大型活动执行手册范本

项目执行手册

流程安排是纲领

前期准备是基础

合作执行是关键

控制应变是保障

细节的把控决定效果

后期跟踪是超越的所在

2011年7月

目录

一、手册说明 (2)

二、活动环节一：信息沟通 (2)

三、活动环节二：方案制定 (4)

四、活动环节三：开会分工 (6)

五、活动环节四：活动筹备 (6)

六、活动环节五：全体排练 (9)

七、活动环节六：现场执行 (9)

八、活动环节七：会后跟进 (11)

九、工作人员礼仪 (13)

一、手册说明

本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。

本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。

二、活动环节一：信息沟通

信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。

三、活动环节二：方案制定

活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各处室讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。其整体流程如下：

执行负责人信息沟通

填写活动信息沟通表

制定活动方案与执行方案

与各处室讨论（第二版）

将活动方案（第二版）提交给领导审阅

根据意见确定最终方案

⏹一般性活动简要方案基本要素：

1、活动名称与目的；

2、活动时间与地点；

3、举办/联办/协办单位；

4、与会领导、嘉宾、媒体与规模；

5、简要流程。

⏹重大活动精细方案基本要素：

1、活动名称、背景、目的、意义与口号；

2、举办/承办/联办单位；

3、活动时间地点；

4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；

5、活动详细流程；

6、赞助机构与合作媒体；

7、活动会务服务；

8、其它事项。

⏹活动执行方案的基本要素：

四、活动环节三：开会分工

活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。

活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多的部分协助）

工作安排会三个目的：

1、讲述活动各项情况；

2、明确人员分工安排；

3、听取反馈意见。

工作安排会环节：

1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况；

2、执行负责人介绍人员分工安排；

3、工作人员重述自身职责与安排；

4、听取反馈意见并及时协调；

5、领导总结发言。

分工管理方法：

由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。

由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。

项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。

五、活动环节四：活动筹备

在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。

1、来宾邀请接待及接待方案：

领导邀请和接待

嘉宾邀请和接待

媒体邀请和接待

•邀请媒体名单

•新闻夹内容

•媒体签到

•住宿登记表

•媒介分工（活动现场位置）

•接待物料

•专访安排（名单、Q&A、）

2活动进度

制定严格的活动筹备各项内容的进度表：

3物料准备

4现场布置

5应急预案

AV部分

•现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在活动进场前、进场后进行多次检查，以确保所有设备的良好运转。

•活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份，以防现场一部出现问题马上可切换另

一部

天气变化

安保事件

•在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安，防止中途发生突发事件，如发生意外变化及时疏导来宾。

•如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域，确保在场领导的安全。

•同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散。

6公安消防

•活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；

•安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；

•场地建筑和设施的消防、安全情况；

•入场票证的管理、查验措施；

•场地人员的核定容量；

•迅速疏散人员的预备措施。

7后勤保障

•安排专门工作人员负责用餐预订及送达

•指定工作人员用车和司机

•文件打印

•资料装袋、运输和存放

•物品领取登记

•生活用水、礼品

8财务预算

9文件管理

活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。

六、活动环节五：全体排练

针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。

排练人员安排

•排练总导演：执行负责人

•排练人员：被排练环节的工作执行人员；

•陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；

•问题纪录人员：