秘书实务考试复习资料

秘书实务考试复习资料
一、名词解释：
1.秘书：狭义的秘书:直接辅助雇主，直接为领导服务的人员；广义的秘书:泛指中枢部门，即办公厅（室）的工作人员。

2.协调工作：调整和改善部门与部门之间、工作与工作之间关系的工作。

3.督查工作：对决策实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。

4.决策：领导工作的核心，是对两个以上备选方案的选择过程。

5.决策辅助：指智囊团、职能部门和秘书部门协助领导集团或领导个人做出正确决断并付诸实施的动态过程。

6.接待：对因公务活动而来的内外宾客的接待和招待，是一种有着公共关系职能的活动。

7.介绍信：各类社会组织向有关单位介绍被派遣人情况和任务的专用信件。

8.国家秘密：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

9.商业秘密：是指不为公众所、知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。

10.会议：有组织、有领导的集会、议事。

11.信访：指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反
映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。

12.电子政务：指在现代计算机、网络通信等技术支撑下，政府机构日常办公、信息收集与发布、公共管理等事务在数字化的环境下进行的国家行政管理形式。

13.信息：可以减少或消除（物质的和精神的）事物的不确定性的东西。

二、简答题：
1.秘书工作的内容和作用？
答：内容:文牍档案类:文字工作、文书工作；参谋咨询类:信息工作、调查研究、辅助决策；协调管理类:协调工作、督查工作、信访工作、公关联络、内部事务管理、办公室自身建设与管理；事务办理类:机要工作、会议工作、接待工作、随从工作、值班工作、印信工作；其他工作: 领导和机关交办的其他工作。

作用:参谋助手作用、沟通协调作用、督促检查作用。

2.秘书机构的地位与职能？
答：地位: 中枢辅助、综合办事、外联窗口、“不管部”，概而言之：枢纽。

职能:辅助领导、办理事务。

3.秘书工作的特征？
答：秘书工作的一般特征:机要性与群众性相统一、综合性与专业性相统一、事务性与思想性相统一、被动性与主动性相统一、经常性与突击性相统一。

秘书工作的本质特征:综合辅助性。

4.秘书工作的基本规律：秘书工作的过程就是秘书工作者不断适应领导者辅助需求的过程。

5.秘书的职业道德：任劳任怨、忠于职守；严谨务实、公道正派；谦虚好学、开拓创新。

6.秘书的心理素质和健康素质？
答：心理素质:乐观稳定，关系和谐，进取创新；坚韧豁达，人格健全，适应环境。

身体素质:精力充沛，身体健康，堪当重任。

7.秘书的礼仪修养与形象？
答：尊重（敬人、平等、从俗）、真诚（心口如一、言行一致、换位思考）、宽容、自律、适度
白金法则与三A法则：白金法则:以对方为中心。

三A法则:Accept 接受、Appreciate 欣赏、Admire 赞美。

8.做好参谋工作的原则：定位原则、超前原则、信息原则、协调原则、合法原则、忠诚原则。

9.接待工作的原则：诚恳热情；讲究礼仪；细致周到；俭省节约，按章办事；保守秘密；对口接待，分工负责。

10.礼仪的基本原则和具体要求？
答：基本原则:宽容原则、敬人原则、自律原则、遵守原则、适度原则、真诚原则、从俗原则、平等原则。

具体要求:○1交往与座次礼仪:A.名片礼仪：三不：不涂改、不私密、
不多衔。

三个三:a.单位（全称、部门、标识b.称谓（姓名、职务、职称学位）c.联络方式（地址、邮码、电话或电子邮箱）。

讲究索要方法、递送讲究顺序、面向对方、双手（或右手）递上、稍加提示。

接受起身、感谢回敬、要看要读、存放到位。

B.握手礼仪：尊者、长者、女士优先，主动迎接与被动留客，与多人握手由尊而卑、由近及远、顺时针，注意手位、力度、时间、寒暄。

四忌：忌心不在焉、左手相握、戴着手套、交叉握手。

C.座次礼仪：面门、居中、以右、前排、以远、以上为上。

注意惯例、内外、中外有别。

D.行进时以内、右、中、前为上。

上楼居后，下楼前引。

出入门以先为上，自动升降电梯主人先进后出。

平移、滚动电梯单行右站。

E.轿车座次：区别选择。

主人开车，副驾为上；司机开车，右后为上；司机身后，安全隐秘；越野、中型、香港，需要变通。

○2交谈与通信礼仪:A.交谈之道：礼让对方、少说多听、因人而异。

五不（忌）：不打断、不补充、不纠正、不质疑、不挖苦。

表情、动作、话题三合作。

神态自若、低调慢速、让人听懂、用语文明。

六不谈:不谈倾向错误的内容，不问隐私（收入、年龄、家事、健康、经历5点，外国人的政治见解及信仰、忙什么、住何处），不谈机密，不非议对方、不诋毁领导、同行、同事，不谈庸俗低级内容。

