商务英语信函的特点PPT课件
英文商务邮件总结-Business-LettersPPT课件
hearing from you soon. meeting you next Tuesday
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POLITE CLOSING
Your sincerely Best regards, All the best, Best wishes, Cheers,
Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben.
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SEEKING FOR MORE INFORMATION/FEEDBACKS/SUGGESTIONS
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule
May Concern:“ Dear all
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REFERENCE FOR BEGINNING
With reference to your released order post on the internet system,
Regarding your letter on May 10th, About your phone call today Thank you for your letter of April 5 Please kindly review the…
At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.
It would be nice if you could provide a bit more information on the …
商务英语信函结构课件
商务英语信函结构课件English:The structure of a business English letter typically consists of the following key elements: sender's address, date, recipient's address, salutation, body of the letter, complimentary close, and sender's signature. Firstly, the sender's address is placed at the top right corner of the letter and includes the sender's name, company name, address, phone number, and email address. Next, the date is written below the sender's address on the right-hand side. The recipient's address is then aligned with the left margin, followed by the salutation, which is typically "Dear" followed by the recipient's name. The body of the letter contains the main message or purpose of the letter, written in a clear and concise manner. It is important to use formal language and maintain a professional tone throughout the letter. The complimentary close is located at the end of the letter and is followed by the sender's signature.中文翻译:商务英语信函的结构通常包括以下关键要素：发件人地址、日期、收件人地址、称呼、信函正文、结束语、发件人签名。
商务英语信函写作PPT课件
送给第三方“C.C. Ravi Gopal, General Manager” • （4）邮寄说明：航空By Air-Mail；挂号信Registered；快信
Express；Printed Matter 印刷品； Confidential 密件
• Thank you for your letter regarding shipment．
• We are glad to have got your business card and some of your samples．
• You kindly presented your business card and some
式
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7
.
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商务信函的格式
• 基本部分： • （1）信头 • （2）日期：英国12 July 2003；July 12,2003 • （3）信内地址 • （4）称呼语：Dear Sirs（写给某个机构而非具体某个人）；
Dear Sir or Madam（写给某个不知姓名的部门或机构负责人） • （5）正文 • （6）信尾客套语：置于信函正文空出2-4行处
称呼 Dear Sir (s) /Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Miss Jones/ Dear Sam
结尾敬语 Yours faithfully
Yours sincerely
• （7）签名
.
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英文商务信函的组成部分
• 其他部分： • （1）附件（Enclosure，Enc.） • （2）档号（Ref.） • （3）标题（Subject）：信函内容的简要提示，置于称呼语
商务信函BUSINESS LETTER分析40页PPT
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
商务信函BUSINESS LETTER分析
6、纪律是自由的第一条件。——黑格 尔 7、纪律是集体的面貌，集体的声音， 集体的 动作， 集体的 表情， 集体的 信念。 ——马 卡连柯
8、我们现在必须完全保持党的纪律， 否则一 切都会 陷入污 泥中。 ——马 克思 9、学校没有纪律便如磨坊没有水。— —夸美 纽斯
谢谢！
《商务英语信函格式》PPT课件
二 案号和日期(the reference and date)
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref” 和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头 以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这 可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定 要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。 英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”， 而美国的日期标示法则是 “March24 ，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两 种方式。明示的标记为cc ，后面加上收件 人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。 暗示的标记为bcc ，后加收件人或公司的名 字，只打印在复印件上，并且只有写信人和 收信人知道。
第十四页，共18页。
十三 附言(the postscript)
附言在抄送以下两行。如写信人想增加 些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应 尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉， 即在写信前，你未能很好地安排你的信件。 这可能会影响到你的信誉。
八 注意事项(the attention line)
注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention ，下面 一般要加上横线。当信件是写给特定的人 或主办部门时，则用此用语。它在开头称 呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文 以上中间。
第十页，共18页。
九 事由、标题(the subject line)
第十二页，共18页。
十一 附件(the enclosure)
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示 出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的 形式有: Enclosure ， Enclosures ，Encl.， Enc. 等。
商务英语信函结构课件
