办公自动化系统的设计与实现

办公自动化系统的设计与实现

【摘要】对于如今快速发展的社会来说，传统的办公系统已经不能满足人们的要求。越来越需要各种大量丰富信息的现在，出现了一种新的高效的办公系统――办公自动化。办公的自动化也是管理自动化的一种重大的标志，它属于管理层方面的进步和发展。面向的客户有各种高校及企业等等，对于现代化的目前是极其重要的一环。本文主要对办公自动化系统的如何设计较为优良方面和具体实现其高效自动化方面进行了浅淡。

【关键词】办公自动化办公设计高效管理

随着网络越来越普及的现今，电子商务也有了极大的发展，我国的办公自动化技术也取得了极大的进步与迎来了新时期。对于如今快速发展的社会来说，传统的办公系统已经不能满足人们的要求。越来越需要各种大量丰富信息的现在，出现了一种新的高效的办公系统――办公自动化。办公的自动化也是管理自动化的一种重大的标志，它属于管理层方面的进步和发展。办公自动化离不开网络技术，我们通过使用一些计算机的设备和功能，例如网络邮件、语音传真、多媒体网络等等，从而实现办公自动化。但如何设计及实现高效自动化，需要一定的探索。

一、办公自动化现状与弊端

在网络进入这个时代，办公自动化被提出来后，市场上便出现了许许多多各种各样的办公自动化产品，这些产品都对我国的自动化领域做出了极大贡献。每个产品都有其自身的优势，但同时来说，应用增加了，也随之带来了许多逐渐浮出的问题。大部分的产品都变为了一个相对独立的系统，这是一个问题。不管是什么样的工作单位，都需要与外界相接，扩大了解面与大量接触信息总是必要的，这是一个重要的不可或缺的功能。其次，由于产品不是为某一个单位具体定制的，所以会有许多地方不能满足客户，如此就需要对产品进行第二次的开发。但由于知识产权的保护，所以进行第二次开发的空间是极其被限制的。随着计算机技术的发展，对于自动化的要求也越来越高，如何设计、实现自动化的高效能是一个重要问题。

二、关于自动化系统的设计方面

（一）选择好系统的结构

在一个系统的设计开发之中，最关键的一点，就是选择好系统的结构。不同的系统所需要的结构和体系都是不一样的，尤其是对那些比较复杂的系统来说，没有设计出一个合适的结构便不可能会成功。在目前的办公自动化系统的开发之中，有两种主要的结构，是根据终端来决定的。第一种结构是B/S结构，也就是浏览器/服务器结构，这种结构主要的

核心是服务器，而且客户只需要连接好服务器，通过浏览器就能够使用这种系统，处理事务，而不需要安装特定的软件。第二种结构就是C/S结构，也就是客户端/服务器结构，如名字所示，跟第一种明显不同的是这种结构需要安装特定的应用程序才能使用系统结构，进行事务处理和操作。

这两种结构都是如今的主流，但B/S结构相对于C/S来说较占优势。因为B/S不需要安装特定软件，且操作简单，使用难度较低，易被客户接受，兼容性比C/S好，投入的费用较低，系统安全、稳定、可靠，容易进行管理，等等，这些都是B/S的优点。

（二）选择合适的开发工具

现今的开发工具主要有几种，比如Asp，LotusNotes，Vb。其中第一种Asp与第三种Vb结合起来使用的话，比其他几种都要显得灵活、直观。由于Asp和Vb结合起来时其扩展性和兼容性较良好，所以在其之上打好基础之后，未来要进行开发以及升级都比较适合。而LotusNotes最不好的就是开发成本十分高，且其较为单一、不灵活。

三、办公自动化系统的实现

公文处理是办公自动化系统的基本的功能。在这之上还需要各种各样的管理功能。通过大量的办公自动化案例我们得出，大部分办公自动化系统都需要以下这些系统功能。

第一是管理档案。档案是办公系统的基本，如何处理好

各种各样的档案，对其进行分类、标志等也要求一定的高效性。第二是公文运转。这是对各种的公文进行处理，包括了对其拟稿、审核、核稿、校对打印等等。第三是对会议进行管理。此系统包括了对会议的时间、地点、人员和纪要等等信息的管理。第四是信息服务系统。此系统较为繁琐复杂，不仅包含了公共的信息、办公、政务信息，还包括了个人信息等。最后一个不可或缺的，是系统维护，对出现故障的系统进行维修或保护系统不被损害。

四、办公自动化系统的特点

办公自动化系统的各个子系统一般都是进行模块化管理，这样就可以比较灵活地进行根据各种需要来添加或者删除子系统。对于一些需要发布到特定地方的特定信息，可以使用特定的信息发布工具来自定义其发布的内容。其中系统所有的模板功能、信息维护功能，能使各种类型的信息发布到网上，还可以进行信息维护。办公自动化系统支持各种的文件格式，例如Wrod、Excel、Txt等等，还包括一些音频和视频文件。在编辑文案的时候可以对其进行修改、保存草稿，还能自动整理修改文案，生成先前设定好的文稿格式。

五、结束语

办公自动化，也叫做行政办公管理信息化，它是电子政务的基础。现今的办公自动化系统取代了传统的办公系统，同时也克服了传统办公系统的不足，能够满足现今发展的各

样管理系统。办公自动化有着十分多的优点，安全、完整、真实、智能、准确等等。不同于以往的信息传阅需要依靠纸张来进行信息的阅读及处理，办公自动化不仅仅节约了资源，还实现了信息传阅快速化、高效化等功能，使得办公效率得到了极大的提升。员工们只需要通过上网便能了解各种工作的信息。但同时，我们应该要注意到办公自动化的弊端和缺陷，对其进行更深层次的改进以及解决其不良反应。

参考文献：

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