主题明确
总结邮件内容
01
主题应简明扼要地概括邮件的主要内容,使收件人能够快速了

如何写好一封有效的邮件

如何写好一封有效的邮件

如何写好一封有效的邮件随着科技的发展,邮件已经成为了人们交流的重要手段之一。

但是,要想写好一封有效的邮件却不是一件容易的事情。

以下是我对于如何写好一封有效的邮件的一些看法和经验总结。

一、明确主题在写邮件之前,我们要先确定好这封邮件的主题。

邮件的主题要言简意赅,让收件人一眼就知道这封邮件所涉及的内容。

同时,主题也需要尽量具体,这样能够更好地吸引收件人的注意,并且避免因为主题模糊而被当作垃圾邮件过滤掉。

二、简短明了邮件是一种快速方便的交流方式,因此在写邮件的时候,一定要保持简短明了的原则。

不要像写信一样在邮件中铺陈太多无关紧要的内容,把邮件写得冗长而无趣。

我们应该采用简洁有力的语言,用最少的文字表达出最重要的信息。

这样既能让读者轻松快速地阅读,也能更好地营造出专业和高效的形象。

三、注意逻辑清晰无论你是写给同事、上司还是客户,邮件的逻辑清晰度都是非常重要的。

我们应该把邮件的正文结构化,确保在邮件中表达的信息有条理、有逻辑的呈现出来。

在长篇邮件中,可以采用分段的方式,使信息更清晰易懂。

同时,还要注意字体颜色与大小的限制,避免使人感到不舒适。

四、保持礼貌在写邮件时,我们不能忘记保持礼貌。

不管是谁,写邮件都要注意语气和措辞,切勿口气太过强硬。

要尽量在语气上保持冷静和感性,表现出良好的态度和气质,提高社交效果。

同时,在结尾处要采用合适的谦虚语气表达出尊重和感激心情。

五、合理运用格式在邮件的排版中,我们同样要注意记法。

要合理运用格式,比如加粗、缩进等,以突出邮件信息中的重点。

同时,在邮件正文中最好合理运用空白空间,显得过于密集的信息显得很杂乱,也不利于读者的阅读。

六、注意审核在我们写完邮件后,还需要仔细检查。

首先应该检查邮件的拼写、语法和标点错误是否正确;其次,要检查邮件的内容、格式是否清晰、明确、简明扼要,是否达到了我们预期的效果。

如果有不合适的地方,需要及时做出修改,避免造成不必要的误解。

七、注意作用最后,写邮件要注意达到预期的作用。

4个步骤3分钟写完一封英文email

4个步骤3分钟写完一封英文email

4个步骤3分钟写完一封英文email【图片来源:网络】很多人觉得写商业英文email很难,一写就写很久,好不容易写完又觉得该说的事没说清楚,寄出去怕错误太多。

其实英文email的内容,可以很简单分为三段:第一段「动机」:告诉对方,你为什么要写信第二段「动作」:告诉对方,你要做什么或他要做什么第三段「结论」:告诉对方,进一步是什么有了这三段式的email写作结构,你只要填入实际内容,一封email很快就完成了。

商业英文email不求文情并茂,最好是文字少但是切重要点。

以下句型多写几次之后就记在脑海,熟了之后写一封email3分钟就可以搞定。

1、动机:告诉别人你为什么写这封emailI am writing to enquire about...(我想询问有关...)After having seen your advertisement in... , I would like to ...(读了你们在XXX的广告后,我想...)After having received your email address from... , I ...(我从OOO得到你的email地址,我想...)Thank you for your email about/regarding...(有关XXX,谢谢你的Email...)In reply to your e-mail of 29 Dec., ...(回覆你12月29日的email…)With reference to your email of 29 Dec., I...(有关你12月29日的email…)2、动作:你做了什么或即将做什么?你希望对方做什么?Requesting or Agreeing to Requests 要求对方或同意对方要求Could you possibly...?(你可不可以...)I would be grateful if you could…(如果你可以...,我会非常感谢)I would be glad/delighted to...(我很乐意...)Giving Bad News 告知不好的消息I am afraid that(很遗憾...)Unfortunately(很不幸...)Enclosing Documents 附带文件I am attaching(我附上...)Attached you will find(你可以看到附件...)Please find attached(请看附件...)3、结语及进一步 Closing Remarks and Reference to Future ContactThank you for your help. Please contact us again if we can help in any way.(谢谢你的帮忙。

学会编写流畅的英文邮件电子邮件教程

学会编写流畅的英文邮件电子邮件教程

学会编写流畅的英文邮件电子邮件教程学会编写流畅的英文邮件一、简介英文邮件是现代商务沟通中不可或缺的一部分。

掌握编写流畅的英文邮件可以提高工作效率,加强国际交流。

本文将为你提供一些实用的技巧,帮助你写出清晰、准确、流畅的英文邮件。

二、邮件主题一个好的邮件主题能够吸引读者的注意力,概括全文内容。

以下是几个编写邮件主题的建议:1. 简洁明了:使用简短的词语概括邮件内容,避免使用太长或不相关的词句。

2. 具体明确:描述邮件的目的和重点,让读者一目了然。

3. 使用关键词:使用相关关键词,帮助读者通过主题确定邮件分类和重要性。

三、称呼与问候在写邮件时,合适的称呼和问候语可以给收件人留下良好的印象。

以下是一些常用的称呼和问候语:1. 尊称:使用"Dear"加上收件人的姓氏,例如"Dear Mr. Smith"或"Dear Dr. Johnson",2. 正式问候:如果你和收件人关系较亲密,可以使用"How are you?"或者"What's up?"等问候语。

