法律法规及外来文件管理办法(doc 2页)
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。
凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。
此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。
二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。
2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。
常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。
三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。
(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。
(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。
(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。
具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。
2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。
(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。
(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。
A4.1.3法律法规及外来文件管理办法
中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管理作业文件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 法律法规及外来文件管理办法发行版本：A修改码：0编制人：周红嘉内控与风险管理处主要领导审核：刘建公司专业主管领导审定：李淑娟批准人：郭孟齐2009－09－01批准 2009－10－01实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布法律法规及外来文件管理办法1 范围为了规范法律法规及外来文件管理，确保其得到有效控制，制订本办法。
本办法规定了法律法规和外来文件的获取、识别、更新和评审的方法与要求。
本办法适用于公司及所属各单位。
2 术语和简略语本办法采用 GB/T 19000－2000、GB/T 24001－2004、GB/T 28001－2001和Q/SY1002.1-2007标准规定的术语。
3 职责3.1 公司机关部室职责3.1.1内控与风险管理处是本办法的归口管理部门，总体负责公司有关的适用法律法规的收集、传递和管理。
3.1.2 质量安全环保处负责有关质量、安全、健康、环境方面的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.1.3 市场营销处负责与市场有关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.1.4 生产运行处负责与产品、施工和服务有关外来文件的收集、传递和管理。
3.1.5 总经理办公室负责外来公文的获取、传递和管理。
3.1.6 科技管理处总体负责公司相关标准的管理，负责有关法律法规的收发行版本： A 修 改 码： 0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 页 码：1/5集、传递和管理。
3.1.7其他部门负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.2 各单位机关部门按职责分工分别负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.3 各基层单位负责适用法律法规和外来文件相关内容的具体实施。
4 管理内容4.1 法律法规及外来文件包括的范围4.1.1 国家、地方和国外施工所在地的法律法规和政策规定。
外来文件及资料管制办法2
外来文件及资料管制办法1.目的：确保所有外来文件及资料得到适当的管理和保存。
2.适用范围：所有外来文件及资料均适用。
3.定义：3.1外来文件：指相关引用之产品标准、检试验标准、管理标准及客户或分包方提供的图纸、规范、技术资料等。
4.执行办法：4.1外来文件接收与转交4.1.1外来文件分类：4.1.1.1外来文件分为A、B两类进行管制，A类文件由文件管制中心登录列管，B类文件由相关权责部门管理。
4.1.1.2相关引用之产品标准、检试验标准、管理标准为A类外来文件；客户或分包商提供的图纸、规范、技术资料等为B类外来文件。
4.1.2各部门接收到外来文件后，应在“外来文件及资料记录表”上记录；如是A类文件，应转交文管中心；如是B类文件，则转交相关权责部门，并在记录表的备注栏中注明巳转交部门及日期。
4.2外来文件登录列管：4.2.1文件管制中心接到各相关部门转交的A类外来文件，应随即记录于“外来文件及资料记录表”上。
4.2.2文件管制中心登录完后，即赋予A类外来文件统一编号，编号原则如下：1234第一、二位为类别码，定为WW；第三、四位为流水号。
