汇文文献服务系统Libsys35下利用E省略CEL数据实现读者借阅证批量快

2012年6月
内蒙古科技与经济
June 2012
　第12期总第262期
Inner M o ngo lia Science T echnolo gy &Economy N o .12T o tal N o .262
汇文文献服务系统Libsys 3.5下利用EXCEL 数据
实现读者借阅证批量快速注册的方法
牛晓芳,罗荣庆,张　梅,王青春,祝　茜
(解放军医学图书馆,北京　100039)
摘　要:通过对汇文系统的学习,结合解放军医学图书馆的实际情况,找到了一种利用Excel 数据,通过读者数据套录实现读者信息批量快速导入汇文系统批量注册读者信息的方法,提高了办理借阅证的效率。

关键词:借阅证;汇文系统;EXCEL ;读者信息;批量注册
中图分类号:G 252.3 文献标识码:A 文章编号:1007—6921(2012)12—0061—02 借阅证是图书馆与读者之间一种契约关系的凭证,是图书馆与读者之间权利和义务的体现。

快捷、准确地为读者办理借阅证是图书馆管理中一个重要而又基础的环节。

解放军医学图书馆作为全军医学文献资源收集、加工、储存和传播的中心,服务两院,面向全军,读者以两院工作人员、研究生、进修生为主,每年两院博硕士研究生和进修将近2000人,2012年开展的流动图书服务工作,也有不少需要批量办理的借书证,批量办证时间紧、任务重、要求高。

如何高质量、高效率为读者办好借阅证,是图书馆急需解决的问题,解放军医学图书馆使用汇文专业图书馆管理系统,通过学习摸索,找到一条利用Excel 数据,实现读者信息批量快速导入注册读者借阅证的方法,有效地提高了办理借阅证的效率。

汇文办证管理系统办证时,要核对录入读者信息,两院研究生批量办理借阅证读者的信息数据由研究生处提供名单,该名单中含有读者姓名、性别、专业等信息,笔者发现,如果这些基本信息稍作整理,可以作为借书证办理时需要工作人员大量录入的信息,将这些信息整理成Ex cel 表格,通过汇文系统数据套录直接使用在图书馆借阅证办理中,将极大地减少信息录入时间和误差,从而大大提高办理
借书证的效率。

1　关于汇文系统
汇文文献信息服务系统是江苏汇文软件有限公司设计制作的图书馆应用系统,是采用Client /Server 、Brow se/Serv er 体系结构,运用中间件技术,开放的、创新的、可扩展的、基于图书馆文献资源共享和文献服务共享的分布式应用软件系统。

采用大型关系型数据库Oracl e 作为数据库服务平台。

2　汇文系统读者数据表的结构
汇文系统数据套录中有21个字段,分别是:证件号、条码号、身份证号、姓名、性别、单位、职业、职称、文化程度、住址、电话、邮编、E -m ail 、年级组、通用借书证、相片文件名、生日、密码、读者类型、系别、手机,这21个字段可根据需要选择使用。

3　数据套录前的准备工作
根据汇文系统借阅证录入读者信息要求,制作Ex cel 表格,将研究生处提供的名单表按姓名、性别、单位、学历等制作Excel 表格,在表格首列插入一空列,给出第一位和第二位读者条码号,利用Ex cel 的以序列方式填充功能,给出所有读者的条码号,证件号和密码两列可用复制功能生成。

整理完成的读者信息如图1
所示。

图1
将文件以XL S (Off ice Excel )的文件格式保存在C :\L ibsys \Doc 文件夹下。

4　利用汇文系统数据套录和维护功能批量注册借阅证
4.1　读者数据套录和数据维护转入
打开汇文管理系统——读者数据套录,选择读
者套录数据文件,保存在C:\Libsy s\Do c 文件夹下Ex cel 文件,转入读者性别,可在转入前预先处理读者性别字M (男),F (女)也可在转入后到(读者套录数据维护)模块进行修改确定把所需要转入的字段相对应打上钩,并且输入转入批次号后转入,套录数据维护见图2;读者套录数据文件转入见图3。

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收稿日期:2012-04-19
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济
图2 图3
4.2　批量注册汇文管理系统——读者套录库查询,通过检索读者套录库数据进行单个或批量证件注册,选择转入批次号或者转入日期查询,选择单个或全部进行
单个或批量修改,押金手续费的管理可通过单独的
管理模块管理,如图4所示;选择全部读者后批量注册见图5。

图4 图5
读者套录数据库查询选择全部读者,点击确定,显示单条和批量注册可选的界面,选择批量注册,如图6所示,汇文系统批量注册全部结束后,点击保存按钮,注册完成见图7。

4.3　具体应用比较运用Ex cel 数据之前需要一个一个在证件注册页面输入,注册一个借阅证最快也需要1m in 以上,注册100个证件最快也需要2h ,应用Ex cel 数据为读者信息批量快速导入的方法注册为流动服务的122名读者办证,仅仅5min 就注册完毕,加上文件整理制作后台文件,最少也能节约1/3的时间,如果批量办理的读者证件越多,这种优势就越明显,通过比较笔者认为批量快速导入的方法可以在一定的条件和
范围内使用,运用这种方法录入借阅证,比原先传统逐个录入效率有明显提高,实现了批量准确、快速办
理借阅证。

图6 图75　结束语利用Ex cel 数据和汇文系统将读者信息批量快速导入注册借阅证的方法,在数据准备时注意根据
服务对象不同,读者需求不同进行个性化的设置,在数据准备完成后只需少量人工设置就可快速批量注册读者借阅证,这种方法可节省人力时间,操作环节比手工录入时减少,条码号等数据利用Ex cel 方式自动生成,数据准确度高,操作可行,缺点是对操作人员要求高,数据准确性要求高。

笔者认为,利用汇文系统和其他一些数据或软件功能结合使用,一定
能发现更多、更实用、更高效的方法。

[参考文献]
[1]　崔爱军.GL IS 6下用EXCEL 数据实现读者信息批量快速导入的方法[J ].农业图书情报学刊,2010,(1):75～76.[2]　王慧.高校图书馆借书证的快速批量制作方法[J].情报探索,2006,(4):121～124.
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