但在商务邮件中,通常使用正式的问候语,如: "I hope this email finds you well."或"I hope you are doing fine."3. 谢意表达:在邮件开始时,可以通过表达感谢来展示你的礼貌和谦逊。

四、清晰明了的写作风格良好的写作风格能使邮件更易读、易懂。

以下是一些关于写作风格的建议:1. 简洁明了:使用简单、清晰的语句表达你的意思,避免过于冗长或复杂的句子。

2. 避免歧义:使用准确的词汇和语法,避免模棱两可的表达。

3. 分段落:将不同的主题和段落分开,使用空行或者适当的过渡来提高可读性。

4. 注意语法:检查邮件中的语法错误,确保语句通顺流畅。

五、段落结构良好的段落结构有助于提高邮件的可读性和易懂性。

掌握商务电子邮件写作的模板

掌握商务电子邮件写作的模板

掌握商务电子邮件写作的模板商务电子邮件写作模板尊敬的先生/女士,首先,我要对您感兴趣的业务表示浓厚的兴趣,并感谢您对我们公司的关注。

我很高兴回复您关于以下事项的查询/要求/建议/投诉等等。

在此,我将就商务电子邮件写作的模板进行详细说明,以便您更好地掌握如何写出有效且专业的商务电子邮件。

1. 主题行在商务电子邮件中,一个明确而简洁的主题行是非常重要的。

主题行应该准确地概括邮件的内容,让收件人一目了然。

例如,您可以使用"关于XX合作项目的讨论"或"回复您的咨询请求"等等。

2. 问候语在电子邮件的开头,一个礼貌而合适的问候语是必不可少的。

如果您知道收件人的姓名,您可以使用"尊敬的先生/女士"或"亲爱的姓名"作为开头。

如果您不知道收件人的姓名,您可以使用"尊敬的用户"或"亲爱的客户"等等。

3. 引言在电子邮件的正文开始之前,您可以使用一个简短的引言来介绍自己或提及邮件的背景。

例如,您可以写"我是来自XX公司的销售经理,我们公司与贵公司已经有过数次成功合作"或"感谢您对我们公司的关注并关于XX产品提出的咨询请求"等等。

4. 具体内容在商务电子邮件中,清晰而简明地表达您的意图是非常重要的。

您可以使用段落来组织您的思路,并使用简洁的语句来陈述您的观点或解决方案。

确保您提供的信息准确、完整,并尽量避免使用复杂或不必要的术语。

如果有必要,您可以使用项目符号或编号来突出重点或列举清单。

5. 结语在邮件的结尾,您可以再次感谢收件人的关注或提供帮助。

同时,在商务电子邮件中,您可以提供您的联系方式,以方便收件人与您进一步沟通或提出问题。

例如,您可以写"如果您有任何进一步的问题或需要进一步的帮助,请随时与我联系"或"您可以通过以下方式联系到我:电话号码/邮箱地址"等等。

如何规范的撰写外贸电子邮件

如何规范的撰写外贸电子邮件

如何规范的撰写外贸电子邮件一封规整的外贸电子邮件,会在第一时间留给客户良好而深刻的印象。

然而根据调查,普遍反映很多业务员书写电子邮件比较随意,带有明显的个人习惯和色彩。

最近几年,很多外贸公司,逐渐意识到了电子信息时代的重要性,都陆陆续续开始使用外贸管理软件。

自然,这是一个比较好的认识与进步,但我们在强调使用外贸管理软件的同时,也要强调提高业务员的本身素质,只有外贸管理软件和内在素质同步提高,才能在风雨变幻的国际贸易行业中站立脚跟,稳步发展。

那么,如何撰写一封规范的邮件呢?一、使用统一的信纸,最好有公司的商标,主要产品的图片类别等等。

外贸管理软件中可以自动设置、修改,再进行使用。

二、格式正确,统一,邮件主题合理,拼写无误。

所有发给客户的邮件应该采用统一的格式。

外贸管理软件可以帮助设置相应的格式与主题。

(1)邮件主题最好有公司名字等,比如公司名字是EXPORT,行业是PLASTIC,这封邮件的内容是给一款产品报价,那么主题可以写Export Plastic/quotation of item A. 这样有一个好处,可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息,对于来往邮件很多的客户,开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料,但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么,节省很多时间。

(2)邮件正文两端对齐:对于段落很多的邮件,正文两端对齐会显得很整洁。

(3)第一封邮件最好写上Mr.或者Ms.某某,职位写SALES MANAGER等,不管你是不是经理,写上没关系,你职位高客户会觉得把他当回事,有好处。

(4)落款有公司标识以及详细联系资料三、版面整洁,在OE里面将撰写邮件的字体,字号(10-12号比较好)都设置好,不要一会大字一会小字;也不要花花绿绿的,特别是不要全篇都是大写字母,会增加阅读的难度,让人反感。

