浅谈水利工程档案管理工作

浅谈水利工程档案管理工作

发表时间：2018-09-17T11:41:37.937Z 来源：《基层建设》2018年第22期作者：钟卫星

[导读] 摘要：随着我国经济的快速发展，社会的不断进步，我国水利以及相关部门也越来越重视对水利工程事业的投入及其发展。

东莞市沙田镇水务工程建设运营中心广东东莞 523979

摘要：随着我国经济的快速发展，社会的不断进步，我国水利以及相关部门也越来越重视对水利工程事业的投入及其发展。水利工程是一项关系着广大人民群众的利益、安保、生存质量等，也与国家的经济发展以及人民群众的生活水平息息相关。本文针对水利工程档案的信息化建设这一文题，首先对水利工程与水利工程档案进行简单的介绍，然后对水利工程档案管理的特点进行说明，最后对水利工程档案建设的重要措施提出建议，希望能够给相关从业人员的研究提供参考。

关键词：水利工程；档案管理；收集保管；原则

引言

档案是人类社会发展到一定阶段的产物，随着社会分工的细化，其种类逐渐增多，内容日趋丰富。科技档案的本质是一种知识形态的产品，如设计文件、科学实验记录、质量事故报告等归纳收集保存起来，就形成了一系列档案。工程档案种类较多，设计的内容也繁多如：工农业生产技术档案、地质档案、测绘档案、工程建设档案、环境保护档案、水文、气象（旱涝）等都属于其范畴。水利工程建设档案是各种建筑物、渠系等基本建设过程中的勘察、设计、施工、水文、气象、监理、质量监督、质量检测运行等活动中的科技档案，涉及建设单位、建设单位主管部门和其他相关部门，反映一项工程的面貌，也反映工程的变化和发展。基本建设档案含有质量监督档案分类，质量监督档案如实地记录工程建设中的质量监督过程和实际工作内容，是评判工程质量等级、评价工程总体质量状况、工程竣工验收的重要依据。譬如水利工程质量监督档案的建立和发展已有30多年，经历了起步、发展和提高的过程。水利工程质量监督档案通过对建设、设计、施工和监理等单位的监督及质量监督过程的质量核定、监督检查记录、外观质量评定等资料真实情况的记录，对工程质量状况做出了系统分析和综合判断，为工程出现重大质量事故时，进行质量事故分析、诊断、处理和追查质量责任等提供了有利条件。

1水利工程档案管理的特点

1.1水利工程档案种类繁多，记录方式也比较杂乱

在对水利工程进行档案记录时，记录形式有可能是文字、也有可能是图纸或者是影音等形式。并且档案比较分散、分散与很多个部门、单位或者是个人之间。但是水利工程档案之间又有比较紧密的联系，不是独立的，在大多数的情况下，很多份档案都是记录了同一个活动。比如，变更设计、编制预算、变更审核等各式各样的材料。所以就需要档案管理部门要注重对这些档案进行妥善管理，对于前后档案之间的联系要分清楚。

1.2档案贯穿水利建设全过程

从一个水利工程项目的提出到相关人员对其进行可行性研究，到设计方案、招投标的开展，再到具体的施工和质检，然后到最后的竣工验收和试运行，在这个整个过程当中就产生了很多有价值的数据、图表、图像、图纸等资料，这就形成了水利工程档案。专业人员在评价水利工程的质量是否合适时，必须要有水利工程档案来作为参考。

2水利工程档案管理存在的问题

2.1管理意识淡薄，监管力度不足

水利工程施工项目涉及到的范围比较广，工作量比较大，所以，加强水利工程档案管理工作具有非常重要的意义。但是，在过去水利工程档案管理过程中，管理人员管理意识淡薄，缺乏专职档案管理人员（包括现在）的问题也比较突出。在具体的管理过程中，参建各方的工作人员对于工程建设档案管理工作存在着不够重视的问题，就会导致档案管理工作的有效性大大降低，正是由于各个参与方对于档案管理的意识比较薄弱，直接影响了档案管理水平和工程施工的顺利实施。

