外贸英语函电书写格式要求

外贸英语函电书写格式要求

The Layout of a Business Letter ( or The Parts of a Business Letter )

1. Letter Head 信头

2. Date Line 日期行

3. Inside Address 封内收信人姓名及地址

4. Attention line 注意事项

5. Salutation 称呼

6. Caption/Subject Heading 事由行/标题行

7. Body of the Letter 信件主要内容/正文

8. Complimentary Close 信末敬语

9. Signature签名（非手签不可）

10. Typed Full Name of Writer and very possibly his title of the pany below the typed name （对首次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在其名下加上其在公司的职称）

11. Identifying Initials ( for very formal letters ) 口授者/打字员名字缩写字母（较正式信件）

12. Enclosure ( option）附件（可选）

13. Carbon Copy Notation ( or c.c. ) ( option）抄送行（可选）

14. Postscript ( or P.S.) ( option）再启（可选）（仅限一两行文字！）

商业信件的各个部分说明：

1．信头

信头应包括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号及传真号以及电邮地址等等。一般情况下，信头印在信笺中上方或左上方(见例文)。

有些国家的信头中还包括其它细节，比如在英国，信头中就印着公司经理的姓名(见例文)。

2．编号和日期

在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般应包括卷宗号码、部门代号或者该封信的签发人及打字员的姓名的首写字母。所有这些均标有“我方编号：”、“贵方编号：”，以防混淆，例如：

贵方编号：JBD／WM

我方编号：WDW／LP

这些内容都打印在紧挨信头下面的位置。如果必要，代号首字母也可以打印在左边距签发人姓名向下两行的位置。

日期中月份应打印成英文全名，避免使用缩写，比如Dec．应改成December。序数词后面的词尾一th，一st，一nd，一rd可以省略，比如可以用May 5代替May 5th，用June l代替June lst。年份中不能用04年代替xx 年。

要避免将日期打印成数字形式(如10／2／xx)，否则容易引起混淆。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以，10／2／xx既可能被理解为xx年10月2日，也可能被理解为xx年2月10日。

3．封内名称及地址

封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至4行的位置。其形式与其在信封上的形式

完全相同。

对于个人的尊称一般包括：先生(Mr．)、夫人(Mrs．)、小姐(Miss)、女士(Ms．)等。如果此人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边(见例文)。

当合伙商号的名称里有人名时，Messrs则是又一尊称，如：Messrs Macdonald&Evans。但是，当商号名称里不含人名，或者已经具有尊称，或者有定冠词the时，则不能再使用Messrs这一尊称。如Utility Furniture Co．，Sir William Dobson&Sons，The Grayson Hectrical Co．(见例l，例2)。

4．经办人(注意事项)

当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门时，便加注经办人。一般打印在封内地址之下。

5．称呼

称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，其具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。习惯上，商务书信中的敬语有：对某个人

称呼时使用的Dear Sir，或Dear Madami对两个人(或以上)称呼时使用的Dear Sirs，Dear Madames或Gentlemen(仅用复数而不用单数)。如果两人关系较好，便可以使用更热情的称呼，如：Dear Mr?．称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低两行。Dear Sir和Dear Sirs后面用逗号(，)，Gentlemen后面用冒号(：)。

6．事由

事由其实就是信的主题/标题。它位于称呼和正文之间。齐头式信中打印从左边边线开始，其它格式的信中，打印在信文的中上部。它能引起收信人对信文主题的注意。

7．信文/正文

这是信的主要部分，表达着收信人的观点、意见、目的和期望等内容，所以应该认真对待，并且注意下面几点：

(a)简明扼要，合乎语法，重点突出。

(b)分段正确，每段都有一个主题。

(C)打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新之感觉。由于书信四周的空边起着对信文定格的作用，所以空边也尤为重要。

除收信人姓名和地址总是采用单行距以外，对于特别简短的信，其它各项可以采用双行距打印。若以前已有通信联系，应在回信的第一段中提及，而你的计划、希望及期望则应在结尾段中表明。

8．结尾敬语

结尾敬语应当与称呼语配套使用。下面是几组最常见的配套使用的称呼语和结尾敬语：

(正式)

Dear Sir(s) /Yours faithfully

Gentlemen /Truly yours

(非正式)

Dear Mr．Hey / Yours sincerely (或Sincerely yours) 由于称呼语和结尾敬语的使用只是出于一种礼貌而对内容无甚影响，所以在当今的简化式中常常被省略。

当使用结尾敬语时，绝不能将其单独另页打印。万一出现这种情况，则应重新打印全信，要么缩小信文行距，使其与信文打印在同一页上，要么重新排版，将信文的一部分内容移人下一页。

在需要使用续页时，应该使用与信头页质量相同之纸张，并且打印时包括下列内容的信头：

(a)页码(左右居中)

(b)收信人姓名(位于左边)

(c)写信日期(位于右边)

例如：

9．签署

通常情况下是先将写信人公司的名称紧接在结尾敬语下面打印，然后写信人应使用黑色或蓝色水笔在公司名称之下签署自己的姓名。