除非是对一些需要特别提醒客户注意的地方,可以用大写,加粗,特殊颜色等突出显示。

四、拼写无误,在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误。

如何写好邮件

如何写好邮件

如何写好邮件在日常工作和生活中,电子邮件已经成为了一种非常重要的沟通工具。

一个好的邮件能够有效地传达信息,提高工作效率。

然而,很多人在写邮件时经常出现一些问题,如语气不当、内容混乱、格式不规范等。

本文将介绍如何写好邮件,以帮助读者提高邮件写作的能力。

一、邮件的格式规范正确的邮件格式能够给读者留下良好的第一印象,提高邮件的可读性。

一个标准的邮件格式包括以下几个方面:1. 邮件标题:邮件标题应简明扼要地概括邮件的主题,让读者能够迅速了解邮件内容。

同时,避免使用过长的标题,以免影响阅读。

2. 收件人和抄送:确保收件人和抄送人的邮箱地址正确无误,以免邮件发送错误。

同时,根据实际情况选择抄送的对象,避免给不相关的人发送邮件,造成打扰。

3. 问候语:在邮件的开头应用适当的称呼并表示问候,如尊敬的xx,您好。

这样能够让收件人感到尊重,并为邮件内容的展开做好铺垫。

4. 正文:正文是邮件的主要内容,应该简洁明了,并围绕主题进行阐述。

可以使用段落来分隔不同的观点或内容,增加可读性。

5. 结尾:在邮件的结尾,可以表达感谢之情,并期待回复或进一步的合作。

同时,留下自己的联系方式,方便对方回复或联系。

二、邮件内容的准确性和清晰性好的邮件要求内容准确无误,同时信息清晰易懂。

为了实现这一目标,应该注意以下几个方面:1. 避免术语和行业专业词汇:如果邮件的内容可能涉及到特定的行业术语,要确保对方能够理解。

避免使用过多的专业词汇,或者提供相应的解释。

2. 重点突出:在邮件的内容中,要突出重点信息,用粗体、斜体或者下划线来强调关键词汇。

这样能够使读者更容易抓住重要信息。

3. 使用简洁明了的语言:尽量用简洁明了的语言来表达自己的观点。

避免使用拗口的句子或者长篇大论,使读者能够迅速理解你的意思。

4. 结构清晰:在邮件的撰写过程中,要注意逻辑结构的清晰。

可以采用分段的方式来组织文本,让读者能够循序渐进地阅读。

三、邮件的礼貌与语气在邮件交流中,礼貌和语气是非常重要的。

写电子邮件范文

写电子邮件范文

写电子邮件范文在当今数字化的时代,电子邮件已成为我们日常沟通和工作中不可或缺的一部分。

它便捷、高效,能够跨越时空的限制,让信息迅速传递。

但要写好一封电子邮件,可不是简单地敲敲键盘那么容易。

下面,我将为您详细介绍如何写一封清晰、有效且得体的电子邮件。

首先,邮件的主题至关重要。

一个简洁明了的主题能够让收件人在第一时间了解邮件的大致内容和重要程度。

比如,如果您是为了询问关于某个项目的进展情况,主题可以写成“关于项目名称进展的询问”;如果是发送一份报告,主题可以是“项目名称报告”。

避免使用模糊、笼统的主题,如“重要事项”“紧急”等,这样可能会让收件人感到困惑,甚至可能会被忽略。

接下来是称呼。

根据收件人的身份和关系,选择恰当的称呼。

如果是熟悉的同事或朋友,可以使用亲切一些的称呼,如“亲爱的名字”;如果是上级领导或者客户,使用正式的称呼,如“尊敬的职位/称呼名字”。

邮件的开头部分,应该先简单地问候对方,并说明写邮件的原因。

比如,“您好!希望这封邮件没有打扰到您。

我写这封邮件是想向您请教一个关于具体问题的事情。

”在邮件的主体内容部分,要做到条理清晰、重点突出。

如果您有多个事项需要沟通,最好分别列出,每个事项用一个段落来阐述。

比如,“首先,关于事项一……其次,关于事项二……最后,关于事项三……”在阐述每个事项时,要提供足够的细节和背景信息,让收件人能够清楚地了解情况。

但也要注意不要过于冗长,避免让收件人失去阅读的耐心。

如果需要在邮件中提供数据、证据或者参考资料,要确保其准确无误,并以清晰的方式呈现。

可以使用表格、图表或者链接等方式,让信息更加直观。

在表达自己的观点和想法时,要语言得体、态度诚恳。

避免使用强硬、命令式的语气,尽量采用协商、请求的口吻。

比如,“我个人认为观点,不知您对此有何看法?希望能得到您的指导和建议。

”另外,要注意语言的规范性和准确性。

避免使用错别字、语病和模糊不清的词汇。

