TCS2009标准编写模板使用指南[指南]

TCS2009标准编写模板使用指南[指南] TCS2009标准编写模板使用指南

为了便于公司标准编写符合GB/T1.1规定的标准～现规定使用“标准编写模板TCS2009”对标准进行规范编写。TCS2009符合GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写》的规定～并且适应相关办公软件的升级需求。具体使用方法如下:

一、启动或退出TCS2009

,一,启动

如果正确安装好了TCS2009～安装程序会自动在桌面上创建启动快捷方式～另外在“开始”菜单中也有启动路径。启动之后～

。屏幕上将出现如下图所示的主界面～同时屏幕右下角会出现图标

,二,退出

如果需要退出TCS2009～在屏幕上已经显示主界面的情况下～点击“退出”按钮即可。当屏幕上没有显示主界面时～需先点击右下角图标进入主界面后退出。请

注意:只有再新建或打开的TCS文件全部关闭后才能退出TCS2009。如果在没有关

闭TCS文件的情况下退出～

系统会给出相应的提示。

二、新建或打开TCS文件

,一,新建TCS文件

如果需要编写一个新的标准～则应进行新建TCS文件的操作:在主界面点“新建”按钮～屏幕上会弹出“新建TCS文件”窗口。在该窗口的“文件名”中输入标

准文件的名称后～按“保存”按钮～屏幕上将出现标准首页的主要内容～如图所示:

TCS2009自动设定了标准文件首页框架。在此框架下～可以根据所编写标准的

内容～在章标题“范围”和“规范性引用文件”下的空白处输入相应的内容。可以

视编写标准的实际需要确定是否保留第2章“规范性引用文件”。在首页的顶行输

入标准名称,替换文字“标准名称”,。如果标准名称需要多行显示～则应在需要回

行的位置使用软回车操作,即同时按下Shift键和Enter键,～而不应使用硬回车操作,即只按Enter键,。请注意:当添加了标准封面并在封面上输入了标准名称后～TCS2009会自动在首页添加标准名称。

,二,打开TCS文件

如需打开TCS文件～进入主界面后点击“打开”按钮～选择所要打开的TCS文

件打开即可。请注意:在没有安装TCS2009的情况下～也可以通过Word打开TCS文件～但无法正常使用TCS2009所提供的

功能。

三、TCS2009“菜单栏”的使用方法

在Word2007中～新建或打开TCS文件后～在标准文件首页工具栏里点击“加载项”～就会出现TCS快捷菜单栏～如图所示:

,一,“要素及排版”菜单

在编写标准的过程中～可以依靠TCS2009提供的“要素及排版”菜单栏中提供的各项下拉菜单来完成相关内容的编写。如图:

1.封面

点击“封面”菜单条～弹出“标准封面选项”～选择“企业标准”点确定后自动添加标准封面～如图所示:

封面添加完毕后～TCS2009会自动添加终结线并在每页添加以标准编号为内容的书眉。

在封面中～点击页面中具有灰色底纹的部分可输入相应内容。

各部门在编写封面时～只需对这2项内容进行编写～其余内容留空由综合管理部统一进行汇总编写。

请注意:

a.在灰色框中填写相应的内容～封面产生后～模版会保护文件从而不能编辑封面～可选择“取消保护”对封面进行修改。

b.封面中的“标准名称”、“标准英文译名”如果需要在特定的位置回行～以便多行显示～则应在需要回行的位置使用软回车操作

2.目次

选择“目次”菜单条后～会弹出如图所示窗口:

如果在该窗口上不做操作～直接点击“确定”将自动按照默认的目次内容添加目次～并自动冠以“目次”标题。

如果还需添加其他目次内容～请在“可选的目次内容:”中进行选择。TCS2009提供了默认向上自动选择的功能～如选中了“五级条标题”～则它以上的目次项都会被勾选～同样适用于附录条标题。

当修改了标准文本内容后～则可能需要更新目录。此时只需再次选择“要素及排版”中的“目次”菜单条～这时系统会弹出对话框～询问“本文已经插入目次～

是否修改目次,”当选择了“是”后～即可完成目次的更新工作。请注意:TCS2009具有识别“有标题条”和“无标题条”的功能～在添加和更新目次时～将自动过滤“无标题条”～使其在目次中不被列出。

3.前言、引言

选择“前言”、“引言”菜单条后～会自动在标准前言或引言的相应位置添加标题“前言”或“引言”。大家只需在该标题下的正文位置输入相应的内容即可。

4.附录

选择“附录”菜单条后～会弹出如图所示窗口:

可根据所编附录的性质进行选择～在输入附录标题后～点确定即可在相应的位置自动添加附录。

请注意:所添加的附录的位置取决于光标在文本中的位置～并自动给予编号“附录A”,光标位于任何一个附录中～则附录会自动添加在紧邻该附录之后的位置～并自动编号及自动顺延。

5.参考文献

选择“参考文献”菜单条后～会在相应位置以该标题生成参考文献～只需在此标题下的相应位置输入有关的参考文献即可。

6.索引

选择该菜单条后～TCS2009会在相应位置以此为标题生成索引。

7.双面排版

TCS2009默认所创建的标准文本为单面排版～当需要双面排版时～请选择此菜单条。如需重新使用单面排版～再次点击此菜单条即可。

8.打印预览

选择此菜单条可预览打印时的版面状况。但不应直接选择Word

的“打印预览”～那样讲不能预览出最终标准封面的打印效果。

9.打印

需将TCS2009创建的文件打印输出时～必须使用TCS2009提供的打印功能。不能直接使用Word的打印菜单～否则封面有可能不能正常打印。

,二,“层次标题样式”菜单

在编写标准的过程中～可以依靠TCS2009提供的“层次标题样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单～随时自动设置标准中各层次的标题样式～包括章、条、断、项列等。如下图:

1.章标题

当需要将文本的某些内容设成章标题时～选择“章标题”菜单条～TCS2009将自动生成相应的章标题格式～章的编号无须手工输入。

请注意: