基金会项目付款实施细则

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项目付款实施细则

项目付款实施细则(以下简称本细则)为基金会项目管理制度的细化,对基金会所有项目的付款工作具有规范效力。

1.基金会资助项目付款流程

2.1 首次付款流程

2.1.1 首次付款前,基金会主管该项目的项目官员(以下简称项目官员)应当确认本项目经过项目审核委员会纪要通过,并已签订项目捐赠协议(及其附件项目建议书)。

2.1.2 合作伙伴(即项目实施方)应当根据协议约定,提交请款单及项目实施计划。

2.1.3 项目官员对合作伙伴请款单及项目实施计划进行初步审核,并予以必要协助和辅导予以完善。

2.1.4 项目官员根据合作伙伴所提交请款单填写付款申请单。2.1.5 财务部门负责人和行政部门负责人分别对付款申请单及支持文件(项目审核委员会纪要、项目捐赠协议、项目建议书、请款单、项目实施计划共五个文件)进行审核,最后递交秘书长批准。2.1.6 秘书长批准付款申请单后,项目官员将付款申请单原件交出纳履行付款手续。

2.1.7 出纳付款后,项目官员通过电子邮件向合作伙伴发送付款通知函,并索回付款发票。

2.1.8 上述程序完成后,项目官员将请款单(原件)、付款申请单(复印件)、付款凭证(复印件)存档。

2.2 非首次付款流程

2.2.1 合作伙伴提交项目实施进展报告,并由项目官员进行初步审核。

2.2.2 项目实施进展报告初审通过后,项目官员和财务官员对合作伙伴进行财务审核。财务官员提交财务审核报告。

2.2.3 财务部门负责人和行政部门负责人分别对付款申请单及支持文件项目进展审核表及支持文件(包括项目实施进展报告和财务审查报告)进行审核,最后递交秘书长批准。

2.2.4 项目进展审核过程中,项目官员负责对相关审核意见进行记录、跟进,或转达合作伙伴予以改正、补充。

2.2.5 项目进展审核表获得秘书长批准后,参照本制度2.1.2-2.1.8履行请款及付款程序。

2.基金会项目官员负责执行的项目付款流程

3.1 一般付款流程

3.1.1 首次付款前,项目官员应当确认本项目经过项目审核委员会纪要通过,并提交项目实施计划及预算细目。

3.1.2 由项目官员根据实施计划提交付款申请单。

3.1.3 财务部门负责人和行政部门负责人分别对付款申请单及支持文件(项目建议书、项目实施计划共两个文件)进行审核,最后递交秘书长批准。首次付款应当增加项目审核委员会纪要同时作为支持文件。

3.1.4 秘书长批准付款申请单后,项目官员将付款申请单原件交

出纳履行付款手续。

3.1.5 出纳付款后,项目官员需向财务部门返回付款发票。

3.1.6 上述程序完成后,项目官员将请款单(原件)、付款申请单(复印件)、付款凭证(复印件)存档。

3.2 其他规定

3.2.1 对外支付的款项,如符合签订协议或履行三方报价程序状况,该协议与报价单必须同时作为付款申请单审核与批准程序的支持文件。

3.2.2 项目付款需要预借现金的,项目官员可走借款与报销程序。

3.2.3 项目中如存在补助、交通费、餐费、团队建设等经常性小额支出,可直接填写支出凭单作为付款简化程序。

3.本制度自秘书长签发之日起生效

万通基金会

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