档案整理培训PPT课件(82页)

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文
装订时注意件内文件的排列顺序：
书 档
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件 案
在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文 的
与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单 整
的，文件处理单在前，正文在后。
理
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文
第四步 分类排列
书 档
案
对照本单位制订的分类方案进行归类排序（分类方案的制 的
三、会计档案的整
理······························55
四、实物档案的整
理······························69
五、照片档案的整
理······························73
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文件归档过程有严格的程序，可概括为八个步骤，按程序操作就 能简便易行、水到渠成。
经领导亲笔签发的发文稿纸，与正
本、定稿一并归档。
﹡文件处理单：正文与文件处 理单为一件； 不论有无领导批示 内容、有无处理结果的文件处理单， 均应与文件一起归档。
﹡来文与复文（指请示与批复、
报告与批示、函与复函）可为一件；
这样是为整理此类文件节约了工作
量，但在此后的编目中文件题名应
写批复的题名，在后面要注明（附
由于档案整理工作教材用图文结合的方式尚属 首次，加之时间有限，所以难免存在不足，敬请批 评指正，以便修正完善。
常州市档案局（馆） 二00九年一月
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档 案 整 理跟我学 目
录
一、文书档案的整理······························4
二、科技档案的整
理······························35
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文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
订另行表述），归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由 整 结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事 理
由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表
等成套性文件可集中排列。
因故未及时整理
适用于内设机构 归档的零散文件材料，
适用于小单位
较多的大单位
最常用的分类方案有：
档 案 的 整
理
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文
第三步 装订
书 档
案
归档文件经修整后要按件装订。
的
装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订， 整
一般订两只钉就够了。
理
不锈钢钉装订方式
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文
较厚的文件采用三孔一线的装订方式。
书
档
案
的
整
理
注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对 统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。
﹡转发文与被转发文为一件。
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文
﹡一本会议记录、介绍信存根应作多件处
书 档
理（整本会议记录、介绍信存根不必拆开，以 案
每次会议记录、每份介绍信各作为一件）。 的
整
理
5
文
书
档
*成套的会议材料各为 案
一件（一个会议的材料不
的
能简单作一件处理，而要
整
分别以件归档）。
理
*最容易犯的错误是把一 套会议材料装订成一件处理。
请示、报告、函）。
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文
书
档
﹡经过若干环节、层
次办理的来文、复文，超 过两件的，则将所有的来 文、复文分别作为一
案 的 整 理
件；—— 这样处理能将办
文复杂的来文、复文更好
地处理，便于检索。
﹡报表、名册、图册 等按其原来的装订方式， 一册（本）为一件；—— 充分尊重和利用原来的基 础。运用文档一体化管理 软件的单位应建立二级目 录，即进入二级目录界面， 输入每份报表、名册的题 名+单位名（人名）。
*重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历 次修改稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。
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文
﹡定稿：用计算机打印的定
书
稿，无论定稿上有无重要修改手迹、
档
领导批示，均应归档；计算机及其
案
网络环境中形成的文件，无定稿的，
的
须多打一份作为定稿与正文和发文
整
稿纸为一件归档。
理
﹡发文稿纸：栏目填写齐全、
文 书 档 案 的 整
严格按照国家 理
档案局颁发的机关
文书档案保管期限
表而制订的本单位
文书档案保管期限
表，按永久、30
年、10 年区分保
管期限。
同一期限的文
件按事由结合时间 排列。
事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧 密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工
常州市档案局（馆）制作
前言
为了帮助基层档案工作者准确把握国家、省有 关档案工作规范要求，快速掌握档案基础业务操作 流程，我局借助有关资料，以档案整理工作为主体 内容，突出实用性和可操作性，将五种最常用的档 案门类的整理原则以及标准、要求制成幻灯片，以 文字结合图片、图表来表述档案整理内容、方法和 步骤， 以指导和方便基层档案工作者实际应用， 提高档案业务技能。
文 书 档
案
第一步 件的确定
的
件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中 文件的情况很多，要用以下标准来确定件。
整 理
﹡文件正本与定稿为一件（定
稿不易装订的也可单独作为一 件）；
﹡正文与附件为一件（如附件 数量较多也可各为一件）；
﹡原件与复制件为一件（对制 成材料或字迹材料不利于长期保 管的、以及破损的文件，要复制 后与原件一起归档）；
整 理
的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。
文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大 纸张折叠。
修裱：对破损纸张进行修补或托裱。
复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。
去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回 形针、大头针等，防止时间长了生锈。
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文
书
大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所 以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件 页数多的要单张折叠。
可排在同一年度、期 限、机构（问题）的 所有文件的最后，或
保管期限——年度
并入关系密不可分的 相关文件中作为一Fra Baidu bibliotek。
保管期限——年度——机构（问题）
上述情况应在盒内备 考表中加以说明，而
类目（问题）——年度——保管期限
在实际整理工作中应 尽量避免。
适用于企业
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分类排列工作步骤如下：
将同一全宗内
需归入文书档案的 文件材料，按文件 生成年度为单位进 行分类整理。