四宜谈：共同拟定、格调高雅、轻松愉快、对方擅长的话题。

B.电子邮件和即时对话也要方便对方，讲究礼仪。

公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。

邮件标
题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。

11.有效沟通的方法？
答：○1有效倾听的方法:充分准备，倾情投入，环境良好，克服障碍。

○2有效提问的方法:真诚互动，激发谈兴，讲究提问的态度、时机、内容、语速和问题的的形式。

○3区别不同对象，讲究沟通艺术A.尊重上级，维护威信，不要自作聪明。

B.宽容理解，友好补台，互相支持配合（友邻部门和同事之间）。

C.人格平等，关心下属，充分信任，激励为主，直言利害。

12.办公室环境维护与管理？
答：○1空间环境的维护与管理:总体上要求美观、整齐、适用。

办公室的布局要注意有效利用空间，利于缩短工作流程，方便工作人员沟通。

○2色彩环境的维护与管理:总体要求是淡雅、柔和、单纯。

○3空气环境的维护与管理:空气质量要达到环保的要求，清新怡人，令人精神振奋。

要注意空气流通。

还要保持适宜的温度和湿度，温度以在20℃～25℃之间，相对湿度在40%～60%之间为宜。

13.电话事务管理？
答：电话礼仪:及时问好、用语礼貌、语气亲切、吐字清楚、热心周到、简捷高效。

打电话程序：做好准备、震铃等待、及时自报、重要内容请对方重复。

接电话程序：三声内接听、通报问候、电话记录、处理通话内容。

14.值班工作的组织形式、内容和制度？
答：组织形式:专职性值班、轮流性值班、电话值班。

内容:通信联络、公务接待和咨询、处理紧急问题和突发事件、承办领导临时交办的工作。

制度:岗位责任制度、请示报告制度、交接班制度、安全保密制度。

15.旅行出差事务管理？
答：○1出差的准备工作:思想准备、组织准备、资料准备、物资准备。

○2出差途中的工作:周密安排领导活动、热情接待来访人员、认真做好各种记录、及时上传下达、起草文字材料、做好通联工作。

○3出差结束的工作:安排返程交通、处理出差资料、抓紧有关问题的落实、清理经济账目。

16.介绍信的管理？
答：介绍信也和印章一样应由专人保管、填写或撰写。

任何介绍信在填写或撰写之前，须经主管领导批准，否则不得填发、撰写。

介绍信要书写工整，不许涂改。

17.处理突发公共事件的工作原则？
答：以人为本，减少危害。

居安思危，预防为主。

统一领导，分级负责。

依法规范，加强管理。

快速反应，协同应对。

依靠科技，提高素质。

18.会议的功能以及会务工作的内容及原则？
答：功能:决策、指挥、沟通、协调、动员、显示。

内容:组织、文书、联络、后勤、接待、选举事务、保密保卫。

原则:充分准备、严密组织、周到服务、勤俭节约、安全保密、提高效率。

会议
成本=2A×B×T
19.说明会议筹备工作流程？
答：拟制会议预案；起草会议文件；发出会议通知；联系会议住地和会场；制作会议证件；布置会场；安排会议报到；安排预备会议会场；做好会议筹备工作的有效措施。

20.会议议案内容以及会议通知内容？
答：议案内容:会议名称；会议时间和地点；出席人员；日程安排；会议分组；参观路线和参观点；会议工作机构和主要工作职责；文娱活动安排；经费预算；有关事项。

通知内容: 会议名称、内容、时间、地点、出席人员、会议材料准备以及上报出席会议人员名单的时限、工作人员数量和对自带车辆等问题的具体要求。

21.编印会议简报或情况反映注意事项？
答：○1注意典型性和代表性；○2注意真实性和公正性；○3体现快速性和简短性；○4注意保密性和安全性。

22.说明会议规则？
答：○1国家根本法对集会、结社作出的规定；○2依照法律法规制定的议事规则；○3约定俗成的习惯做法。

23.说明信访工作的原则？
答：保护信访人合法权益、维护信访秩序、维护社会稳定。

方便信访人的原则，属地管理、分级负责，谁主管、谁负责的原则，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则，治标与治本相结合的原则，责任原则。

24.说明办公室人员应该具备的若干信息意识？
答：敏感意识、时效意识（含新颖意识、针对意识、长效意识和超前意识）、价值意识、系统意识。

25.说明办公室信息工作的基本要求：真实准确、快速及时、充足适量。

26.说明收集信息的常见渠道？
答：○1工作过程，即辅助领导，协调和服务于部门、基层及办事的过程；○2办公信息网络；○3文件和档案；○4报刊和图书；○5广播、电视和公众信息网络（Internet）；○6科研、咨询和其他信息中介机构；○7会议；○8调查研究；○9信访（客户服务）。

○10（行业与办公室）同行交往。

27.筛选信息的基本思路？
答：保留的信息:相关、重要、急需的信息。

应筛掉的信息:无关、虚假、重复、过时的信息。

28.如何鉴别信息的真伪?
答：看来源、看内容、看旁证、比较、实践检验、各方反映、剔除赝品。

29.说明信息简报的编写要求？
答：○1快：及时、适时；○2新：内容新鲜，标题醒目；○3深：抓关键、主流、本质、深刻、倾向、苗头；○4实：真实、准确、客观；○5明：主题集中，时间、地点、数字、情况不模糊，少套话；○6简：结构简单、篇幅简短、语言简洁。

总之，简明务实。