邮件的日常使用与习惯养成培训课件实用PPT(41张)
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
• 邮件带有附件，应在正文里面提示查看附件； • 附件文件应按相关包括的内容来命名；如果附件用1、2、3来
命名，应在正文罗列相应名称； • 附件数目不宜超过4个，数目较多应分类压缩； • 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免
影响使用； • 所添加附件不宜过大，过大应分割成几个小文件分别发送 。
条理清晰、段落分明
图表结合
电子邮件其实就是应用文 写作一种载体，所以书写 时可参考以前学过的相关 应用文写作。
正文要尽量在邮件写完， 包括表格或文档也要尽可 能放到正文中（哪怕是图 片也行），要避免对方打 开邮件后还要打开附件的 时间。
能够按1、2、3……列条 理说明的就不长篇大论。
正文要段落分明，不一篇 文章一段到底，让人看了 眼累。
端正态度、尊重对方，对 事不对人，不进行人身攻 击，因为发邮件时根本不 知道对方的表现，邮件一 出无法收回。
多使用“请”、“谢谢” 之类的敬词。
Βιβλιοθήκη Baidu
中文用宋体或新宋体，英 文就用Verdana 或 Arial 字型；字号用五号或10号 字即可。
对于要需要加强的内容， 可以使用彩色加粗字体或 下画线字，但避免使用红 色字体（红色字是不礼貌， 而且书信中有绝交之意）
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。
2、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，
To all等等； 如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，
XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
四、正文
简明扼要，行文通顺
邮件的日常使用 与习惯养成
邮件的特点及作用 邮件的分类 邮件的内容 邮件的回复 邮件的实用功能 习惯的养成
邮件的特点及作用
避免歧义
高效快速
理性客观
避免歧义：条理化表达，保证信息传递的一致性 高效快速：能够准确及时地记录，传达，反馈信息 理性客观：沟通过程关注于事实而不是感受，避免
争端
邮件的分类
1、确认邮件 ----存证据 2、需求邮件 ----有细节 3、反馈邮件 ----有反应 4、通知邮件 ----广播站
邮件的内容
一、发送对象
收件人（To）: • 直接收信人, • 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cc）： • 间接收信人， • 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
（2）邮件发送对象的选择
–避免将一般细节性的讨论过程发送给领导。领导更关注结果，而不 是反反复复地沟通过程，可以将阶段性成果发送给领导。如果是重 要事件，领导需要直接参与或了解过程，则必须发送或抄送。
–避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人
–对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独 沟通，不要发送全体，不停地交互邮件与发件人讨论
（1）邮件发送对象的选择
•工作传达类的邮件 – 主送直接责任人 – 抄送间接负责人，知情人
•通知公告类的邮件 – 主送给项目小组成员 – 抄送给项目小组成员的组长、部门领导
•跨部门支持类的邮件 – 主送给寻求支持的人，可抄送给他的组长 – 同时抄送本部门的组长 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持，资源的协调和工作的 安排也会得到适当优化
在一些娱乐性的邮件中使 用表情（ ）或网络用 语（确认啊，亲），出一 定的轻松气氛，但在商务 信函里面最好要慎用，这 样会显得比较随意、轻浮、 不严谨，会让客户感觉不 安。
“5W1H”“6C”“2要素”原则
1）有效沟通的5 W 1 H
Why（目的）：我为什么要交流？我讲话的动机是什么？我的目的：告知？说 服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？解释？刺激？启发？
邮件的回复
理想的回复时间是2小时内，一般不要 超过24小时。 “已收到，将安排处理，一旦有结果及 时回复”等。 设定自动回复功能。
及时性
当回件答复问题的时候，最好把相 关的问题抄到回件中，然后逐个附 上答案。
针对性
为避免无谓的回 复，可在文中指 定收件人给出回 复，或提示： “全部完毕”、 “事项终结”、 “以上请知悉， 无需回复”等。
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
3）人际沟通的2要素：
以真诚的沟通与感谢为前提，对事不对人；以委婉的方式指出讨论的分歧。
五、附件
• 必要时添加附件，能不添加尽量避免
六、结尾签名
• 签名信息不宜过多
电子邮件末尾可以加上签名。 签名档可包括姓名、职务、 公司、电话、传真地址等信 息。对方如果看到邮件信息， 需要电话或直接沟通，可以 通过签名信息与你取得联系。
• 签名的字体规格
签名档文字应选择与正文文字 匹配，例如简体、繁体或英文， 以免造成邮件乱码。字号一般 应选择比正文字体小一些。
Who （对方是谁？）：谁是受众？他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？ 地位？他们对我的信息反应可能如何？他们对我的信息主题已经了解多少？
When and Where：在何时何地交流信息 What（主题）：我到底要谈什么？他们了解什么？哪些信息必须省略或必须采 用
How（怎样表达，语气和风格）：我将如何传递信息？用文字？图解？口头？ 电话？书面报告？如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？用哪种词 汇？
• 私下讨论好了再告知大家。
• 不要向领导频繁发送没有确定结果的邮件
–不要随便向集体邮箱发送不必要消息
• 集体邮箱：全体员工、处室事务，只有一定级别或相关责任人才 能发送
• 私人事务尽量避免通过集体邮件解决
二、邮件主题
三、称呼与问候
1、无论发给谁都要有称呼 无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件
对于正文段落格式是否要 首先缩进2格，就看各人 习惯。只是段落分明、条 理清晰就好。
对于很多带有技术介绍或 讨论性质的邮件，单纯以 文字形式很难描述清楚。 如果配合图表加以阐述， 会显得更加明子。
图形表格文字