如果是涉及到专业领域的内容,要使用专业术语,但也要确保收件人能够理解。

英文电子邮件写作技巧

英文电子邮件写作技巧

英文电子邮件写作技巧英文电子邮件写作是现代人沟通的重要方式之一、通过邮件可以与他人进行业务往来、交流想法、安排会议等。

然而,写好一封英文电子邮件并不容易。

下面是一些英文电子邮件写作的技巧,帮助你在商业和正式场合下写出准确、清晰、得体的邮件。

1.明确目的和主题:在开始写邮件之前,明确邮件的目的和主题非常重要。

要清楚邮件的目标,确保信息传达完整。

2.使用简洁明了的主题:邮件主题应该准确地反映邮件内容。

使用简洁明了的词语来描述主题,帮助读者快速理解邮件的内容。

3.简洁扼要的开场白:在邮件的开头,简明扼要地介绍自己和原因,让读者快速了解邮件的背景。

4.明确受众:在写邮件的时候,要明确受众是谁。

这有助于你使用语言和措辞来适应受众的需求和背景。

5.使用适当的称呼:在正式和商业场合下,使用适当的称呼非常重要。

如果你不确定对方的名字或者性别,使用尊称如"Dear Sir/Madam"。

6.清晰明了的段落结构:将邮件内容分成几个段落,每个段落只包含一个主题。

每个段落开头都应该有一个主题句,展开内容后有一到两句解释。

7.简洁明了的语言:用简洁明了的语言表达你的意思,避免使用过长或复杂的句子。

使用简单明了的词语来陈述想法和观点,确保读者可以轻松理解。

8.注意语法和拼写错误:在写邮件之前,仔细检查语法和拼写错误。

使用拼写和语法检查工具来确保邮件的准确性。

9.控制邮件长度:尽量避免写过长的邮件。

人们通常会忽略或错过长篇大论的邮件。

保持邮件简洁明了,用简短的句子和段落来表达想法。

10.使用句子和段落链接词:在邮件中使用适当的句子和段落链接词,可以帮助读者理解邮件的内容和逻辑。

例如:"Furthermore"、"In addition"、"However"等。

11.尊重对方时间:在写邮件的时候,要尊重对方的时间。

不需要在邮件中废话做过多的介绍,直接进入主题。

如何写一封简洁高效的电子邮件,外企工作必备

如何写一封简洁高效的电子邮件,外企工作必备

与书信相比,电子邮件(Email)更加简短,因为它是针对具体问题的回复,在极短的时间内写就,因而,电子邮件的写作可以允许使用非书面语、省略语,甚至有时可以省略致意用语。

Email组成部分电子邮件包含以下内容:▷标题Subject line:标题栏写明该邮件所讨论的主要事项。

▷招呼语Salutation:可有可无。

你可以用一个简单的“Hi”开头,也可以直呼对方的名字,比如“Clare”,还有人干脆就不加称谓,直入主题。

▷写邮件的理由Reason for writing▷要点Main point▷结尾Closing:邮件结尾多种多样,比如“Best”或者“thanks”都可以用来结尾,结尾部分也是可有可无的。

电子邮件Tips1标题要详细用简短一句话陈述清楚具体事项,比如“Meeting at 10am about pay rise”(10点见商议涨薪事宜),而不是简单的一个"Urgent"(紧急)。

即便是回复他人的邮件,最好也能写清邮件主题,而不是直接在标题栏写Re:或者R:R。

为了避免他人将邮件误认为垃圾邮件(spam),避免使用“hi”“hello”这样概括性的标题。

2内容要简短一封邮件,最好只写一件事。

如果有需要的话,你可以为不同的事项发多封邮件,同时为每封邮件写清不同的标题,这可以帮助对方理解邮件的内容。

你不需要在邮件内引用此前邮件的所有内容,你可以使用尖角括号来选择性地引用部分内容,<< 引文>>。

3语言简明直接在邮件中,语言尽量直截了当。

以下是使用简明英语的要点:∙多用主动语态,少用被动语态∙使用短句,避免长句∙不要使用成语(idiom)∙如果收件人和你并不是一个领域的人,则尽量避免使用技术用语和行业术语(technical or jargon words)4明确告知收件人要做的事情在邮件中为收件人指明要做的事情,例如,如果你需要收件人搜集某些信息,可以写:➤Please can you find me the sales figures for 2015?你是否可以为我找一下2015年的销售额?而避免写成模糊不清的:➤I'm going to need the sales figures for 2015.我想我需要2015年的销售额。