4.2.3文件管制中心于每年元月须确认A类外来文件是否有更新换版，若有，应及时向相关标准单位索取，以利各相关单位沿用最新标准。
4.2.4其它各部门接收的B类外来文件由本部门记录并依“文件及资料管制办法”管理。
4.3发行与作废：4.3.1A类外来文件发行时，应盖上“外来文件管制章”，发放至相关部门；发放时，应记录于“质量文件分发记录表”，并按“文件及资料管制办法”执行。
4.3.2旧版外来文件裁定为失效时，按“文件及资料管制办法”处理。
5.管制流程：6.相关附件：6.1外来文件及资料记录表6.2外来文件管制章7.参考文件：7.1文件及资料管制办法。
11 法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法XZ/GL－11-111 目的和范围确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。
本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况。
2 职责总经理负责对所有一汽大众公文、直接上级公文和法律法规(以下简称外来文件)识别确认。
办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。
并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制。
3 控制3.1 外来文件的接受办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》，然后送办公室主任审阅。
3.2外来文件的下发、传阅办公室主任审阅后,认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理,不许下发的由文档员归档。
3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后,填写《外来文件使用通知书》，交公司总经理审批,总经理在《外来文件使用通知书》上,标注本公司使用条款或全文使用,并确定执行部门。
3.2.2 文档员根据总经理确定执行部门,将外来文件的复印件(原文留档)送递指定部门负责人3.2.3 部门负责人签收外来文件后,组织部门相关人员传阅,并在外来文件传阅单上签字。
3.3 外来文件的变更处理3.3.1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况,办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后,按3.1 和3.2条款处理。
3.3.2 更新和修改的外来文件发放时,必须收回先前发放到有关部门的原使用版本,部门责任人均在回收文件表格上签字。
3.4 外来文件的归档保管、回收及销毁3.4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案库保存。
3.4.2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4.2.5 记录的销毁处理进行：各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等，一并填写在[文件销毁清单]上；对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧,也可反面利用,由管理者代表或授权人决定处理方式。
外来文件管理要求(分类管理)
供应商第三方检测报告、出货报告等
品质部
由IQC对供应商提供的第三方检测报告、出货报告等进行保管。
(9)设备资料（设备供方提供）
设备供方提供的设备说明书、操作说明书、维修操作规程等
设备部ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
设备工程师建立设备档案，并将设备供方提供的相关资料整理到设备档案中进行保管，如有借阅情况，借阅人需将借阅人姓名、借阅文件名、借阅时间、计划归还日期等信息登记到《文件借阅记录表》中，设备工程师确认后发放需要的文件给借阅人，并跟进借出的文件归还情况。
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。可按量具种类、测试标准类型进行分类保存。
三、标准与清单的更新
量具校准员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及外来文件清单。
(4)顾客提供的文件
1.顾客供应商手册、技术协议
外来文件管理要求
1、外来文件定义
取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等，被本公司用作质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国家国际标准，以及客户、供应商提供的标准、规范等文件，外来文件不属于本公司编写，但需要执行的文件。
2、外来文件的分类与管理
项目
举例
管理部门
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子档标准在电脑中建立文件夹分类保存。可按产品类型进行分类保存。
三、标准的内部传递与评审：
1.标准管理员对产品相关标准按产品的属性进行分类，并将分类后的标准按责任部门进行分发。产品标准的分发对象为研发部各相关的开发部门。