态度委婉，语气和谐
合适字体字号、 着重提示重要信息
不使用怪异符号
根据自己与收件人的关系 程度、业务层级，选择恰 当的口吻语气。
命名，应在正文罗列相应名称； • 附件数目不宜超过4个，数目较多应分类压缩； • 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免
影响使用； • 所添加附件不宜过大，过大应分割成几个小文件分别发送 。
条理清晰、段落分明
图表结合
电子邮件其实就是应用文 写作一种载体，所以书写 时可参考以前学过的相关 应用文写作。
正文要尽量在邮件写完， 包括表格或文档也要尽可 能放到正文中（哪怕是图 片也行），要避免对方打 开邮件后还要打开附件的 时间。
能够按1、2、3……列条 理说明的就不长篇大论。
正文要段落分明，不一篇 文章一段到底，让人看了 眼累。
端正态度、尊重对方，对 事不对人，不进行人身攻 击，因为发邮件时根本不 知道对方的表现，邮件一 出无法收回。
多使用“请”、“谢谢” 之类的敬词。
Βιβλιοθήκη Baidu
中文用宋体或新宋体，英 文就用Verdana 或 Arial 字型；字号用五号或10号 字即可。
对于要需要加强的内容， 可以使用彩色加粗字体或 下画线字，但避免使用红 色字体（红色字是不礼貌， 而且书信中有绝交之意）
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。
2、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，
To all等等； 如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，
XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
四、正文
简明扼要，行文通顺
邮件的日常使用 与习惯养成
邮件的特点及作用 邮件的分类 邮件的内容 邮件的回复 邮件的实用功能 习惯的养成
邮件的特点及作用
避免歧义
高效快速
理性客观
避免歧义：条理化表达，保证信息传递的一致性 高效快速：能够准确及时地记录，传达，反馈信息 理性客观：沟通过程关注于事实而不是感受，避免
争端
邮件的分类
1、确认邮件 ----存证据 2、需求邮件 ----有细节 3、反馈邮件 ----有反应 4、通知邮件 ----广播站
邮件的内容
一、发送对象
收件人（To）: • 直接收信人, • 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cc）： • 间接收信人， • 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
（2）邮件发送对象的选择
–避免将一般细节性的讨论过程发送给领导。领导更关注结果，而不 是反反复复地沟通过程，可以将阶段性成果发送给领导。如果是重 要事件，领导需要直接参与或了解过程，则必须发送或抄送。
–避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人
–对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独 沟通，不要发送全体，不停地交互邮件与发件人讨论
（1）邮件发送对象的选择
•工作传达类的邮件 – 主送直接责任人 – 抄送间接负责人，知情人
•通知公告类的邮件 – 主送给项目小组成员 – 抄送给项目小组成员的组长、部门领导
•跨部门支持类的邮件 – 主送给寻求支持的人，可抄送给他的组长 – 同时抄送本部门的组长 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持，资源的协调和工作的 安排也会得到适当优化
在一些娱乐性的邮件中使 用表情（ ）或网络用 语（确认啊，亲），出一 定的轻松气氛，但在商务 信函里面最好要慎用，这 样会显得比较随意、轻浮、 不严谨，会让客户感觉不 安。
“5W1H”“6C”“2要素”原则
1）有效沟通的5 W 1 H
Why（目的）：我为什么要交流？我讲话的动机是什么？我的目的：告知？说 服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？解释？刺激？启发？
邮件的回复
理想的回复时间是2小时内，一般不要 超过24小时。 “已收到，将安排处理，一旦有结果及 时回复”等。 设定自动回复功能。
及时性
当回件答复问题的时候，最好把相 关的问题抄到回件中，然后逐个附 上答案。
针对性
为避免无谓的回 复，可在文中指 定收件人给出回 复，或提示： “全部完毕”、 “事项终结”、 “以上请知悉， 无需回复”等。
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
3）人际沟通的2要素：
以真诚的沟通与感谢为前提，对事不对人；以委婉的方式指出讨论的分歧。
五、附件
• 必要时添加附件，能不添加尽量避免
六、结尾签名
• 签名信息不宜过多
电子邮件末尾可以加上签名。 签名档可包括姓名、职务、 公司、电话、传真地址等信 息。对方如果看到邮件信息， 需要电话或直接沟通，可以 通过签名信息与你取得联系。
• 签名的字体规格
签名档文字应选择与正文文字 匹配，例如简体、繁体或英文， 以免造成邮件乱码。字号一般 应选择比正文字体小一些。
Who （对方是谁？）：谁是受众？他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？ 地位？他们对我的信息反应可能如何？他们对我的信息主题已经了解多少？
When and Where：在何时何地交流信息 What（主题）：我到底要谈什么？他们了解什么？哪些信息必须省略或必须采 用
How（怎样表达，语气和风格）：我将如何传递信息？用文字？图解？口头？ 电话？书面报告？如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？用哪种词 汇？
• 私下讨论好了再告知大家。
• 不要向领导频繁发送没有确定结果的邮件
–不要随便向集体邮箱发送不必要消息
• 集体邮箱：全体员工、处室事务，只有一定级别或相关责任人才 能发送
• 私人事务尽量避免通过集体邮件解决
二、邮件主题
三、称呼与问候
1、无论发给谁都要有称呼 无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件
对于正文段落格式是否要 首先缩进2格，就看各人 习惯。只是段落分明、条 理清晰就好。
对于很多带有技术介绍或 讨论性质的邮件，单纯以 文字形式很难描述清楚。 如果配合图表加以阐述， 会显得更加明子。
图形表格文字
态度委婉，语气和谐
合适字体字号、 着重提示重要信息
不使用怪异符号
根据自己与收件人的关系 程度、业务层级，选择恰 当的口吻语气。