2.2管理人员专业素质不高，制度不够健全

在当前水利工程档案管理工作中，管理人员的专业素质不强的问题比较突出。许多单位的档案管理人员使用的是临时人员或者是缺乏专业知识的档案管理人员，这样就难以保障每个阶段信息归档的完整性和准确性，对于工程施工管理工作的质量也有一定的影响。一些档案管理人员对于档案监管规范条款的理解缺乏，所以没能够采取更加有效的措施开展档案管理，严重影响到档案管理工作的有效性。另一方面，档案管理工作制度不够健全，也是制约着档案管理工作有效性的重要因素。由于工程建设项目施工周期比较长。许多施工现场都是一些临时工程指挥部，没有完善的监管制度，工作随意性比较大，档案难以及时归档，容易出现流失的情况，严重影响了工程档案的准确性和完整性。

3档案管理的要求

3.1档案的完整性

必须记述和反映参建单位的资质审查、质量体系审查、认可的项目划分方案、编制质量监督计划、施工过程质量监督、监督检查记录、外观质量评定结论和工程验收的质量结论核定等质量监督的全过程。

3.2档案的准确性

归档文件、资料必须真实记录和准确反映工程项目质量监督全过程的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备、文档符合档案管理要求。

3.3档案的系统性

归档的文件资料应保持其相互间的有机联系，相关的文件资料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。

3.4归档文件的质量

归档文件和资料的要字迹清楚、图样清晰、图表整洁，长期保存的文件不能使用容易褪色的书写材料，如红墨水、铅笔等。

4提升水利工程档案管理水平的方法

4.1不断强化档案管理意识

针对当前我国水利工程档案管理工作中管理人员意志不够强的问题，要求相关的部门应该强化对工程档案管理工作重要性的宣传，通过建立完善的监管机制，强化档案信息收集和归档工作，有效提升各参与方对于档案管理工作重要性的认识。同时，项目的每个参与方还

可以构建准确、完整、系统的工程档案，包括设计、施工、管理等各个方面，从而形成规律，有效强化全员参与的档案管理意识。

4.2加大档案管理的监督力度

为了能够更加有效地开展档案管理工作，应该注重强化档案管理的监管工作。水利工程档案管理工作作为水利工程建设管理工作的重要组成部分，应该受到各个部门和相关人员的高度重视。这就需要水利工程档案管理工作人员深入一线施工现场，对于档案管理工作的必要性进行宣传，同时应该强化监督力度，加强水利工程档案的信息化建设和归档软件的应用，切实保证档案管理工作的有效性。

4.3提升管理人员的综合素质

提升档案管理人员的业务素质对于保证档案管理工作有效性也有着非常重要的作用。这就需要基层水利工程管理人员应该树立良好的服务意识、安全意识和创新意识，不断提高自身的主观能动性，认真学习档案管理理论知识，从而适应现代化水利工程档案管理工作的需要。同时，档案管理人员应该加强学习，重视计算机技术的掌握，提高档案归档水平，提高档案管理工作的操作能力和管理能力。

4.4建立健全档案管理长效机制

为了更加有效地保证水利工程档案管理工作的有效性，相关部门应该注重结合自身的实际情况，定期对于档案管理工作进行学习和研讨，不断探索档案管理的制度和规范，从而完善档案管理工作的制度，提高档案管理工作的有效性。同时，随着水利工程建设管理体制的改革，为了能够更好地适应市场的变化和发展，各个参与方应该不断强化档案管理的规范化建设，做好工程各个环节的工作。通过建立长久有效的机制，使得水利工程档案管理工作能够逐步走上规范化的道路，为更加有效地开展工程建设工作奠定良好的基础。结语

水利工程档案还原了工程建设的真实进程，是基本建设项目的重要组成部分，对施工过程中的质量评定、事故分析、索赔、验收和日常管理有着不可或缺的重要作用。特别是对于工程后续工程的改建、续建、重建等具有更加重要依据。参考文献：

［1］宋丹.水利工程档案管理信息化建设思考［J］信息系统工程，2015（5）. ［2］黄键萍，陆鑫.对水利科技档案管理与利用的思考［J］人民长江，2010（11）.