2.研发部各开发部收到产品标准后，先熟悉和理解标准的要求，根据标准的重要程度、重要变化点以及是否有跨部门协作等方面，决定是否召开针对产品标准的应对（评审）会议，并形成会议纪要。
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、文件处于最新版本、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
2 外来文件范围2.1 国家有关法律法规；2.2 太阳光伏组件（非晶硅及晶硅组件）的制造相关安全技术规范；2.3 太阳光伏组件及光伏电站的设计、检查和验收、检验与试验方法等；2.4 国际标准、国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；3 职责3.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。
3.2 综合部负责相关法律法规的贯彻和管理。
生产部负责对产品相关的检验、实验标准进行贯彻和管理，生产部负责安全生产法规的贯彻和有效实施。
3.3 设计部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。
3.4 采购物流部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。
3.5 人力资源部负责建立《法律法规及外来文件管理办法》负责公司所有外来文件的统筹管理，包括外来文件的下载、更新、登录、借阅登记及作废等管理。
4 工作内容4.1 与本公司体系、产品相关的法律法规4.1.1 与产品安全特性的符合性相关的有易燃、易爆、车内人员保护、特种设备操作等。
4.1.2 与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等。
4.1.3 其他强制性标准(幕墙用安全光伏玻璃)。
4.1.4 相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。
4.1.5 其他国家宪法、安全生产法、劳动法、消防法、职业病防治法等国家级法律法规。
4.2 法律法规贯彻要求4.2.1 在产品设计开发过程中，技术研发部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、易伤害、易腐蚀等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品。
外部文件管理制度
外部文件管理制度第一章总则第一条为规范外部文件管理行为，营造良好的文件管理环境，加强文件保护和利用，保障文件信息安全，提高工作效率，根据相关法律法规，结合我单位实际，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有相关人员的外部文件管理活动。
第三条文件管理工作要遵循保密、合法、效率的原则，保护文件安全，确保文件信息的真实性、完整性和可用性。
第四条文件管理要按照规定程序进行，加强文件采集、整理、传递、利用和报废的规范和管理。
第五条文件管理系统包括文件管理规章制度、文件管理制度和文件管理工作程序。
第六条文件管理要遵循分类管理原则，根据文件的性质、用途、价值、状况等进行分类管理。
第七条文件管理要遵循保密原则，严格保护机密文件，做好密级保护，加强机密文件的存储、传递、利用和销毁。
第八条文件管理要合理运用信息技术手段，提高文件管理的信息化水平，提高管理工作效率。
第二章文件的采集和整理第九条文件的采集工作要按照规定程序进行，包括文件的收集、整理、登记和归档。
第十条文件的整理工作要按照文件分类原则进行，确保文件的整齐、清晰、完整。
第十一条文件的采集和整理工作要使用规范的文件管理工具，在文档、文件柜、文件架等位置登记并严格管理。
第十二条文件的采集和整理工作要定期检查和清点，确保文件的准确性和完整性。
第十三条文件的采集和整理工作要建立完善的文件管理台账，确保文件的易查性和便捷性。
第三章文件的传递和利用第十四条文件的传递和利用工作要遵循规定程序进行，确保文件传递的准确性和及时性。
第十五条文件的传递和利用工作要根据文件的密级和重要性进行合理管理和控制，严格遵守保密规定。
第十六条文件的传递和利用工作要在合理的范围内进行，确保文件的安全和保密。
第十七条文件的传递和利用工作要建立健全的流程管控和备案制度，确保传递和利用的规范和合法。
第四章文件的报废和销毁第十八条文件的报废和销毁工作要按照规定程序进行，严格遵守文件管理规定和法律法规，确保文件信息的安全和保密。
外来文件适用的法律法规(2篇)
第1篇在我国，外来文件是指来自境外或者境外的组织、机构、个人等发出的文件。
这些文件可能涉及政治、经济、文化、科技等多个领域，对于我国的相关部门、企业、个人都具有重要的参考和指导意义。
为了规范外来文件的适用，保障国家安全和社会公共利益，我国制定了一系列法律法规。
以下是对这些法律法规的概述和分析。
一、基本法律原则1. 尊重主权原则：根据国际法的基本原则，各国享有独立权、平等权、自卫权等。
在适用外来文件时，必须尊重文件来源国的法律制度和文化传统，不得干涉其内政。
2. 合法性原则：外来文件必须符合国际法和我国法律的规定，不得违反我国的法律法规和社会公共利益。
3. 真实性原则：外来文件必须真实可靠，不得含有虚假信息、误导性内容。
4. 适度原则：在适用外来文件时，应根据具体情况适度引用，不得过度依赖或照搬。
二、主要法律法规1. 《中华人民共和国宪法》：宪法是国家的根本大法，对外来文件的适用具有指导意义。
宪法规定，中华人民共和国尊重和保障人权，保护国家安全、荣誉和利益。
2. 《中华人民共和国国家安全法》：该法规定，国家加强对外来文件的管理，防止泄露国家秘密，维护国家安全。
3. 《中华人民共和国反恐怖主义法》：该法规定，国家加强对境外恐怖主义活动的防范和打击，禁止传播恐怖主义思想，防止恐怖主义思想渗透。
4. 《中华人民共和国反间谍法》：该法规定，国家加强对间谍活动的防范和打击，禁止从事间谍活动，保护国家安全。
5. 《中华人民共和国网络安全法》：该法规定，国家加强网络安全管理，防止网络攻击、网络侵入等违法行为，保护公民个人信息安全。
6. 《中华人民共和国出境入境管理法》：该法规定，国家加强对外来文件的管理，防止涉及国家秘密、危害国家安全等文件进入我国。
7. 《中华人民共和国海关法》：该法规定，海关对进出境的文件进行监管，防止违禁品、危险品等进入我国。
8. 《中华人民共和国著作权法》：该法规定，对外来文件的引用必须尊重著作权，不得侵犯他人的合法权益。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
公司外来文件法律规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了规范公司对外来文件的管理，确保公司合法权益，维护公司正常经营秩序，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对外来文件的管理工作，包括但不限于合同、协议、通知、报告、文件等。
第三条公司对外来文件的管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：所有外来文件应当符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（二）真实性原则：外来文件内容应当真实、准确，不得虚构、篡改。
（三）及时性原则：公司应当及时对收到的外来文件进行审核和处理。
（四）保密性原则：公司应当对涉及商业秘密的外来文件进行保密处理。
（五）归档性原则：公司应当对外来文件进行归档管理，便于查询和查阅。
第二章文件接收与审核第四条公司设立专门的文件接收部门，负责对外来文件的接收、登记和分发。
第五条文件接收部门在接收外来文件时，应当进行以下审核：（一）审核文件来源是否合法，是否为相关单位或个人合法出具。
（二）审核文件内容是否符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（三）审核文件格式是否规范，是否符合公文处理规定。
第六条文件接收部门在审核过程中，如发现文件存在问题，应当及时报告公司领导，并按照公司规定进行处理。
第三章文件处理第七条文件处理部门根据文件内容，按照以下程序进行处理：（一）分类：根据文件性质、内容、紧急程度等进行分类。
（二）登记：对文件进行登记，包括文件名称、来源、接收时间、处理部门、责任人等。
（三）分发：按照文件性质和内容，将文件分发至相关部门或个人。
（四）处理：相关部门或个人按照文件要求，进行相应处理。
（五）反馈：处理完毕后，及时向文件接收部门反馈处理结果。
第四章文件保密与归档第八条公司对外来文件的保密工作，应当遵循以下规定：（一）明确保密范围：对于涉及商业秘密、国家秘密等的外来文件，应当明确保密范围。
（二）指定保密责任人：对涉及保密的外来文件，应当指定专人负责保密工作。
外来文件管理制度
外来文件管理制度一、引言随着信息化时代的进展，外来文件在组织的日常工作中起侧紧要的作用。
外来文件管理制度在企业中的实施对于保障信息安全、提高工作效率具有紧要意义。
本文档将介绍外来文件管理制度的背景和目的，并认真阐述其中的实在内容和管理流程。
二、背景外来文件是指由外部机构或个人向组织供给的文件，包括但不限于合同、报告、建议书、调研报告等。
外来文件的管理对于组织的日常运作至关紧要，合理、规范的管理能够削减信息流失风险，提高工作效率。
三、目的外来文件管理制度的目的是规范和管理组织接收、使用和保管外来文件的过程，确保文件的安全性、完整性和牢靠性，提高外来文件管理的效率和精准性。
四、实在内容1.文件接收–组织内设专门接收外来文件的接收部门，接收部门负责接收、记录和签收外来文件。
–外来文件必需通过正式渠道（如邮件、特快专递等）发送给接收部门，未经许可，不得私自将外来文件发送至其他部门。
–接收部门应适时记录外来文件的相关信息，包括文件名称、发送方、接收日期等，并将文件存档。
2.文件审核–接收部门应对接收到的外来文件进行审核，确保文件的真实性和完整性。
如发觉问题，应适时沟通并解决。
–审核通过的外来文件应进行盖章，标示审核通过的日期，并依照文件分类进行归档。
3.文件分发–外来文件经过审核后，依据其内容和涉及部门的需要进行适当的分发。
–分发时应注意文件的保密性，确保文件只被有权限的人员所访问。
4.文件使用–外来文件的使用必需符合组织规定的范围和目的，严禁超范围使用或私自修改文件内容。
–外来文件仅供组织内部使用，不得外泄或传递给未经授权的外部人员或机构。
5.文件保管–组织应对外来文件进行规范的保管，确保文件的安全性和可用性。
–外来文件应依照文件的保密性和紧要性进行分类存档，并设立相应的访问权限。
6.文件销毁–对于已经过期或不再需要的外来文件，应依照组织的相关规定进行销毁。
–销毁操作需由经过授权的人员进行，并进行相应的记录和备份。
外来文件管理办法