商务英语信函结构课件English:When writing a business English letter, the structure is typically organized into four main parts: the heading, the opening, the body, and the closing. The heading contains the sender's address, date, and recipient's address. The opening sets the tone and purpose of the letter and should grab the reader's attention. The body contains the message and explanation of the purpose of the letter in detail. It should be concise, clear, and organized. The closing should be polite and complementary and should request action or follow-up.In addition to the main structure, it is also important to pay attention to the tone and style of the letter. The tone should be professional and formal, but also friendly and approachable. The writing style should be clear, concise, and direct. Avoid using ambiguous language, and instead, use specific and descriptive words.Moreover, it is important to consider the audience of the letter. The language and communication style should be adjusted based on thebackground and culture of the recipient. Avoid using slang or jargon that may be unfamiliar to the reader.Finally, make sure to proofread the letter for grammar, spelling, and punctuation errors. Ensure that the formatting is consistent throughout the entire letter and that all details, such as therecipient's name and address, are accurate.中文翻译:在写商务英语信函时，结构通常分为四个主要部分：抬头、开头、正文和结尾。
英语写作商务信函businessletter课件
要点三
Use formal language
For business letters, it is important to use formal language that is appropriate for the business environment Avoid using casual or colloquial language
to make the letter more ready and direct
Business letters should be free of grammar and
spelling errors, with proper punctuation and formatting
02
Writing Skills for Business Letters
目录
• Example Analysis of Business Letters • Practice and Improvement of Business Letters
01
Overview of Business Letter Writing
The Definition and Purpose of Business Letters
Be specific and clear
Ensure that your message is clear and specific Avoiding using aggressive language or leaving out important details
Business letter商务信函教学ppt
信函：
商洽函 询问函 答复函 请求函 告知函 联系函
电讯文书：
电传（telex） 电报（telegram） 传真（fax） 电子邮件（e-mail）
• Good command of English （精通英语） • Knowledge of business theory and practice （通晓外贸理论和实务） • Knowledge of technical terms （通晓术语） • Knowledge of psychology （通晓人的心理） • Skills in salesmanship （推销技巧）
English Business Letter
英语商务信函
rements
3. Writing Principles
4. Layout
• Letter： Business letter 商务信函 （信件） Private letter 私人信件
(2) Three major forms
• 1、Indented form 缩行式 • 2、Blocked form 齐头式 • 3、Modified blocked form 改良齐头式 （混合式）
Indented form 缩行式
Blocked form 齐头式
Modified blocked form 改良齐头式
• How to write a business letter well?
• Learn and imitate samples • Sum up phrases and sentences • A lot of practice and practice
英文商务信函写作的基本知识课件
Direct and to the point
English businesபைடு நூலகம் letters are organized in a clear and structured manual, with a defined introduction, body, and conclusion
Business letters are stylishly well structured, policy, and consensus, using formal language and accurate grammar They should clearly communicate the purpose of the response
Inquiry letters are used to request information or quotations from suppliers or potential business partners
Purchase letters are used to place orders for goods or services with suppliers or business partners
Contract agreement letters are used to formalize a business agreement between two parties
Common problems and precautions in English business letters
Chapter9商务信函.ppt
Business Letters 商务信函
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Business Letters
知识目标：1. 了解商务信函的基本知识 2. 掌握商务信函的语言特点及其常用翻
译技巧 3. 掌握状语从句的常用译法
能力目标：1. 能够正确地翻译商务信函常用词 汇和句型 2. 能够运用所学翻译技巧熟练地翻译常 见商务信函 3. 能够较为熟练地翻译状语从句
❖您2006年8月2日询问上款书籍的信函业 已收到。谨此说明我们有此书现货，且可 为您保留一本至8月31日。
❖例7：
❖We are happy to inform you that the swimsuits which you ordered have been shipped on SS Everspring due to sail from Keelung on May 13 and due to arrive in New York on July 1, 2006.
A. Letterhead 信笺抬头;信头（写信人地址等） B. Date line 写信日期 C. Reference number 文档号 D. Inside name and address 信内地址（收信人） E. Attention 主办人 F. Salutation 称呼
G. Subject line 事由 H. Body 正文 I. Complimentary close 结尾敬语 J. Signature 签字 K. Carbon Copy 抄送 副本 [C.C.:] L. Enclosure notation 附件 [Enc./Encl.] M. Postscript 附言 [P.S.]
