文件与记录管理制度(最新)

文件编号:HZ-P-02

文件与记录管理制度生效日期:2012-08-01 修订日期:2017-08-01

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1. 目的：统筹管理本公司管理有效运作所需文件, 确保文件的有效性, 并使公司各部门能合理地获得并使用正确的文件。

2. 范围：本公司日常管理有效运作的流程、各类管理卡、规范、标准、方案、表格、管理制度

以及外来文件或电子文件均属之。（技术类文件由生技部统筹管理）

3. 定义：

3.1 外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件，如客户资料、法律法规等。

4. 工作内容：

4.1 文件制作: 由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需进行确定所需

制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式由文管中心统一安排、确保文件清晰, 易于识别。

4.2 文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨，撰写人再根据研

讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行会签，最终交由总经理批准, 会签人员若有休假, 则由上一级主管或职务代理人签核。

4.3 文件编号: 目前公司实施的文件按如下规则进行编号：

4.3.1 HZ-P-00 HZ ：恒正简称P ：部门简称00 ：流水号

4.3.2 技术类文件由技术部门进行编号；外来文件不予编号，由办公室采用登记表进行登记管

理。

4.4 文件版本管理: 文件若有不合现状需修改、增订者, 由提议部门填写《文件制订( 修订) 申请

单》, 提出修订原因, 交原拟案部门研讨修改, 送上级主管批准, 由办公室进行修订、更换, 文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过9 次时，则版本号字母更改为下一字母。为考虑节约成本, 如修改内容较少时，办公室根据实际情况可只对修改当页进行更换或利用文件修改章进行明确标示，但需在封面修订记录栏上进行简要记录, 修订次数可无限制延伸，修订日期为该次更换之日期。

4.5 文件分发回收:

4.5.1 经会签发行之文件, 由办公室以《文件总览表》列帐管理, 并依所需分发的部门, 影印相

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应分数, 加盖“受控文件”章后发行。

4.5.2 文件修订及废止时, 旧版失效之文件应于新版文件颁布发行时即刻回收。旧版之原案由

办公室加盖“作废暂留”章, 并写上日期, 加以保存, 需与有效之新文件分开。

4.5.3 对外发行之文件, 由适当之对外部门填写《文件增( 补) 发申请单》, 经制订部门主管签核,

呈总经理人员核准后, 方可由办公室登记入册、发行, 失效文件不予回收。

4.5.4 外来文件分发: 各部门如收到外来文件, 应交由办公室统一处理, 登记于《外来文件登记

表》上, 进行归档, 如文件需分发至其它部门, 由办公室按实际需要, 确定分发部门及份数, 并做好签收记录, 登记在《外来文件登记表》上，同时加盖发行章进行控制。

4.5.5 外来文件之更改:

4.5.5.1 外来文件变更:

①外来标准发行新版本且为本公司采用时。

②客户提供之规格、图样等变更时。

③技术参数发生更改时。

4.5.5.2 外来文件若有更改通知, 则由办公室在《外来文件登记表》上找出签收记录, 在备注栏

内注明“更正”。如有分发, 依原部门重新分发, 旧版文件收回, 销毁或盖作废章处理。

4.5.5.3 技术资料发生局部更改时, 由发文部门通知各接收部门, 可在原分发资料上进行修改,

并在收发登记表上注明“更正”, 将函文附于原件上。

4.6 文件增补发作业：

4.6.1 各部门如须增发文件，应填写《文件增补发申请单》。提出申请，并经其主管审核，副

总经理以上人员核准后，由办公室发行。

4.6.2 若文件遗失或破损时，须由责任部门填写《文件增补发申请单》。提出补发申请，经审

查、核准后，由办公室发行。

4.7 文件保存、销毁作业：

4.7.1 文件保存：

4.7.1.1 经颁布发行之全部原稿文件，由办公室以《文件总览表》列账管理。

4.7.1.2 经发行之文件，现场使用的应分类置放于适当场所，非现场使用的由收件部门依文件

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4.7.1.3 外来文件的保存：

①所有外来文件与资料都应妥善保存，避免受潮受损。

②特殊机密文件由对应部门主管保存。

③传真类：各部门应在接收传真资料时复印保存，以免传真纸失效。

④计算机软件档案应备份保存。

⑤外来文件保存期限由部门主管依实际情况决定。

4.7.2 文件销毁：文件如需销毁时，由办公室负责收回并在正面加盖作废文件章。背面如可利

用则进行利用，如不可利用则销毁。文件原稿不进行销毁，不可挪作他用，由办公室加盖“作废暂留”章加以保存。其它文件由各部门视需要自行决定销毁与否。如不进行销毁时，应能够清楚识别其状态以免误用。

4.8 文件管理：

4.8.1 办公室：

4.8.1.1 办公室设专人管理，以确保文件之正确使用。

4.8.1.2 经发行之文件的全部原稿由办公室依文件类别在计算机中备份存盘。

4.8.2 使用部门：

4.8.2.1 分发至各部门的正式文件，严禁影印及私自借予非相关人员或带出厂外。

4.8.2.2 现场部门使用的文件必须置于作业场所适当位置。

4.8.2.3 非现场部门使用之文件必须由部门派专人集中保管，但应便于取阅。

4.8.2.4 使用者不得在正式文件上标注文字、符号，不得随意修改文件内容。

4.9 文件借阅：当各部门有需要向办公室借阅文件时，借阅者须经部门主管核准后，再由办公

室备案，方可借阅文件。如向其它部门借阅相关文件时，应取得该部门主管的许可。

4.10 文件评审:

4.10.1 文件制订初期, 文件制订部门应召集与该文件内容相关的部门人员，对新订文件内容进

行统一研讨, 待取得一致后该文件方可生效。制订部门也可根据实际情况以《文件传阅单》的形式由相关的人员对文件内容进行评审，待取得统一意见后该文件方可生效。