如何写出清晰简洁的电子邮件

如何写出清晰简洁的电子邮件

如何写出清晰简洁的电子邮件一、引言随着网络和电子设备的普及,电子邮件作为一种快速、便捷的沟通工具,在日常生活和工作中得到了广泛应用。

但是,我们往往会在写邮件时面临一些困难,比如如何写出清晰简洁的邮件,如何避免遗漏重要信息等。

本文将从邮件的基本结构、语言表达和邮件撰写技巧等方面,为大家提供一些实用建议,帮助大家写出清晰简洁的电子邮件。

二、邮件的基本结构电子邮件的基本结构包括收件人、主题、正文和附件四个部分。

1. 收件人收件人是邮件发送的对象,要确保收件人的地址正确、准确。

一般来说,电子邮件的收件人包括主收件人、抄送和密送。

- 主收件人:收件人中最重要的人,邮件的内容和要求都是针对主收件人的。

- 抄送:抄送人是指需要接收邮件内容的人,但对于邮件内容并不需要立即做出反应的人,可以多个人。

- 密送:密送人是指需要接收邮件内容的人,但对于邮件内容需要保密的人,只有收件人可以知道是否有密送人,但是收件人是不知道是谁偷偷抄送了给密送人。

2. 主题主题是邮件的简要概述,主题要准确、简短、明确,能够体现邮件的主要内容,引起收件人的兴趣。

主题一般控制在50个字符以内,不宜过长。

3. 正文电子邮件的正文应该包括一些基本元素,如问候语、表达清楚意思的段落、结尾语等。

邮件正文要简洁、明了、真实、礼貌,应该讲清邮件的目的,突出重点,注意措辞,避免拖泥带水,尽量压缩篇幅。

同时,需要注意邮件的格式,如使用段落分隔文本,利用粗体、斜体等加强重点信息等。

4. 附件附件是指与邮件主题相关的文件、图片等,附件的大小和数量应该合理,如果附件过大造成的阅读问题,可以将文件压缩后发送。

在发送邮件时需要注意附件的格式,确保能够被收件人正常地打开阅读。

三、语言表达在撰写电子邮件时,除了基本结构外,语言表达也极为重要。

正确的语言表达能让邮件更加清晰明了,使得收件人更容易理解邮件内容。

1. 控制语言量邮件的语言量不宜过多,应该坚持“简洁明了”的原则。

最新外企电子邮件写法(自己整理a

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目录一.寻求帮助的信函 (1)二.安排信 (1)三.感谢信 (2)四.邀请信 (3)五.描述信 (3)六.英文电子邮件高频句 (4)七.商务英语函电的20个常用句型 (5)八.外企工作邮件100句 (7)一.寻求帮助的信函16 April 2006Dear Sir, I am working on a new project which is called A Survey of New Industry in the Maywood District. According to the design of our district, we need information about(寻求信息) firms that have recently moved into this area. Your firm is one of the largest of these, so I shall be very grateful if you can spare the time to help me. Three points are specially important to the project(提出要求).The first one is the training schemes for school leavers. The second one is about the transport arrangements to overcome poor road and rail links in this district. The third is the plans for expansion.Any other information will be useful, but those points are the ones with which I most need your help.I am enclosing an information form for you to fill in(我附上了一份表,需要你填写). I hope you can post it to us as soon as possible. I apologize for adding to your work with this request, but I do hope that you will feel able to assist me.I would be most grateful for your favorable consideration of this request.Yours faithfully,Mary SpencerUseful Expressions:I am sorry to trouble you, but nobody would come into my mind to help me except you. I would like to seek help from you.I would greatly appreciate it if you could help me.I would be most grateful for your favorable consideration of this request.二.安排信22 March 2006Dear Mr. Wang,Thank you for a rapid response to our invitation. Enclosed you will find an outline of events to take place during International Week here at the University of Montana. I will also list a number of possible speaking engagements so that you can choose those things in which you are most interested(我会列出一些xxx的安排,你能选出你最感兴趣的).As far as topics are concerned(就…而言), the topics for classroom visits are generally determined by the professor, but most professors are very flexible. We have approximately thirty-five faculty members thatteach courses in Asian Studies, ranging from language and culture to history and economics. Here is a tentative(尝试性的)schedule:(如果是写提案的话,也可以参照这种格式)Sunday, April 8th10 am -Cultural Exhibition opens12 am -International Festival begins with a speech by the university president and an introduction of visiting dignitaries1-5pm-Opportunityto visit festival, interact with student performers, taste foods6 pm -Dinner with Director of Mansfield Center Phil West, Ambassador Mark Johnson, and staff of Mansfield CenterAs you can see, there is tremendous interest in China here at the University of Montana. Please let me know if this outline suits your purpose, and if not, please don't hesitate to offer any suggestions for changes.(询问反馈)W can arrange as many or as few speaking engagements as you have time for.Thank you for your attention and enthusiasm.Yours sincerely,Lily Ma Useful Expressions:You will find an outline of . . .I will also list a number of possible speaking engagements so that you can...As far as the topics are concerned,...Please let me know if . . .The flight gets in at . . .The flight leaves at . . .One thing I'd like to do/to arrange is to . . .三.感谢信20 July 2006Dear Mr. Wang,Thank you for taking the time to write your wonderful letter in support of MCEA (Maywood Chinese Education Association). Y our letter clearly articulates(表达)all the major reasons children in Maywood will benefit from studying the Chinese language as part of their elementary school education. It provides invaluable support that will help making bilingual Chinese education a reality in Maywood public schools.Although MCEA would like to see Palo Alto public schools implement the first bilingual Chinese kindergarten class in September of 2006, we have learned that the school district must take the time to understand how a new program will affect existing educational offerings, and to validate community interest. Nevertheless, MCEA, with more than 70 members, will continue to actively promote bilingual Chinese education in the Palo Alto public schools and will keep you apprised of the progress we make.Thanks again for sending a letter in support of MCEA. We' will continue to do all we can to realize this program both for families of Chinese descent and those with a general interest in participating in the growing economic power of China.Yours sincerely,George ChenUseful ExpressionsThanks for. . .It was very nice/good of you to ...Thank you very much for. . .I must thank you for. . .I am extremely grateful for your help. . .I am most grateful for. .四.邀请信16 May 2006Dear Mr. Williams,Thank you for your letter of congratulation on my exam results. I was very pleased to hear from you. The results were a great relief. I did much better than I thought I would.We are having a celebration party on Saturday 22 May and we shall be pleased if you can come. It is a party for me, but my parents and some of their old friends are joining in, so you will find "real people" as well as teenagers to talk to.The party starts at half past six-drinks, and a buffet supper later. You said in your letter that you've given up driving, so my father will meet you with the car at San Mateo station. Please let me know what time your train arrives.There is a good train back to San Palo at 10:30 and we'll arrange transport for you to catch that. I hope that won't be too late for you. It would be a pity if you had to leave while the party was still in full swing. I do hope that you will be able to come.Yours sincerely,Lily Chen五.描述信12 Mary 2006Dear Tom,Thanks for your letter which finally caught up with me in London. I suppose you're keen to hear how the trip has been so far. So here's a short description of what's happened.Well, you remember we left Sydney on Monday and arrived in London 24 hours later. After such a long and exhausting flight the first thing we did was to have a good, long sleep. And after that a good meal to make up for all that horrible airline stuff!The first real day of our holiday was spent just walking around London to get a feel of the place. After that, however, we were more particular and planned each day carefully.First, we looked at all the historical sights, such as the Tower of London, the Houses of Parliament, the British Museum and the National Gallery. Then we visited some other famous places, such as Kew Gardens and Hampstead Heath. Finally, we took a one-day trip to Oxford, which is really the most marvelous town. You should make sure to go there when you visit England. (列举事件时使用的连词)After we had seen a lot of London, we flew to Paris. At first, we didn't like the place-I suppose because it was so different from London. Later, though, we began to really love it and started to appreciate its differentness. (表达时间先后的连词)The final stage of our trip is a visit to Rome, after which we will be staying in Singapore for two days before returning to Australia.Hope everyone is well. See you soon.Yours sincerely,Lily Chen六.英文电子邮件高频句1. Initiate a meeting 发起会议I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。