商务信函的写作原则
❖例1： ❖I should be pleased to discuss the building
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2.英语商务信函的语言特点
(1).语气特征 (2).词汇特征 (3).句式特征
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(1).语气特征
一种跨国度的交往手段。
礼貌、客气、婉转。
礼貌—使人心情舒畅，便于建立 友谊。
客气—促成贸易的达成。
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(3)句式特征
国际商务英语信函在行文时 常使用一些语法手段。如： 完整正式的长句、固定的习 语、倒装句、陈述句、祈使 句等。
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Goods of a dangerous or damaging
nature must be tendered for shipment
unless written notice of their nature and
We regret to say that a part of the goods have lost a good deal of their quality by…
这里的“sorry”,“regret”使这种对
他人不利的表达变得间接、委婉，可以
让对方感到你友善和富有同情心，因而
更倾向合作。
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例如：
Could you quote us CIF 5% Qingdao?
Please notify us of the
loading date promptlБайду номын сангаас.
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9
(对收信人)越不利，越礼貌
例如对对方产品质量问题的质疑，问题 不很严重时：There are some problems about the quality of your products.
商务英语信函的特点
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1
1.什么是商务信函。 2.英语商务信函的语言特点。
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2
1.什么是商务信函
商务信函是贸易活动中买卖 双方互通信息的重要手段和 行为依据，它能够保证商务 活动顺利进行，并能在激烈 的国际竞争中发现和捕捉无 限的商机。
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3
在涉外贸易中，商务英语信函 是使用最广泛的通讯手段，是 贸易双方沟通的桥梁。
品。
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2) 经常使用行业缩略术语。 （商务缩略语）简洁、精练、易于记
忆，有助于提高工作效率。 例如：FOB ( Free on board离岸价) L/C ( letter of credit信用证)
W. P. A. (with particular average 水渍险)
B/L ( bill of lading提单)
憾……
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拒绝、建议或向对方提出要求
合作互利原则。
不使用命令或强硬的语气与对方交 流。
例如：We wish…
We regret to inform you that…
It would be advisable for you to…
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表达请求时
较多使用疑问句、虚拟句和带 please的祈使句。
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(2).词汇特征
1) 大量使用专业词汇。 如: firm offer, bid, bidding, bid firm,
counter offer 2)大部分词汇从普通用语发展而来。 如:offer“提供，给予”（发盘、报价）。 Advice“建议，忠告”（通知、告之）。 produce专指农产品product专指工业制成
婉转—既能婉转拒绝，又不伤害
情面，有利于继续保持友好的贸
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常用的表示委婉的句式：
Thank you for…感谢贵方…… We are glad to…很高兴…… be grateful(obliged)…感激…… We regret to…非常遗憾…… We are very sorry to…甚为遗
轻描淡写地提出质量问题，意在表明问 题并不怎么严重，双方可以协商解决， 或意在提示对方，这次的质量有点问题， 下次希望做得更好，保证好质量。
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当问题较严重，对对方的责难较厉害时：
We are sorry to have to complain of the quality of…
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3) 使用正式辞令。 （英语商务信函）展示公司的形象和素质。 （言辞中）包含着交易方式的承诺和表态。 （用词要）庄重、严谨。 例如：用inform替代tell，forward替代
send，用be in a position to do替代be able to do…
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表示一种将来的不确定的可能 性时，还须采用倒装句。如：
Should you require further information, please do not hesitate to contact us．若需 详情，敬请联系。
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信函双方希望对方采取某种行为 时，通常不使用祈使句，而用陈 述句。
We would appreciate it if you
could send us the shipping
instructions immediately.若贵
方立即发予我方船运指令，我方
甚为感谢。
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以商量的口吻进行平等对话,常 见的句型有：
It would be better if…
the name and the address of the Sender
have been previously given to the
Carrier Master or agent of the vessel and
the nature is distinctly marked on the
outside of the package or packages as
required by statute.
译：危险或易损物品严禁送来装运，除非关 于其特性、名称、托运人地址的书面通知已
事先提交给船主、船长或其代理人，而且货
物的性质已按法令要求醒目地打印在包装物
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上面的段落只有一个句子，在这 个正规完整的长句中，由and连 接两个分句，前一个分句中有一 个unless引导的条件状语从句。 句子虽长可层次分明，并列的和 互为条件的叙述的非常清楚。