税务局公文写作与处理
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8.主送机关 主送、抄送机关应当使用全称或规范化的简称,其中主送和抄送为税务机关时统一使用全 称。 比如各地上报XX省税务局的请示、报告,主送机关要使用全称“国家税务总局XX省税务 局”,不能简称为“XX省税务局”或“省税务局”。 湖北省税务局向下级发文应使用全称,同时为避免歧义,主送机关统称可表述为:国家税 务总局XX省各市、州、直管市、林区税务局。涉及部分税务机关并列时,一般按照行政区划排 序,统一表述为:国家税务总局××、××、××市(自治州、主送机关中同时有各级税务机 关和局内相关单位的,局内相关单位排列在后。 主送、抄送机关中并列关系的单位序列之间用逗号,一个单位组合序列当中各组成单位之 间用顿号,最后一个主送机关后用冒号,最后一个抄送机关后用句号。
10.附件说明 公文有附件的,要在“附件说明”中标注附件的序号和标题: 印发规章、办法等公文或转发公文时,正文标题已经标明所印发或转发公文标题时, 正文末不再将所印发或转发的公文列为附件。规章、办法等有附件的,作为公文正文附 件。 比如:转发总局的公文,不能将总局的文件列为附件;在印发规章、办法时,不能 将规章、办法列为附件。 为避免混乱,附件中的附件不填在“附件说明”中,应写在所附附件的后面,在附 件后面的附件只注明“附”。 标注附件名称不加书名号。很多办文人员在草拟公文时,附件是某份正式文件时, 在标注附件名称时就会加书名号,这是不正确的。
通报,适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。通报分为表扬性 通报、批评性通报和情况通报。通报属下行文。
报告,适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关询问。报告根据内容分 为综合性报告和专题性报告。报告属上行文。
请示,适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般分为政策性请示、问题性请示和 事务性请示。请示属上行文。
批复,适用于答复下级机关请示事项。批复一般分为政策性批复、问题性批复和事务 性批复。批复属下行文。上级机关批复下级机关的请示时,必须明确表态,若予否定,应 写明理由。批复一般只送请示单位,若批复的事项需有关单位执行或者周知,可抄送有关 单位。若请示的问题具有普遍性,可使用“通知”或其他文种行文,不再单独批复请示单 位。
公文在公文格式方面应注意避免哪些常见错误 1.发文字号不规范。如,发文字号空缺或填写不属于规定的发文字号,或发文字号与发文机关标识不相符 等。 2.签发人标注不规范。如,上报的公文不标注“签发人”,上报重要的公文不是机关主要负责人或主持工 作的负责人签发,联合行文只标注本机关签发人的姓名等。 3.缺少标题或标题不规范。如,标题中下行文或平行文末按照规定标注发文机关,而上报的公文未标注发 文机关等。 4.主送机关不规范。如,未按规定或习惯顺序排列,主送栏机关名称未按规定使用全称等。 5.附件、附注不规范。如:带附件材料的行文,不标注附件或者标注不规范;“请示”文未标注联系人和 联系电话,未标明信息公开选项等。(信息公开选项主要有:主动公开、依申请公开、不予公开) 6.成文日期标注不规范。如:汉字写公元年、月、日等。 7.印发机关、印发日期缺项,版记内容不合要求等。 8.抄送机关不规范。应当抄送的不抄送,不应当抄送的抄送;或抄送单位简称不规范,次序混乱等。
三、税务公文文种及适用范围
命令(令),适用于依照有关法律、行政法规发布税务规章,宣布施行重大强制性行 政措施,嘉奖有关单位及人员。命令(令)属下行文,一般无主送、抄送。
决议,适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定,适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级 机关不适当的决定事项。决定属下行文。 公告,适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。税务机关应当依照有关法律、法 规、规章向国内外公布税收规范性文件和其他重要税收事项。公告应当公开发布,无主送、 抄送。 通告,适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事务性事项。通告面向社会并具 有一定的约束力,可采用张贴或媒体刊播的形式公布,无主送、抄送。
标点符号的使用要符合汉语语言规范,在公文中要注意以下几点: (一)公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外,一般不用标点符号。 (二)文中的层次标题后如回行,一般不加标点符号。 (三)标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插 在并列的引号之间或并列的书名号之间(如引语或书名号之后还有括注),宜用顿号。 (四)表示概述不应用顿号隔开。例如:七八个。 (五)若两数字连用为缩略形式,宜用顿号。例如:二、三产业。 (六)多层书名号,最多用两层《〈〉》,第三层以上的不再使用任何符号。 (七)课题、奖品奖状、证明、会议、活动等名称,不用书名号。某某课题如果是作品名称, 使用书名号。 (八)书名带有括注,括注是书名组织部分是,应放在书名号内。例如:《——办法(试行)》 《——讲话(征求意见稿)》。
11.发文机关署名 发文机关署名使用全称。 12.成文日期 成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人 的签发日期为准。 13.印章 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖发文机关印 章。联合行文时,所有联署行文机关均须加盖印章。
14.附注 公文附注是指公文印发传达范围以及在正文中不宜说明的其他事项,如信息公开选项、 “对下只发电子文件”等。 信息公开选项包括主动公开、不予公开、依申请公开三种类型。信息公开选项依据《政 府信息公开条例》的有关规定,结合工作实际确定。 需要注意的是,各地上报湖北省税务局的请示、报告等上行文,信息公开选项均为“不 予公开”,局内各内设机构下发的便函也是“不予公开”。 15.附件 附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件说明中附件的序号和名称应与附件的 序号和名称一致,以显示附件与正文不可分割的关系。
税务公文写作与处理
办公室
2019.06
基本内容:
公文概述 部分重点公文写作注意事项 公文的处理
第一讲 公文概述
一、公文的概念
公文,是“公务文书”的简称。是古往今来人们在公务活动中经常使 用的一种应用文书 。
广义上讲,公文是指党政机关、企事业单位、社会团体等各种法定的 社会组织在处理公务过程中形成并使用的文字材料。
二、公文的种类
