采购部相关培训

严禁弄虚作假、以权谋私。
落实跟踪责任
四．采购部的管 理制度
为使本部门各岗位工作 得到有效管理特制定本
制度
A. 市场采购
➢ 市场采购必须严格执行采购到货时间表，物料采购必须按时到货，无 特殊情况影响而拖延时间到货的，每个货品，每拖延一天扣0.5分。
➢ 市场采购在采购前必须严格审查申购单有无上级审批签名，无审批签 名就采购的，所发生的一切费用由本人承担。
主管（1人）：
3.
责权：主要负责生鲜冻品类产品的开发、订货及跟踪到货，并负责对酱料粮油、易耗品设备、
零星采购等人员的工作指导；经理外出时全面负责部门工作
3.
生鲜冻品（1人）：
权责：负责生鲜冻品类产品的开发、订货及跟踪到货等
4.
酱料粮油（1人）：
权责：负责酱料粮油类产品的开发、订货及跟踪到货等
5.
易耗品设备（1人）：
采购部培训手册
❖ 为使各岗位新员工入职后能以最短时间适应 公司工作流程，在工作中能够准确规范的按 要求完成工作，特制定本手册，以供学习和 参考：
工作时间
I. 公共科目
上午8：00~12：00，下午14：00~18：00
出勤记录 仪容仪表 接话要求 办公要求 工作要求
每个工作时段的上班和下班都必须打卡
②
具有良好的心地、品德
③
言行要稳重，切忌轻浮行使、口若悬河
④
具有对新事物的接受意识
4.
外出采购
a) 所有订货必须填写《订购单》 b) 订购须先付款，再发货的物料时必须填写预付款单，通知财务打款ຫໍສະໝຸດ 到货后，应及时做单向财务冲帐⑤
具有良好的语言表达能力
c) 需要报销单据时，必须按财务要求填写《请款单》。
⑥
❖ 专项采购员、市场直购兼司机：
1. 采购员在订货或采购前必须严格审核申购单是否已经上级审核签名，对未经上级审核签 名的一律不采购，特殊急用物料须请示部门经理同意后方可采购，否则所造成的损失由 自己承担。
2. 采购员必须严格按申购单到货，因拖延到货而造成缺货的，每次扣3分。如有运输或款
项问题须在第一时间向部门经理汇报。（物控提供） 3. 采购员必须严格按公司用料标准采购，未经上级主管领导同意擅自改变质量标准采购。
② 负责供应商发和订货。（报价由部门经 理和马经理审核）
③ 负责按时到货跟踪 ④ 负责质量跟踪 5. 企划用品、厨房设备类物料采购员责权：
② 负责供应商发和订货。（报价由部门经 a) 负责企划用品、厨房设备等物料采购
理和马经理审核）
b) 负责供应商发和订货。（报价由马经理
③ 负责按时到货跟踪
审核）
④ 负责质量跟踪
C. 订货跟踪管理
✓ 订货跟踪管理人员必须按时根据申购单向供应商订货，如无故拖延时间订货， 造成缺货的每次扣5分。
✓ 订货跟踪管理人员必须严格按申购单订货，未经部门主管同意，擅自改变订 货量，造成货物积压或少货的，每次扣4分。
✓ 订货跟踪管理人员必须对所订货物的到货情况进行时时跟踪。因工作失误未 提前与部门主管沟通而推迟到货的，每拖延一天扣1分。
权责：负责易耗品设备的开发、订货及跟踪到货等
6.
采购文员（1人）：
权责：负责结款单据的拿取、核对、请款、移交以及部门所需数据的据辑录等
7.
零星采购 （1人）：
权责：负责临时、零星物料的采购及省外采购货品
三．采购员基本要求
❖
对采购人员的招聘应注意以下几个方面：
①
应具备高中以上文化，年龄在25—40岁之间
④ 结款核对人员，必须时时跟踪有关预付款帐户的资金情况， 保证预付款帐户资金的正常汇入。因工作失误，造成帐户 资金不足而减少供货的，每次扣3分 。
五．采购部岗位责权梳理
1. 采购部主管责权：
a) b) 2. ①
对部门各岗位工作负责协调指导、督促 协助部门经理完成各项工作 生鲜类物料采购员责权： 负责鲜品、冻品、保鲜品、鲜菜类物料 采购
➢ 结款核对人员必须严格按订购单审核供应商送货单和验收单。因工作马 虎出现错审的，待财务审核发现，每次扣2分。
➢ 结款核对人员必须按时与供应商对帐请款，不得提前或拖延，否则每发 现一次扣2分。
➢ 结款核对人员，必须时时跟踪有关预付款帐户的资金情况，保证预付款 帐户资金的正常汇入。因工作失误，造成帐户资金不足而减少供货的， 每次扣2分。
负责按时到货跟踪
负责质量跟踪
③
易耗品、办公用品、用具类采购员责权： ④
负责易耗品、办公用品、餐具及厨房用 7.