英文电子邮件写作格式

英文电子邮件写作格式

英文电子邮件写作格式电子邮件(Email)是日常生活和商务沟通中最常用的方式之一。

在撰写电子邮件时,正确的格式能够提高沟通的效果和专业性。

本文将为您介绍英文电子邮件的写作格式。

一、电子邮件的头部信息1.发件人信息(Sender's Information)在电子邮件的头部信息中,首先要包括发件人的信息。

在此处,您需要提供您的全名、职务和所在公司(或学校)的名称。

如果您与收件人之间没有直接联系,也可以提供您的联系方式,如电话或传真号码。

示例:From: John SmithPosition: Marketing ManagerCompany: ABC CorporationEmail:*******************2.收件人信息(Recipient's Information)接下来是收件人的信息。

在此处,您需要提供收件人的全名、职务和所在公司(或学校)的名称。

如果您发送给多个收件人,请使用逗号分隔多个邮箱地址。

示例:To: Jane DoePosition: Sales ManagerCompany: XYZ CorporationEmail:*****************3.主题(Subject)电子邮件的主题应简明扼要地概括邮件内容。

请注意,在电子邮件正文之前,一定要在主题行中使用合适的词汇或短语来吸引收件人的注意。

示例:Subject: Request for Marketing Proposal二、电子邮件的正文格式电子邮件的正文通常分为引言、正文主体和结束语。

以下是每个部分的示例。

1.引言(Introduction)在引言部分,您可以使用常见的问候语,如"Dear"(亲爱的)或"Hello"(你好)。

接着,您可以首先表达您写信的目的或背景,然后过渡到正文主体。

示例:Dear Jane,I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the marketing proposal that we discussed during our recent meeting.2.正文主体(Body)在正文主体中,您可以详细介绍事情的经过、表达您的观点或陈述您的请求。