根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工 作条例〉的通知》(中办发〔2012〕14号)规定,公文种类主要有:决议; 决定;命令(令);公告;通告;意见;通知;通报;报告;请示;批复; 函;纪要;公报;议案十五个类型。
其中,根据《国家税务总局关于印发<全国税务机关公文处理办法>的 通知》(国税发〔2012〕92号) 规定,税务机关的公文种类主要有:命令 (令)、决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批 复、函、纪要十三种,不包括公报和议案
函,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 函分为商洽函、询问函、请求批准函、答复函、告知函。函属平行文,有隶属关系的上下 级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。
纪要,适用于记载会议主要情况和议定事项。国家税务总局的会议纪要分为党组会议 纪要、局务会议纪要、局长办公会议纪要和局领导专题会议纪要。
16.抄送机关 是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,可以是上级、平级、下级及不 相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定,不能滥抄,也不能错抄 或漏抄。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。 17.承办部门、印发部门和印发日期 是指公文的办理、送印部门和送印日期。 18.页码 一是由于页码是公文整体不可或缺的一部分;二是便于对公文进行查阅、统计、检索、印 制和装订;三是有助于公文的防伪。
狭义上讲,公文主要是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务时 所使用的具有特定效力和规范体式的文书。也即党政机关公文
税务机关公文是税务机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定 效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布规章和规 范性文件,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流 情况等的重要工具。
(九)图或表的说明文字,最后结尾处不用句号。 (十)提示语后分号显示出并列的几种情况时,提示语后宜用冒号。 (十一)栏目名称宜加书名号。例如:央视栏目《海峡两岸》。 (十二)版本说明要放在书名号之外,而“草案”“征求意见稿”“初稿”等,则宜加括号放 在书名号内。例如:《汉语大词典》(缩印本);《××管理办法(征求意见稿)》。 (十三)同一句中,不宜套用冒号。在列举式或条文式公文中,不得不套用冒号时,应当分行 来写。例如: 遗产按照下列顺序继承: 第一顺序:配偶、子女、父母。 第二顺序:兄弟姐妹、祖父母、外祖父母。
意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明 意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。
通知,适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、 转发公文。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用,属下行文;向有关单位知照某些 事项时(如告知机构变更和召开会议等),也可作平行文使用。
三、公文格式
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发 文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、 成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 等组成。
1.份号 是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号 2.密级和保密期限 3.紧急程度 是对公文送达和办理的时限要求,以确保紧急公文的及时传递和处理。对于明确为“特急”或 “加急”的公文,需在公文上标注“特急”或“加急”字样。 4.发文机关标识 发文机关标志使用全称。 即发文机关标志为:国家税务总局××市(自治州、XXX林区)税务局文件 信函格式文件发文机关标志中不使用“文件”二字。 特别要注意与其他外单位的联合发文,发文机关标志和发文机关署名一定要是全称。 比如:XX省税务局与其他外单位联合发文,发文机关署名是“国家税务总局XX省税务局”,不能 简称为 “XX省税务局”或“省,用来表述公文的内容。 正文内容的表述一定要规范准确,包括重要内容的表述、地址、人员姓名职务等都要表述规范准确。比如不能将“优化 高效统一的原则”写成“优化统一高效的原则”“减税降费”写成“减税降负”“党的十九大精神”表述为“十九大精神” 等。 在正文中,第一次税务机关名称时使用全称并在其后加括号标注规范化简称,并同时标注“下文类同”,其后即可使用 简称表述。如国家税务总局XX市税务局(以下简称“XX市税务局”,下文类同)。省局规范化简称为“XX省税务局”,不能 表述为“省税务局”“省局”等不规范简称。。 引用公文应当先引标题,后用圆括号引发文字号。 引用外文,应当注明中文含义。 日期应当写明具体的年、月、日,不能写“去年”、“上月”、“昨天”,或者不写年只写月、日。年份要完整表述, 如“2019年”不能写成“19年”。 结构层次序数应当规范。第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。 应当使用国家法定计量单位。 公文中的数字,除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字 外,应当使用阿拉伯数字。
5.发文字号 发文字号由发文机关代字、年份(公元全称)、序号组成。年份应使用公元全称,去掉 “年”字,并用六角括号“〔〕”括起;年份和序号一律使用阿拉伯数码。联合行文,一般 标注主办机关发文字号;也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。 6.签发人 上行文(请示、报告)应当标注签发人姓名,体现机关负责人应当对所签发的公文负责, 严格把关,确保公文质量。上行文应由发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发。多 个机关联合上行文,要标注所有机关主要负责人。 7.标题 由发文机关、发文事由和文种组成,应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 类。