集中采购流程

集中采购流程

一、前言

集中采购是公司经营管理活动中非常重要的环节，全体员工和各级管理人员应按自己的岗位职责承担与集中采购相关的责任，不得将集中采购推给财务部或个别人员身上，应上下通力合作积极参与，提升采购效能和采购性价比，降低采购成本和采购风险，维护公司利益。各级管理人员、职能部门和财务部要加强集中采购组织管理。

二、部门职责

（一）集中采购需求部门的主要职责

需求部门集中采购流程：提出采购需求→搜索分析合作伙伴信息→推荐谈判人→确定采购优先级别和采购时限→提供合作伙伴收集渠道、方式→制定集中采购谈判方案或要点并报相关权责人审核→根据集中采购不同阶段分别派人参与采购谈判、采购执行、采购物流仓储、采购货物核对、质量检查→验收。

1、根据工作目标、任务和已审批的预算，向市场产品发展部与财务部提出采购需求，编制采购需求说明；

2、搜集初次合作伙伴的基本信息、整体实力、内部结构、运作流程、经办人或负责人在组织中的地位、评估支付或履约能力以及在同行业中的地位；若需组织上门考察，报职能部门及分管副总同意后方能组织2人以上进行实地考察，并在采购需求中详细描述考察内容及考察评价结果，对初次合作伙伴一般应向市场产品发展部与财务部推荐三家，最少应推荐两家；

3、对采购的物品、货物、服务应详细描述材料、加工、安装、售后、品牌、与行业内知名企业（原厂商）质量差异内容，对型号、配置、功能、服务等基本要素进行对比说明，找出每个推荐合作伙伴的品质差别，按行业惯例整体采购，绝不允许自行撤段报价，特别是价格因素的构成应介绍清楚，找到价格差异的核心点和关键点，提升后期谈判与执行效率；

4、向市场产品发展部和财务部推荐第一轮或第二轮谈判人，指出他们的特长与专业特点；

5、根据公司需要或业务项目执行方案，提出采购物品、货物和服务的先后顺序和具体采购时限；

6、向市场产品发展部和财务部提供合作伙伴收集渠道、方式，特别是不常见或专业性强的货物应介绍清楚；

7、在市场产品发展部的组织下，编制集中采购谈判方案或要点并报相关权责人和权责部门审核或审批，派人参与集中采购谈判、采购执行、采购物流仓储、采购货物品牌、型号核对、质量检查和验收，在验收单上签字确认并对采购质量结果负直接责任；

8、严格执行公司的财经纪律，在财务部统一领导下，参与集中采购工作的其他相关事宜。

（二）市场产品发展部的主要职责

市场产品发展部集中采购组织管理流程：根据需求部门编制的采购需求说明审核各部门采购需求→确定采购档次或价格区间→预算审查，提出预算执行顺序与策略→审查询价程序或考察程序→参与谈判→

建立红白黑名单库→协助财务部组织采购询价、采购谈判、采购执行、物流仓储、采购验收和采购核算等工作

1、对经营性采购协助财务部按营销经费管理原则进行组织管理；

2、审查一线部门和生产部门的采购需求编写质量，根据经营需求或合同订单内容，确定采购档次或价格区间，提交权责领导审批后提交财务部；

3、对需求部门的采购需求进行预算审查，向财务部提出预算执行顺序与策略，对不符合预算和营销经费管理的要求予以拒绝；

4、对需求部门的询价程序和上门组织的考察程序进行审查，向财务部提出审查意见，必要时在财务部的统一组织下对采购需求进行单独或联合询价并向财务部提出采购建议；

5、在财务部的领导下，派员参与集中采购的第一轮或第二轮谈判，并在谈判函中签字确认。必要时组织需求部门在谈判前编写谈判要点或谈判方案，对经营性采购负管理责任；

6、建立红白黑名单库，提出红白黑名增加和删除名单，报财务部经理审批同意后进行更新管理，并在办公OA上公布；

7、协助财务部组织采购询价、采购谈判、采购执行、物流仓储、采购验收和采购核算等工作，提升集中采购效能；

8、严格执行公司的财经纪律，做好集中采购风险防范管理，在财务部统一领导下，参与集中采购工作的其他相关事宜。

（三）行政部的主要职责

行政部集中采购组织管理流程：审核各部门非经营性采购需求→确定

采购档次或价格区间→预算审查，提出预算执行顺序与策略→审查询价程序或考察程序→参与谈判→组织执行定点采购→协助财务部组织采购执行、采购验收和采购核算等工作

1、对非经营性采购协助财务部按非经营性经费管理原则进行组织管理，并对所有集中采购的物流仓储和采购验收负直接责任；

2、审查各部门非经营性采购需求编写质量，根据需求内容确定采购档次或价格区间，提交权责领导审批后提交财务部；

3、对需求部门的采购需求进行预算审查，向财务部提出预算执行顺序与策略，对不符合预算和非经营性经费管理的要求予以拒绝；

4、对需求部门的询价程序和上门组织的考察程序进行审查，向财务部提出审查意见，必要时在财务部的统一组织下对采购需求进行单独或联合询价并向财务部提出采购建议；

5、在财务部的领导下，派员参与非经营性集中采购的第一轮或第二轮谈判，并在谈判函中签字确认。必要时在谈判前编写谈判要点或谈判方案，对非经营性采购负管理责任；

6、按集中采购执行权限，负责定点采购的组织执行，对执行结果负责；

7、协助财务部组织采购执行、采购验收和采购核算等工作，提升采购效能。对所有集中采购的物流仓储组织人员按相关制度对供货周期、运输方式、物流组织、临时仓储等工作进行综合管理并执行到位；对所有集中采购的货物或服务进行全面验收，按合同条款或谈判函要求进行逐项清点验收，在验收单上签字确认并对验收结果负责；

8、严格执行公司的财经纪律，做好集中采购风险防范管理，在财务部统一领导下，参与集中采购工作的其他相关事宜。

（四）财务部的主要职责

财务部集中采购组织管理流程：采购前预算审查→采购前询价审查→需求审查→确定采购级别或类型→确定采购优先级别和采购时限→审查谈判方案确定谈判轮次→组织需求和职能部门谈判→确定合作方名次顺序→采购决策→监督需求和职能部门合同签订→组织需求与职能部门下达供货通知书和验收通知书→合同支付→组织需求职能部门或行政部采购执行→行政部组织物流仓储→行政部组织采购验收→行政部组织采购货物移交使用或入库→采购结算或合同支付→采购核算和评价。

1、财务部是集中采购的组织和管理部门，代表公司对集中采购各环节进行组织领导，对采购组织管理负直接责任，按公司相关制度权限对违规部门违规人员实施考核和奖罚，从源头上防范集中采购各类风险的发生；

2、审查各部门提出的采购需求，严格检查集中采购预算的合法性和合理性，按权限审核或审批集中采购询价、上门考察、采购谈判、采购决策、采购执行、物流仓储、采购验收等人员的组织管理，严格执行询价人员和上门考察人员与谈判人员、多轮谈判人员与决策人员、执行人员、验收人员为不同人员组成的规定。特别是谈判人员不参与决策、决策人员不参与谈判且不得与供应商见面的规定要坚决执行到位，杜绝各类采购事故和风险的发生；