写作技巧如何写好一封电子邮件

写作技巧如何写好一封电子邮件

写作技巧如何写好一封电子邮件电子邮件已成为现代社会中不可或缺的一部分,作为一种方便快捷的沟通工具,电子邮件在商务、教育、个人交流等各个领域都扮演着重要的角色。

然而,要想写好一封电子邮件,并不是一件简单的事情。

本文将从准备工作、正文撰写和结束语三个方面,介绍一些写作技巧,来帮助读者写好一封电子邮件。

一、准备工作写好一封电子邮件的第一步是做好充分的准备工作。

在开始写邮件之前,需要明确邮件的目的、受众和主题。

以下是一些实用的准备工作技巧:1. 确定目的:明确自己写邮件的目的和期望达到的效果,是要询问问题、请求帮助、传达信息还是表达感谢等。

2. 确定受众:了解收件人的背景、职位和需求,以便适当地选择措辞和内容,使邮件更具针对性和有效性。

3. 确定主题:邮件主题应简明扼要地概括邮件内容,使收件人一目了然,便于归类和筛选。

二、正文撰写电子邮件的正文是传达信息和表达意图的核心部分。

下面是一些在正文撰写过程中需要注意的要点:1. 简洁明了:避免使用过多的技术术语和冗长的句子,尽量用简洁明了的言辞传达自己的意思,以提高可读性和理解性。

2. 使用段落:将邮件正文分成多个段落,每个段落只包含一个主要观点或问题,以便于读者阅读和理解。

3. 适当使用标点符号:正确使用标点符号,如逗号、句号、破折号等,能够使句子更加通顺,表达更加清晰。

4. 分段落写:对于较长的内容,考虑分成不同的段落,通过段落之间的空行来提升可读性。

三、结束语结尾是一封电子邮件的结束部分,合适的结束语可以给收件人留下良好的印象。

以下是一些常见的电子邮件结束语:1. 感谢:表达感谢之情,如“感谢您的关注和支持”。

2. 提供帮助:询问对方是否需要进一步的帮助或建议,如“如有任何问题,请随时与我联系”。

3. 期待回复:对于需要回复的邮件,可以适当地提醒对方回复。

如“期待尽快收到您的回复”。

四、邮件格式要写好一封电子邮件,不仅内容要准确、清晰,格式也要整洁美观。

如何写一封正式的电子邮件

如何写一封正式的电子邮件

如何写一封正式的电子邮件电子邮件是我们日常工作和社交中必不可少的一种沟通方式。

一封专业而正式的电子邮件可以展示出您的职业素养,并保证信息的准确性和清晰度。

下面是一些建议,帮助您写一封正式的电子邮件。

一、选择合适的电子邮件格式和称呼1.选择合适的邮件格式:通常,正式的电子邮件应采用纯文本格式,以确保在不同设备和电子邮件平台上的兼容性。

避免使用花哨的字体、颜色和格式,以免对接收者造成困扰。

2.选择适当的称呼:在正式的电子邮件中,称呼非常重要。

如果您事先不清楚收件人的性别和婚姻状况,最好使用"尊敬的"或"亲爱的"作为开头。

二、清晰明确地描述您的意图1.简洁明了地开场:开头应包含您的目的和意图,以方便接收者快速了解邮件内容。

例如,"我写信是为了咨询您关于XXX问题"。

2.陈述问题或请求:在接下来的段落中,详细描述您的问题或请求,并尽量简明扼要地阐述背景信息。

如果有必要,可以附上相关的文件或数据以支持您的观点。

三、使用专业的语言和格式1.使用正式、专业的语言:保持邮件内容的专业性和礼貌性,避免使用缩写、俚语或不文明的语言。

2.注意拼写和语法错误:在撰写电子邮件时,要特别留意拼写和语法错误。

使用拼写检查工具自动检查错误,同时认真检查邮件内容以确保语句通顺。

四、结束邮件并表示感谢1. 总结和结束:在邮件的最后,总结并重述您的请求或希望得到的结果。

2. 表达感激之情:在邮件的结尾,表达对接收者的关注和感谢之意。

例如,"非常感谢您的时间和耐心,期待尽快收到您的回复"。

五、仔细校验邮件内容并附上合适的附件1. 检查邮件内容:在发送之前,认真检查邮件的准确性、清晰度和格式。

确保没有遗漏或错误的信息。

2. 附上合适的附件:如果需要在邮件中附上文件或其他资料,确保这些附件的格式正确,并命名得清晰明确。

六、尊重接收者的隐私和时间1. 尊重隐私:在写邮件时,不要随意透露他人的个人信息,同时也不要向未经授权的人透露您自己的个人信息。

  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。

如何写好Email
刚收到一总监级别老外的邮件:Why not send report to me?Should I remind you every week?I believe no. 责问我为什么报告还不给他,是不是每周都需要他提醒我才行,接着又来一句,我相信这么小的事情不需要每次提醒你。

冷冷的三行,既是他们国家直来直往的企业文化,也是因为他的身份和地位才敢这么嚣张。

他是个很嚣张的人,在公司也算是VP(Vice President,副总裁)的角色。

可是这些不能构成我要尊敬他的理由,我在公司想要平步青云也不需要看他脸色,因为我们是彻底不相通的职能部门。

丰富的经验让我知道如何对付这种人。

赔笑脸过于谦卑会更被人看扁,不亢不卑是赢得尊重必要的外衣,他们欣赏的绝不是顺民,当然更不是暴民。

我回复邮件给他几乎不用动脑筋,先承认疏忽,然后承诺下次准时。

他有了面子,我也不亏什么,只是记得下次别再落什么把柄在他手上。

上一次也是这样,因为付款的事情他气冲冲地上来,结果是大家都有错,但我查了下问题,先承认自己的疏忽,他没话讲,然后发现他那边也有问题,于是,他的面子挂不住,找他的人去K。

和别人理论前一定要弄清楚问题的原委,不然一不小心就成了笑话,特别是为你的下属出头的时候,别护犊前被犊骗了。

多说两句护犊的话题。

下属犯错了,固然需要批评,但有时候也要看环境,所谓关起门来打骂,敞开门来表扬。

如果两方都有错,那么身为领导就有了三种选择:护犊、公正或者牺牲。

强势的领导喜欢护犊,把事情压下去,先把外面的面子挣回来,家里的问题回来内部再处理,结果是team凝聚力更加高,至少大家知道领导有担当。

弱势的领导喜欢牺牲,先把下属推出去扛了全部罪名,自己乐得做好人,结果是部门内全部人寒心。

真正要公正处理各打五十大板其实是最浪费时间且无谓的。

我始终坚信一点,无论多大的错误,下属只要犯了,领导都有50%不可推卸的责任,所以,在此精神指导下,我背了不少黑锅。

不得不说起外企的邮件制度。

几个要点:
一、书面胜于口头
你做过什么,要去做什么,需要别人做什么,写邮件发出去,以后起争执了就是证据,年终盘点也知道你每天都干了些什么。

Written is always better than oral(书面强于口头)。

长此以往,极度锻炼写作。

二、搞清楚TO,CC,BCC,FW
TO,收件人,也就是要主要阅读这邮件的人放去TO;
CC,相关人等,需要了解信息,你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的,或者这件事你需要领导支持的,一定要去CC,不然你做了很多事情,领导不知道,你就是出了事也没人挺你。

