基层管理常用的管理工具

基层管理常用的管理工具

先说明一下，我这里所说的基层管理，指的是制造型企业或者说工厂的基层管理，包括生产班组管理、仓库管理、物流管理、物料管理、品质管理等，主要为一线的管理，或现场管理。

做管理其实就是处理问题，基层管理更是如此。处理问题有一定的模式，有一定的套路，有一定的流程。

问题处理流程，往往有四步：第一步是发现问题，只有发现了问题，才有可能去处理问题；第二步是描述问题，将发现的问题清楚明白的表现出来就是描述问题；第三步是分析问题，我们需要对问题进行分析，以找到问题发生的原因；最后一步，解决问题，即采取办法使问题得到解决和最终处理。

在我们实际工作中，问题常有，问题总是不断发生，解决了一个问题，我们需要去发现下一个问题。发现问题、描述问题、分析问题和解决问题是一个循环，我们经过一个又一个循环，才能不断的进步和提高。

问题处理的基本流程

1：发现问题的两个工具

1、发现问题的第一个常用管理工具，三现手法。

三现手法又称三现主义，指的是现场、现物、现实。

三现手法原本是指，当发生问题的时候，管理者要快速到“现场”去，亲眼确认“现物”，认真探究“现实”，并据此提出和落实符合实际的解决办法。也就是说，三现手法原本指的是一切从现场出发，针对现场的实际情况，采取切实的对策解决。是一个完整的处理问题的过程。

我今天将其作为发现问题的工具介绍给大家，因为，三现，从三现出发，是发现问题可采用的很好的工具，能给大家带来更好发现问题的机会和概率。

首先是现场，问题总是在现场体现，现场是最可能发现问题的地方，所以我们要到现场去，我们要在现场。当然，我们基层管理人员一般都在现场，但人在现场，眼睛也要在现场，心更要在现场。现场是随时变化的，异常也是随时存在的，我们就要用心感受现场的变化，用眼睛随时发现现场的异常。

怎么去感觉现场变化和发现异常呢？我们在现场的关注点要在现物上，我们要在现场察看各种实际情况，观察其有没有变化，有没有异常发生，观察现物，要特别关注容易忽视的地方，关注那些角角落落。

第三个现是现实，也可以叫现状，或是事实，我们需要的就是确认事实，面对现实，从而发现现实中存在的问题。

2、发现问题的第二个常用管理工具，4M1E

4M1E也就是人机料法环，即人员、设备、材料、方法和环境，也就是我们常说的现场管理的五个管理资源，或者说管理对象或管理要素，因人机料法环这五个词的英文首字母四个是M一个是E，所以称为4M1E。

经常和4M1E一起提到的还有三个词：能源、信息和时间，这七个词构成了我们现场管理完整的管理要素。

那么，我们如何利用4M1E去发现问题呢？无他，逐一从每一个管理要素的角度去发现问题。

在人的方面，比如看看有没有缺岗的，有没有多出什么人，有没有谁今天情绪不佳或精神亢奋，有没有谁今天和平时不一样。

在机器设备方面，比如看看运转是否顺畅，听听声音有没有异常，摸摸机身温度震动方面有没有变化。

在原物料方面，比如复核一下材料用得对不对，准备得够不够，有没有质量问题，有没有多领，或少领。

在方法方面，看看我们的配比是否正确，我们所使用的工艺是否正确，我们的操作方法或手势是不是正确，我们是不是在按作业指导操作。

在环境方面，看看现场温湿度能否满足要求，5S做得到不到位。

在能源方面，我们用到的水电煤油气汽哪方面有异常，供应足不足，有没有停电停水通知或计划。

在信息方面，看看我们的订单或计划单有没有问题，看看我们的记录有没有问题，看看我们的报表有没有问题。

在时间方面，算一算我们能否按时完成任务，算一算我们的效率有没有达标，算一算我们还有多少时间完成后续的工作。

以上为发现问题的两个常用管理工具，三现手法和4M1E。发现问题是问题处理的起点，没有问题、发现不了问题，也就谈不上处理问题。发现问题有三个关键点需要关注。

第一个是意识。我们需要有发现问题的意识，我们要认识到，问题，尤其是现场的问题，总是存在的。有问题，是我们管理人员存在的理由。问题总存在，但我们不一定知道，我们需要去发现问题。

第二个是意愿。为什么要有意愿？因为，仅有意识是不够的，意识仅仅解决动机问题，我们还需要动力，动力就是我们的意愿。前面说了，发现问题是处理问题的起点，而处理问题最能体现管理人员存在的价值，处理问题的能力也就是你的管理能力，处理问题的结果就是你的绩效或成绩。同时，处理问题也是我们管理人员能力提升的主要途径之一。所以，不管从工作成果，还是个人能力提升，我们都需要提升我们发现问题的意愿。

第三个是方法。有了意识和意愿，就能更好的发现问题吗？不一定，或者说还远远不够，我们还需要方法，还需要工具。这方法呢，就是我上面讲的管理工具。

2：描述问题的最常用工具

问题处理流程是发现问题、描述问题、分析问题和解决问题。上一篇，我讲了发现问题的两个管理工具，三现手法和4M1E（《基层管理常用管理工具1：发现问题的两个工具》）。本文，我将谈谈问题处理四步流程的第二步，描述问题过程中最常用的管理工具，5W2H。

问题处理四步流程中，发现了问题，接下来就是描述问题。但有相当多的管理方法论认为处理问题的基本流程只有三步，即发现问题、分析问题和解决问题。

那，为什么我要加上一个描述问题呢？因为，我觉得，对于基层管理者来说，发现问题，往往这个问题不是他自己能分析和解决的，他需要借助团队和上级的帮助来完成，这时，就需要他将问题完整准确的描述出来。所以，描述问题在问题处理流程中占据重要一环，描述问题的能力，是基层管理人员最核心的能力之一。

描述问题是分析问题的前提。上文说过，发现了问题，问题产生，往往不是一个人可以解决的，这时，需要寻找他人帮助或领导介入。别人如何帮你？首先他要听懂你的问题，让别人听懂你说的话是描述问题的关键。只有问题描述清楚了，别人听懂了，才可能一起来分析问题，从而解决问题。很多时候，清晰的描述问题，意味着问题解决了一半。