人力资源信息系统在人事档案管理中的应用

2012年第9期
／人事档案是指组织、人事部门在人员录用、
培训、考核、奖惩、选拔和任用等人事管理工作中所形成的有关职工个人经历、政治思想、德才能绩、工作表现及工作变动等方面的历史记录，是全面考察了解和正确选拔任用职工的重要依据。

人事档案管理就是将职工个人履历、考核鉴定、学历、职务职称、入党入团、录用任免等纸质原始材料进行统一收集、鉴别、整理、归档和转递的过程。

传统人事档案管理的特点
１．内容丰富。

由人事档案材料十大类内容可知，这些材料包括职工履历、考察考核鉴定、技术职务、培训、奖惩、工资待遇、退（离）休、会议代表等材料以及其他可供组织上参考的材料。

由此可见职工人事档案包括的内容较为丰富，信息含量大，不仅涵盖了职工本人的工作经历、工作表现、政治面貌、岗位变动、职务职级变动情况，还涵盖了职工奖励处罚、
任免、工资变动、合同签订等内容；不仅包括职工工作前的学历教育、相关培训经历等，还包括职工工作结束后的离退休信息。

２．信息真实可靠。

人事档案管理的核心就是确保档案材料的真实性和可靠性，只有真实可靠的档案信息，才能为领导提供科学的决策依据。

每年单位人事档案管理部门都会将职工的学历、考核、评聘专业技术职务、任免等最新形成的材料收集起来以充实个人档案，及时、准确、充分地掌握职工的第一手材料。

纸质档案材料真实、可靠，全面，能够全方位地反映职工的真实面貌，在人力资源开发、
人才预测、人员选拔、
任免、人事政策制定等方面具有十分重要的作用。

３．持续性动态管理。

一般来说，职工工作年限越长，形成的档案材料越多。

随着职工工作时间不断增加，每年档案材料形成部门都要有大量的人事档案材料生成。

这些材料都是职工在其工作过程中形成的动态发展的材料，与职工本人的工
作状态密切相关。

人事档案管理部门每年都会及时对档案材料进行收集、
鉴别、整理并归档。

档案材料入档及时，为人事工作提供优质、及时、准确的服务。

传统手工档案管理虽然有以上优点，但因为档案材料为纸质材料，人事档案管理工作仍停留在手工管理阶段，管理手段较为落后，材料收集量大，需要耗费大量的人力和时间，这种方式制约着人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

此外，由于人事档案中存有各个时期形成的材料，有的材料纸质较差，翻阅次数多了容易破损造成档案材料的残缺。

人事档案信息化的功能
信息化是现代管理的重要特征，档案管理信息化亦是当今时代的必然趋势。

人事档案信息化管理使管理方式从原始静态档案管理到动态档案信息化管理，突破了传统纸质人事档案管理的模式，是现代化人事档案管理的新模式。

１．为人事档案使用创造便捷条件，减少工作强度。

人力资源信息系统为人事档案的使用创造了便捷条件。

过去每查阅一卷档案都需管档人员到人事档案室调出档案才可获取人力资源信息。

现简化为利用人力资源信息系统进行查询，可迅速获取职工相关信息，从而节省了大量的人力与时间，使人事档案的使用变得更为快捷，同时减少了管理人员的工作强度。

应用人力资源管理信息系统，可使档案管理人员从传统的事务性工作中解脱出来，集中精力完成人事档案编研，做好档案的开发利用工作。

２．可提供丰富的人力资源信息平台，实现人力资源信息共享。

人力资源管理信息系统的建立，搭建了人力资源信息管理平台，不仅可以实现人事档案信息最大化，同时也可根据人力资源管理工作的需要，对系统进行开发，设置相应模块和子集，极大地丰富充实了人力资源
人力资源信息系统
在人事档案管理中的应用
■北京／李臻
人力资源REN L I ZI YU A N
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信息。

传统手工人事档案管理，通常只有档案管理人员经常翻阅查找职工信息，人力资源部门其他工作人员很少能够随时查阅了解职工的基本情况。

人力资源信息系统建立之后，系统管理人员将已整理过的材料齐全、手续齐备的人事档案信息及时录入人事系统相应子集，并依据纸质新材料及时更新系统信息，便于每一位人事工作者查询相关信息，随时了解职工学历、考核、职务职称等动态发展变化情况。