外来文件管理办法1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：6.内容:6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
6.2外来文件的接收与转交:6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，转交文管中心统一办理。
6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。
6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。
6.3.外来文件编号:6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：顾客转来部门及客户代号公元年度流水号之文件后二码6.3.2有关法律、法规方面之外来文件代表法律部门代号公元年度流水号法规后二码6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。
6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。
××公司外来文件管理规定
××公司外来文件管理规定1. 目的：1.1 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用；1.2 确保客户所提供的相关文档得到适当的管理，保存及保密。
2. 规定适用的范围：2.1 适用于本公司所有部门从外部获得的文件；2.2 客户所提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等相关文件均属于“外来文件”的范畴之内。
3. 外来文件管理的主要内容：3.1 对本公司所有部门所获取的外部文件进行识别、更新等过程进行控制。
4. 定义：4.1 外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。
5. 外来文件的类别5.1 与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性标准；5.2 与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等；5.3 顾客提供的与产品相关的技术、质量等标准及技术准则，如图纸、技术规范等；5.4 相关质量管理体系标准，工具书等。
6. 外来文件的管理规则6.1 保存期限：外来文件永久保存，随时更新；6.2 编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；6.3 使用方式：6.3.1 直接引用（如客户图纸）；6.3.2 转换引用（如产品标准，接收准则等）；6.3.3 参考（如工具书，体系标准）。
7. 职责归属7.1 综合部是外来文件的归口管理部门，其他部门对外来文件进行识别后，交由综合部管理；7.2 技术部统一负责对外来的技术标准进行识别；7.3 品质部统一负责对外来的法规规范进行识别。
7.4 综合部对不属于7.2、7.3所规定的外来文件进行识别。
8. 外来文件管理流程8.1 外来文件的获取：8.1.1 公司各部门可能通过如下渠道获取相关的外来文件：8.1.1.1 国家、省、市政府及各相关职能部门；8.1.1.2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社；8.1.1.3 互联网、电话传真。
8.1.2 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门及董事会。
外来文件管理制度
外来文件管理制度第一章总则为了规范和加强对外来文件的管理，提高文件管理的效率和安全性，制定本制度。
第二章外来文件的定义外来文件是指非本单位或非工作人员所编写或出版的文件，包括但不限于书籍、报刊、光盘、磁盘、电子邮件等。
第三章外来文件的采购1、单位需要采购外来文件时，应提前制定采购计划，并经过审批。
2、采购外来文件应选择正规的渠道和供应商，确保文档的质量和真实性。
3、在采购外来文件时，应注明文件的用途和归属单位，以方便管理。
第四章外来文件的接收与登记1、外来文件到达后，应有专人进行接收，并填写《外来文件接收登记表》，登记文件的标题、来源、数量等信息。
2、接收后的文件应及时送交相关部门或个人，未经授权不得私自留存或处理。
3、外来文件应按照规定时间内进行归档，确保信息的安全和便捷检索。
第五章外来文件的保管1、外来文件的保管应按照文件的种类、重要性和保密级别进行分类，并设立相应的档案柜或仓库进行存放。
2、对于机密文件或涉及个人隐私的文件，应设立专门的保密区域进行存储，并采取密封、密码等措施确保安全。
3、外来文件的借阅应按规定流程进行，借阅人需提供有效证明并经过审批方可借阅。
第六章外来文件的利用与销毁1、外来文件在使用过程中，应保持整洁、完整，并妥善保护，不得私自涂改或损坏。
2、外来文件使用完毕后，应及时归还原位置或交由专门人员进行清点和整理。
3、外来文件达到保存期限或失去使用价值时，应按照规定程序进行销毁，不得随意处理或外泄。
第七章外来文件的安全管理1、外来文件的安全管理应建立完善的制度和流程，对文件的获取、存储、传输等环节进行严格监控和管理。
2、对于涉及国家机密或重要信息的外来文件，应严格控制访问权限，并设立专门岗位进行监控和保护。
3、外来文件的传输应采取加密、签名等技术手段确保信息的安全性，禁止使用未经授权的传输设备。
