关于举办各类庆典及签约仪式的注意事项

关于举办各类庆典及签约仪式的注意事项

为使集团今后举办各类庆典仪式能够更加规范、完善，避免错误的重复发生，现将集团历年来举办的庆典仪式进行总结，列出注意事项，请各公司遵照执行。

一、整体方案的制定

需提前至少半个月以上的时间明确整体方案，方案应包括成立工作小组，庆典名称、时间、地点、主办单位、协办单位，人员名单、庆典流程、会场布置、后勤接待、费用预算等内容。

二、工作小组的成立

比较大型的庆典仪式需成立领导小组、工作小组；明确组长、副组长、组员名单，明确各自工作职责、完成节点、负责人；庆典仪式举行前起码要求召开2次以上的工作小组碰头会。

三、明确庆典仪式名称、时间、地点、主办单位、协办单位

需特别强调庆典仪式的主办单位一般由地方党委、政府负责，集团一般作为协办单位出现；仪式时间的设定要征求党委和政府意见。

四、明确人员名单

包括党政部门领导、合作伙伴、媒体、集团人员等，明确在主席台就座的名单。

五、费用预算

费用预算包括：会场布置物料费用、食宿费用、礼品费用、媒体费用、预备金等。

六、流程安排

大致流程为：礼仪小姐备场→礼仪小姐迎宾客（军乐队奏迎宾曲、

龙狮队热场）→来宾签到、佩带胸花→参观项目宣传栏、休息区等候→领导及来宾到主席台就坐→仪式开始→主持人介绍领导和来宾→签约方代表致辞→集团领导致辞→党政领导致辞→领导宣布项目开工/签约双方正式合作→主席台领导集体剪彩或铲土/双方签约→就餐→结束。

流程安排可以做适当增减。

七、开工仪式现场布置

会场需划分出各区域位置，主要有会场区、签到区、宣传区、礼品区、嘉宾休息区、主席台区、奠基区、卫生间等，可根据庆典的主题进行适当增减。

现场布置一般由广告公司承接、提供物料，需提前一星期以上时间确定现场布置方案，并做出布置效果图。

八、广告宣传

包括横幅、空飘，新闻通稿、宣传展板、项目宣传册、集团宣传资料、摄影摄像等，并与媒体记者沟通新闻发布、采访事宜。

九、后勤接待

主要负责车辆引导、签到、礼品派送、嘉宾引导入座、食宿安排等。

十、领导讲话

包括主持稿、集团领导致辞、党政领导致辞等。

十一、收尾工作

全体工作人员负责开展收尾工作，包括保管好签约文件、回收宣传资料、回收礼品、清点物料等。

十二、庆典仪式举办过程中处事原则

（一）各工作小组保持充分的沟通，遇事不推诿；

（二）细节决定成败，在仪式过程中一定要细心、细致，注意所有细节问题，时刻保持紧张状态；

（三）要“多管闲事”，不管是否属于自身所负责的工作，都要多闻多问，形成互相监督、互相帮助的良好机制；

（四）事后及时总结、吸取教训。

十三、案例分析

案例分析主要针对不足之处进行讨论。

（一）蔗渣项目开工仪式

1.由于事前审核力度不够，导致项目宣传栏出现众多文字错误；

2.宣传栏摆放时无专人负责，导致摆放混乱无序；

3.会场地毯准备不够充足；

4.工作分配需进一步优化，防止出现忙闲不均现象；

5.仪式前一晚未能及时安排保安到现场值守。

二○一一年十一月七日