以纸质人事档案为依据，确保了人力资源信息系统的真实性、准确性和完整性，实现了人事档案信息化与纸质化双轨制管理和人力资源信息共享，极大提升了人力资源管理工作水平。

３．有利于人事档案纸质载体的保护。

人事管理工作中经常要查询有关人员信息，平均每份档案每年都要翻阅三至四次，频繁翻阅不利于纸质档案的保存。

人事档案信息化后，人员的相关信息都可以从系统中录入并搜索查询，有利于人事档案纸制载体的保护，减少档案原件利用频率，延长档案使用寿命。

４．具有统计分析的功能，拓展了人事档案的利用范围。

通过人力资源信息系统查询、统计分析功能，能灵活地按照单位进行人员性别、学历、政治面貌、岗位、职务、年龄、人员类别等方面的统计分析，能灵活地根据系统中的数据生成统计表和统计图，并将其转换为Ｅｘｃｅｌ文档或ＰＤＦ格式，帮助统计人员完成各类人事报表统计并撰写统计分析报告。

中国科学院行政管理局
人力资源信息系统情况
１．系统组成。

中国科学院行政管理局是事业单位，所管档案有１０００余份，所管档案数量较多，工作量较大。

为实现人事档案信息化管理，提升人力资源管理水平，结合单位实际情况，选择了宏景世纪作为人力资源信息系统软件的开发商。

该系统主要由人员管理、机构管理、职位
管理、薪资管理、保险管理、报表管
理等几大部分功能模块组成。

在人
员管理功能模块中包括信息查询、
统计、建立花名册、登记表、信息维
护等功能。

人力资源信息系统涵盖
了职工学历、工作经历、政治经历、
任职情况、职务（职称）、职业资格、
劳动合同、离职情况等子集。

根据单
位人员类别较为复杂的实际情况，
我们将各类人员分为在职库、离退
库、返聘库、劳务派遣库、劳务人员
库、离岗安置人员库、离职人员库。

２．录入信息方法。

中国科学院行
政管理局有下属９家单位，各单位
组织机构模式在系统中进行组织机
构创建并实现了机构管理，核定维
护人力资源信息。

我们在核定人力
资源信息时，坚持以档案原始材料
为依据，按照档案管理规定和要求，
认真核对。

例如：学历信息以职工个
人档案中的学籍材料、学历学位证
书原件、学历认证报告等纸质材料
为依据，政治面貌以档案中入党入
团材料为依据。

职务职称以档案中
相关任免表和审批表为依据。

我们
将核定准确的人力资源信息按照所
对应的子集录入人力资源管理信息
系统。

准确的人力资源信息为人力
资源管理工作提供了坚实的基础。

对于新生成的档案材料，材料形成
部门及时交至管档部门。

首先，档案
管理人员对档案材料进行鉴别，核
实是否属于归档材料范围并进行登
记；其次，以纸质材料为依据，将相
关人力资源信息录入人力资源信息
系统；最后，按人事档案归档要求将
档案材料及时归档。

这样可以保证
纸质档案材料与人力资源信息系统
信息相一致，从而保证人员信息的
真实性、准确性和时效性。

３．人力资源信息系统的功能。

第
一，根据人力资源管理工作的需要，
对人力资源管理信息系统进行开
发，充实人力资源信息。

例如，根据
工作实际需要，在系统中新增相应
子集，确保信息完整：例如在学历信
息中增加学历性质、学历证书号、学
位证书号等，在专业技术任职资格
子集中增加任职资格等级和任职资
格证书号等以充实人力资源信息。

通过人力资源管理信息系统可随时
查询并掌握职工的基本情况，例如
年龄状况、学历状况、专业技术职务
技术等级等。

第二，将人力资源管理
工作中所需要的相关表格利用人力
资源管理信息系统进行设置，并导
出ｅｘｃｅｌ或生成ｐｄｆ格式。

如：干部任
免呈报表、专业技术职务聘任审批
表、职工调动信息表等。

同时，还可
以根据日常工作需要利用系统中查
询、统计分析功能完成人事统计报
表。

第三，满足了领导查询、人力资
源管理者使用的需求，提高了信息
使用效率。

人事档案信息化管理是
人力资源管理工作的重要组成部
分，为机构管理、人员管理、职位管
理、薪资管理、报表管理以及人力资
源规划的制定、战略人力资源管理
提供了强有力的支持和保障。

人事
档案信息化管理全面提高了人力资
源管理水平，降低了运营成本，提升
了竞争力。

人力资源信息系统虽然给人力
资源工作创造了便捷条件，提高了
工作效率，但由于信息量较大，系统
涵盖子集较多，部分信息难免存在
不准确之处，这就需要管档人员及
时查阅人事档案，对人员信息进行
核实和确认，对错误的系统信息进
行及时更正，并依据新形成的纸质
档案材料及时更新系统信息，保证
两者信息相一致，确保人员信息真
实、准确、可靠、完整。

将人事档案手工管理与信息化
管理相结合，两者相互促进，从而实
现传统手工管理与人事档案信息化
双轨制管理，促进人力资源工作的
有效开展，能够及时为领导决策提
供真实、准确、完整的信息，为人力
资源规划和人力资源战略的制定提
供优质服务。

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（作者单位：中国科学院行政管理局）
编辑贾树海
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