具等物料采购
①
和马经理审核）
负责按质、按量、按时到货 负责所用车辆的检查维护 结款核对人员责权 ： 负责所有单据的核对、做单和请款。
② 负责购货价格表的变更
③ 负责结款金额的统计
六．采购部岗位考评标准（1）
电话：
日期： 年 月 日
产品名称 规格
单位
数量
单价 送 货 方 式
结款方式
审核意见：
部门主管签名：
年 月日
个别订货时要注明订货价格是否已含税
3.订购单应写清订货日期、供应商、电话、货物名称、规
格、单位、数量、单价、到货时间以及订货人
特殊要求的应在备注栏加以说明
4.及时登记订货记录，以便追踪到货
交
根据到货要求及时跟踪和催交到货
严格按应到货日期和应到货数量催交
货
到货不合格或少货时应根据用料要求及时换 对到货不合格或少货的供应商应及时记
采购管理
一． 采购部架构 二． 人员配置及工作范围 三． 采购员基本要求 四． 采购部管理制度 五． 采购部岗位责权 六． 考评标准 七． 培训手册
一．采购部组织架构
采购经理
采购主管
生鲜冻品
酱料粮油 易耗品设备 采购文员
零星采购
二．人员配置及工作范围
1.
经理（1人）：
责权：负责采购部全面工作
2.
懂得一定的市场交易知识
《请款单》审批后方可报销
⑦
具有较强的吃苦精神
•
行业知识培训
1.
认识物料
a)
物料的牌子
b)
物料的名称
c)
物料的规格
5.
供应商结款单据的分理及核对
a. 在供应商结款前二天必须完成单据的分理以及款额的
核对等工作
b. 分理核对后的单据必须附上请款单，有反点的结款时 必须注明反点的点数并签上制单人自己的名字
➢ 市场采购必须严格按公司用料标准采购，未经上级主管领导同意擅自 改变质量标准，所造成的损失由本人承担。
➢ 市场采购进入市场采购时必须做到货比三家，择优选择供应商。否则， 盲目定价购货，造成严重损失的，必须承担相应责任。
B. 市场调查开发
① 市场调查开发人员必须根据部门工作安排，定期不定期对进货价格进 行市场调查，时时监督进货定价，并对定价提出合理化建议。如因工 作不力造成长期高价进货，本人应承担相应责任。
d)
物料的目前价格
c. 核对帐张贴好的结款单应及时交财务核查备付
2.
认识采购区域及供应商

采购人员应注意的五点事项
a.
认识所采购的物料的市场分布，才能安排正常有秩 1. 按用料标准进行采购，避免盲目提高用料标准造成的
的采购路线，从而降低采购成本
损失。
b.
熟悉供应商，保障货物的准确采购，避免报货错误、 2. 做到货比三家。用一种商品多家询价，最后确定供应
3.识别物料的颜色、材质、性状、气味
操作要求
选
1.开发供应商：原则上每个单品选择3个以上供应商进行 开发供应商时应填写《新供应商报价/
择
选择，个别独家和特别定做的产品除外，但必须找 询价单》，以作议价、定价依据。《新
供
相近的产品厂商报价比较
供应商报价/询价单》附后
应
2.报价，议价，定价：在报价议价后应根据供应商的供货 在能统一产品的基础上最好选择两家以
的，造成拒收并退货的每次扣1分；因拒收退货而造成缺货的，每次扣3分。（物控提供） 4. 采购员未按时完成供应商开发指标的、每少一家扣2分。(部门统计) 5. 采购员进入市场采购时必须做到货比三家，择优选择供应商，否则、一经发现盲目定价
购货，每次4分。(市场调查提供) 6. 采购员一律使用ERP系统订货，收货人员发现未使用系统订货的，每次扣2分。（物控
缺货和价格不符。
商。
3.
怎样订货
①
依据物控部所提供的《申购单》进行定货
3. 熟悉物料内在质量，避免采购假货和劣质货 。
②
订货要搞清楚货物名称、规格、数量等
4. 作风正派，不与供应商称兄道弟，请吃请喝
③
填写订购单。填写订购单时应写清名称、规格、单
位、数量、单价以及订货日期和付款方式。填写订 5. 购单后应签上订货者（制单人）自己的名字，从而
商
能力和送货频率、产品质量和服务质量、产品价格和促销 上供应商同时送货
条件以及其他可能的条件选择最终供应商
3.合同签订：最终供应商选定后应及时签订《供货合同》 合同签订时间最好不要超过12个月
订
1.按物控部申购需求量向供应商订货
如需增加须征得物控部同意并改单
货
2.填写订购单，经部门经理审批后传真至对方确认订货
提供） 7. 市场直购人员必须提前做好车辆检查，保证按时出车，无故拖延时间、每次扣2分。
8. 适时做好车辆清洁，发现未做好此项工作，每次扣3分。
六、采购部岗位考评标准（2）
❖ 结款核对人员职责：
➢ 结款核对人员每天上午必须及时向物控部签单提取供应商送货单及验收 单，所提单据必须全面核对，对少单而签名的每次扣2分。
✓ 订货跟踪管理人员必须严密跟踪核查订货价格。因工作失误造成订货价格出 现重大失误，本人必须承担相应的责任。