第八章外来文件管理的监督与检查1、外来文件管理工作应定期进行自查和检查，在发现问题时及时整改和补救。
外来文件管理办法
外来文件管理办法
字[2017]第005号
为了及时掌握国家的有关法律法规，正确领会和执行政策精神，加快和规范外来文件的批转和管理，特制定本办法：
一、凡是省、市有关部门颁发的文件、通知、信函、邮件等以及国家颁布的与质量和安全有关的法律、法规等，统一由公司行政办公室签收。
二、办公室签收后，由负责文件管理的行政干事按照公司统一印制的《外来文件登记传阅卡》进行详细登记。
内容包括：收文日期、来文单位、文件标号、标题、传送日期等。
三、登记完毕后，送行政办公室主任。
办公室主任在对来文内容进行初步识别后，签署初步意见（指应当传送给相关领导或部门，还是办公室直接存档）。
四、根据办公室主任签署的意见，对需送达相关领导或部门的外来文件，行政干事要及时传送，并做好登记，文件原件及时转交档案室存档。
五、根据总经理或相关领导签批的意见，及时分送相关人员传阅或收回。
六、要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，在相关领导传阅后，档案室要将文件及时收回并登记存档，防止散失。
七、每个月底，档案室管理人员要对当月所接收登记的所有外来文件进行整理。
本办法自二0一七年三月二十六日起实施，原制度同时废止。
解释权归行政办公室。
外来文件管理规定
1. 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2. 范围适用于xxx所有部门。
3. 术语及定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。
4．外来文件类别：A、与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性标准。
B、与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等。
C、顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等。
D、适用的质量管理体系标准，工具书。
5、外来文件管理规则5.1、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）B、转换引用（如产品标准，接收准则等）C、参考(如工具书，体系标准)6、外来文件的管理流程6.1 文件接收、评审：文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
6.2 文件提交、转化：6.2.1评审人员将评审后的外来文件提交DCC并在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认，并明示使用方式及发放范围。
文件不适宜时，由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性。
6.2.2如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交DCC。
6.3 文件发放：DCC将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。
提交者及DCC在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，DCC盖外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，DCC将电子版文件通过Email发放，并将存储路径通知相关人员。
外来务工人员管理办法
外来务⼯⼈员管理办法第⼀章 总则第⼀条 为加强外来⼈员务⼯管理，保障⽤⼈单位和外来务⼯⼈员的合法权益，促进经济发展，根据《中华⼈民共和国劳动法》和其他法律、法规的有关规定，结合本市实际，制定本条例。
第⼆条 本市市区内的⽤⼈单位招⽤外来⼈员务⼯的管理适⽤本条例。
本条例所称⽤⼈单位，是指招⽤外来⼈员务⼯的企业、其他经济组织以及国家机关、事业组织和团体。
本条例所称外来务⼯⼈员，是指未取得本市历下区、市中区、槐荫区、天桥区及历城区的洪家楼镇、华⼭镇、王舍⼈镇、⼤桥镇、⼗六⾥河镇、党家庄镇辖区内常住户⼝的务⼯⼈员。
第三条 市劳动局是市⼈民政府负责全市外来⼈员务⼯统⼀管理的⾏政主管部门。
区劳动局是区⼈民政府负责本辖区内有关外来⼈员务⼯管理的⾏政主管部门。
劳动⾏政部门所属的劳动就业服务机构，负责外来⼈员务⼯管理的具体业务⼯作。
第四条 对外来⼈员务⼯应当合理调控、严格管理、⽂明服务、依法保护。
第五条 ⽤⼈单位和外来务⼯⼈员必须遵守法律、法规和规章，服从管理。
外来务⼯⼈员的⼈⾝权利和其他合法权益受法律保护，任何单位和个⼈不得侵犯。
第⼆章 招⽤第六条 ⽤⼈单位招⽤外来务⼯⼈员应当具备下列条件：（⼀）招⽤本市市区城镇劳动⼒不能满⾜需要；（⼆）符合本市允许使⽤外地⼈员务⼯的⾏业、⼯种；（三）具备法律、法规和规章规定的各项劳动保护、劳动安全卫⽣条件；（四）具备向外来务⼯⼈员提供⾷宿等基本⽣活条件；（五）具有按期⽀付劳动报酬和依法缴纳社会保险的能⼒。
第七条 外来务⼯⼈员应当具备下列条件：（⼀）年满⼗六周岁，⾝体健康；（⼆）持有居民⾝份证，持有常住户⼝所在地具级以上劳动就业服务机构签发的《外出⼈员就业登记卡》；（三）具有独⽴承担民事责任的能⼒，并且不因外出影响其承担的法律责任和义务。
