XX培训学校学员档案及文件管理规定

XX培训学校

学员档案及文件管理

学员档案和学校文件是学校重要的资源，不可或缺，因此档案和文件管理流程必须标准化，完善化。一份完备的档案能够为日常工作的开展提供诸多的方便，也就对一名档案管理员提出了严格的要求。

一、档案管理员应具备三心：耐心，细心，热心，对档案管理具有高度的责任感和严谨求实的工作态度；

二、指导学员填写原始档案表，各栏目填写清楚，如有特殊情况另行注明，不得马虎了事；

三、如有转班转学学员，需填写新的原始档案表，注明从哪个班级或分校转入，转入金额，完备相关项目；

四、将已报名学员档案表分类归档，填入学员一览表中相关班级，插班，转班，转校特别注明。不得出现漏登，错登，或登记不全的情况；

五、开课前填写好学员考勤表，并督促老师认真填写，课后收回。如有转班，插班，转校生，应及时在考勤表上注明，不得漏登；

六、如有学员未报满全期，应在考勤表上注明有效期（在表上结课期标注◎），并转告教务处，以便考勤。一经发现有未注明的情况，或此类学员未续费仍继续上课，将追究相关人员责任；

七、如有学员办理停课，及时在停课记录登记清楚，并在考勤表和学员一览表上予以登记，不得出现漏记，以免给以后工作造成麻烦；

八、如有学员退费，协助财务做好有关工作，可劝其转班或停课；如学员执意退费，完备相关手续后，在原始档案表，学员一览表，考勤表中标注，不得漏记；

九、每月3日前上交上月招生人数统计表，在校学生及班级数量统计表，按规定填写，不得虚报，错报，漏报。

八、定期整理学员档案，将已结课班级相关档案表，未结课班级学员原始档案表上交档案室，不得长期累积，以免造成档案遗失。

九、学校下发的各类文件在主管签收后，须统一保管，不得携带回家，不得随便转借他人，更不能随意散放，以防学校重要信息泄露。

十、档案管理员应严格按照以上制度执行，如出现重大问题，档案管理员将承担相关责任。