就算领导没时间看也没关系,别的收件人看到也是一样的效果。

他如果不给你面子就等于不给你老板面子。

BCC,加密抄送人,放你的下属。

举例来说,你需要别的部门做一件事,你要写邮件给这个部门的经理,为了得到老板支持,你又必须抄送你的老板,但这件事最终执行得怎么样,你要你的下属去跟进。

很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏,想想看,下属和领导放一起多么的不恰当,这时候加密抄送就奏效了。

再口头嘱咐一句,下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。

多说一句,永远别高估你下属的智慧,所以该做什么,什么时候要做好一定要交代清楚,别指望下属能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件;还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做,一定要分清楚谁做什么,别指望下属能自我协调,否则很可能“三个和尚没水吃”。

FW,身为一个领导,用得最多的就是转发。

每天很多事情,分轻重缓急,很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。

转发后加个批示XXX,pls. follow. (请处理)简单明了。

有些事情你无法决定,或者说超出你的权限,也需要转发给领导,请求领导批示。

还有一些不是需要批示,只是给领导一个信息。

最忌讳的不是什么都不写地原文转发,而是仅仅写个FYI(for your information,仅供参考),领导不是你的下属,FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。

三、关于回复(Re)
礼貌上讲,邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置,并且包含原文。

只回复一个人是极度不礼貌的。

四、关于已读回执
为什么要求对方给已读回执,通常两个功能:
1.很重要的邮件,需要知道对方是否读过,这个很重要,是内容重要而不是时间紧迫,因为如果是需要在限定的时间内读,就需要用邮件的优先级功能了。

2.是个人目的看收件人究竟打开过没有。

我用过好几个邮件系统,Outlook,Lotus……这个的设置并不一样,我不是IT,可能不够专业,但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的,且没有任何记录可查(在已发送邮件里面是不会出现的),但也有的系统是询问后根据你的选择发送的,已发邮件有迹可查。

如果是前者自动发送,那么你可以实现功能一及二;如果是后者,那么很抱歉,你可能什么都无法实现。

收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。

最近的实践表明,即使是自动发送已读回执,如果收件人刻意避免,还是可以操作的,在preview(预览)状态下看完邮件,根本就不需要打开,只要不双击打开,就不会自动发送已读回执。

或者这个功能也只是防君子不防小人。

五、关于优先级
我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人,加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视,但是发这样的邮件一定要看是否必要。

真正失火了要救,发这种邮件是无济于事的。

所谓重要,需要发件人很好地判断。

六、关于群发
企业邮件系统的好处就是每个staff(员工)都赫然在录,不需要像私人的address book(通讯录),要自己维护,所以群发起来特别顺手。

可是,不是任何事情都需要群发,你可能觉得收件人可以自己选择是否删除,而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的,并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。

一般来说,我们可以接受的群发事由不过是:HR(人力资源)的通知,Admin(主管)的通知,某重要人物的离职,来自GM office(总经理室)的公文……
我们最厌恶的群发是:某人休假通知,改手机号码通知,say goodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣,难听点说就是不要把自己看得太重要。

七、关于自动回复
这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复,而是特别指out of the office(不在办公室)的自动回复。

这其实是个很好的功能,我不赞成每封邮件都自动设置回复,但是一旦休假了,谁take care (负责)你的工作,你几时回来,urgent case(紧急任务)如何联络你,放在自动回复里是很方便的。

真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了,而不需要你事先群发每个人你的休假决定。

八、关于签名档
专业一点的公司都会要求统一的签名档,你的名字、职位、电话、传真、邮件,可能还有公司的Logo 或者网址。

补充:你改了电话,只需要改签名档就可以了,经常找你的那几个人,你可以单独发邮件甚至短信通知,而绝对没必要群发。

每个公司一般都有内部的通讯录,经常会翻新一下,你记住通知负责的人翻新就可以了。

这里顺便再讲一讲给领导写邮件的要点不外乎几种:
汇报工作
总结自己干了些什么,做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号,而很遗憾的现状是——评价一个人的performance(绩效)取决的是后者。

邮件正文需要提纲挈领,如果你一定要把自己做的事情事无巨细,请在附件里写。

要知道领导的时间远比你的宝贵。

请求批示
写清楚什么事,如果领导完全不知道的事,还需要补充背景资料,切忌自以为领导什么都知道。

很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析,要知道领导不会比你笨,至少不要表现出来。

更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。

这个需要一点技巧,汇报了一个问题,然后委婉地说自己的看法,最后的决定却是领导的。

一个懂得解决问题的才是manager(领导),只会反映问题的不过是staff而已。

当然前因后果实在太复杂的话,还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。

时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟,电话或者face to face(面谈)会是更经济的选择。

曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事,洋洋洒洒每次前因后果一大堆,十分钟都看不完。

她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。

转发资料
可能你作了什么报告,领导忽然需要调用,你发过去,最重要的就是写清楚主题。

如果要谄媚一点,还可以打印好拿过去方便领导看。

但电子版发过去更好。

再次强调主题的重要性
我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题,因为我所有文件都存档的,以后查找就是按主题搜索。

领导的信息存储量更大,没有一个正确的主题是很不职业的。

幸好现在Lotus有Edit功能了,总算可以把空白的主题自己改正。

所谓细节决定成败,这些都是细节,却也可以是一个人良好的职业习惯。

------The end------。

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