育龄妇⼥还须持有常住户⼝所在地乡（镇）、街道办事处计划⽣育部门出具的《流动⼈⼝计划⽣育证明》。
第⼋条 ⽤⼈单位招⽤外来务⼯⼈员前，应当向劳动⾏政部门提出申请，说明招⼯理由、招⼯⼈数、招⼯地区和⽤⼯期限，并提供单位设置批⽂或营业执照、资质证明。
集团公司外来文件公文管理办法
集团公司外来文件公文管理办法第一章总则第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。
第二条本办法适用于XXX公司，各分（子）公司按照此办法执行。
第三条办公室为XXX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。
本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。
发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。
本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。
收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第二章外发公文管理第五条外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。
第六条外发文件格式要求：（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“一、”“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。
(三)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXXXX”）。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
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法律法规及外来文件管理办法(doc 2页)
法律法规及外来文件管理办法
1 目的和范围
确保与本公司质量体系(产品) (如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。
本办法适用于与质量体系(产品)有关的法律法规要求的情况。
2 职责
2.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。
2.2 综合办公室负责相关法律法规的贯彻和管理。
并对留用的与法律法规有关的文件资料实施控制。
2.3 技术部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。
2.4 供应部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。
2.5 生产部负责在产品实现、包装、运输、使用过程中执行法律法规的要求。
2.6 质量部负责法律法规实施情况的监督检查。
3 工作程序
3.1 综合办公室会同技术部、质量部，根据公司产品
的特点，识别、确认和收集与本公司体系、产品有关的法律法规和强制性标准，由总经理适时向相关人员宣贯。
技术部标准化人员协助。
3.2 与本公司体系、产品相关的法律法规
a)与产品安全特性的符合性相关的有易燃、车内人员保护、转向控制、灯光和制动等；
b)与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等；
c)其他强制性标准(如汽车用安全玻璃)；
d)相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。
3.3 法律法规贯彻要求
a)在产品设计开发过程中，技术部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、车内人员保护、转向控制、制动等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品；
b)对强制性标准规定的监视测量要求，必须纳入相应的技术要求(或产品标准)中；
c)在质量管理体系的各个阶段(如与顾客有关的过程)，公司贯彻合同法、质量法、标准化法等法规；
d)采购品中若有毒性产品、危险品和其他限制产品时，供应部在签订采购合同时，要求供方出示产品和包
装符合政府法规的说明；
e)对表面处理(如磷化、电镀)等过程的工艺介质、槽液，必须按法规(标准)处理，达到要求后，方可排放；
f)工作场所(如装焊车间、冲压车间)的噪声，必须加以控制，保持适宜的工作环境；
g)在确定质量记录的保存期限时，要按法律法规的要求实施(必要时)；
h)必要时，留用的失效(或作废)文件，要考虑相关的法律法规需求；
i)对限用物质，要按规定采购、贮存和发放，并加强监督检查；
j)在识别顾客要求和期望时，必须确认与产品有关的责任、义务及法律法规方面的要求；
k)最高管理者在建立、实施和改进质量管理体系中应向员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性，使他们在产品实现过程予以重视。
3.4 质量部对产品实现过程中法律法规的执行情况进行监督检查，并有权制止违反规定的行为。
4 相关文件
中华人民共和国合同法
中华人民共和国产品质量法
中华人民共和国标准化法
GB2894 安全标志
Q/BYZT 07.06—2001 标识和可追溯性管理程序。