秘书工作职责实施细则

秘书工作职责实施细则
秘书工作职责实施细则
第一章负责主管领导的内务工作
内务工作是秘书日常工作的重要任务之一。

内务工作具有烦琐事务多、服务性强、管理性强、突发事务多等特点。

内务工作需要工作人员具有较强的临机处理能力，根据具体事务的具体情况做出正确的处理。

第一节办公环境维护
办公室的室内室外是否整齐、清洁、幽美，在一定程度上可以反映出公司的精神面貌。

加强环境管理，保持室内外卫生，创造一个良好的工作环境，有利于工作人员的身心健康。

同时，也给来访宾客一个很好的印象。

办公环境维护的要求：办公环境舒适幽雅，做到窗明几净。

办公桌物品摆放有序。

文件、图书整齐规范。

1、每天准时上班、开窗通风。

2、每天早上将办公室打扫一遍，办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次，访客走后，根据具体情况及时清理，时刻保持办公室整洁。

3、清理花木，鲜花定期换水，其他花木无枯叶、杂草。

4、及时清理办公室垃圾，不让垃圾在室内过夜。

5、每天下班前，检查办公室电源、门窗是否关闭，不留安全隐患。

第二节日程安排及提醒
在日常工作中，主管领导由于事务繁忙，对所有事务不可能面面俱到，秘书人员的及时提醒，有利于领导在做好公司重要事情的同时也能兼顾其他具体事务，使主管领导在工作中更加的游刃有余。

1、根据主管领导的工作，制定当月重要的日程安排，本周需要制定下周的日程安排。

每天早上提醒主管领导当日及次日的日程安排。

2、将领导日程中需要秘书处理的事情，分轻重缓急请示领导，正确办理。

3、做好自己的季度、月度及周、日的日程安排，按日程工作。

4、对于当日通知的工作，要分轻重缓急，能自己解决的自己解决，需要请示的，依据指示办理。

5、当天工作当天完成，不能完成的，做好备忘。

6、主管领导或下级有事应该及时提醒，做好后勤服务工作。

7、领导的生日或下级的生日，要及时提醒同事，做好庆祝工作。

8、注意收集当天及未来三日内天气、交通等信息，以方便领导出行。

第三节负责日常访客的接待工作
日常接待主要是指办公室往来宾客，以及公司内部人员的接待工作。

日常接待工作中要切实做到热情主动，周到细致，文明礼貌，井井有条。

1、引导来访宾客入座，倒好茶水。

2、询问来访宾客的基本情况，了解来访目的，有无预约及身份情况。

3、索要来访宾客的名片。

4、及时向领导请示。

5、按领导意见安排会面。

6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

第四节日常事务的管理
当好领导的助手，管理好领导的日常事务，为领导工作创造方便条件，是秘书工作的根本宗旨。

秘书为领导服务的优劣，直接影响到领导的工作成就。

秘书的管理作用就是要千方百计为领导节省时间。

秘书对领导的日常事务管理的大部分是程序式的，具有一定的规律性，只要认真、勤奋并善于研究和改进工作方法，这方面的作用就能充分得到发挥。

秘书对领导日常事务的管理作用，有以下几个方面：
一、了解公司的工作流程和管理制度
1、熟悉公司的各项工作流程，严格按流程进行工作。

2、了解公司各个部门的管理制度，严格遵守各个部门
第3页共23页
的制度。

3、该请示签字的，决不擅自做主
二、日常管理的辅助性事务
1、管理好文件、信函，做到领导随用随提供，不误事。

2、筛选处理好各方面的报告、简报、参阅资料以及信息、信件，分出轻重缓急，交领导审阅。

3、对领导批阅的文件、函件及时登记、转递、催办、上报。

4、安排好领导社会活动的日程表，使领导的活动条理有序。

5、为领导召开或出席会议做好准备。

6、为领导外出做好材料、资金、车辆等各项准备，并要实现做好必要的联络工作。

第五节做领导工作上的得力助手
秘书是领导工作的参谋和助手。

秘书素质的高低，工作质量的好坏，在工作岗位上所起作用的大小，对公司和主管领导的工作成效有着直接的影响。

秘书处在公司的核心部位工作，每天要处理大量的事务性工作。

秘书的这种特殊的工作条件，其作用具有不可替代性。

一、做领导的得力参谋
在现代的各类机关、企事业单位，无不重视智囊人员的咨询作用，而秘书是领导最直接、最可靠、最及时的智囊人
员。

他为领导提供满意的或最优化的方案、策略和方法，为领导进行决策服务，从而为公司的发展作出贡献。

1、在深入调查研究，占有大量资料的基础上，对公司的各种问题进行科学预测，主动向领导提出建议和意见；对一个时期内工作中出现的某些偏差及时提示给领导，以便纠正。

2、领导在讨论某项工作或对某项工作作出正确决议之前，及时向领导提供准确的信息，可靠的资料和情况，供领导决策时参考。

3、在领导遇到难以解决的重大问题时，应领导要求，广泛搜集各方面的意见，查找相关规定，为领导提供解决问题的意见和方案。

4、对提交领导审阅的文件、信函事先提出要点和审批方案，供领导参考。

5、记录领导基本信息，如联系方式，学历证书、护照号、照片、身份证号码等，方便日后工作。

6、对自己的工作一周一汇报、一总结。

二、工作中的协调作用
1、及时向领导转达上级的指示和上级要求本级办理的其它工作事项。

2、按领导要求传达对下级的指示、指令、意见和要求。

3、负责下级部门的电话请示，工作报告等事宜的传递
第5页共23页
和答复。

4、做好与各部门沟通、协调工作。

第二章接待工作
社会是由形形色色的人组成的，只要社会在前进、在发展，人与人之间、单位与单位之间的人际交往就不会停止，而且社会越发达，这种交往就越频繁。

只要有这种交往的存在，就有为这种而交往提供服务的必要。

公司领导处在一切公司事务的核心，经常会承担大量的接待任务。

因此，做为秘书必须诚恳、热情、耐心、细致地搞好这项工作。

本章接待工作主要是指与公司有业务往来的外地客户，参加公司会议的外来宾客，以及其它重大商务活动的接待工作。

第一节宾客到达前的准备工作
接待工作不是从宾客抵达后才开始的，而是从接到来客的通知开始的。

来宾接待的准备工作，是整个接待工作中的重要环节，也是做好接待工作的关键。

准备工作做得充分，接待工作就有了良好的基础，防止发生忙乱、被动的现象。

准备工作不充分，就难以达到应有的工作质量和接待效果。

接待的准备工作包括以下具体环节：
一、弄清来宾的基本情况
1、了解来宾的单位、姓名、身份、性别、民族、人数、联系方式等。

2、了解来宾的来访目的。

3、弄清来宾的抵达日期、准确时间、交通工具。

二、向主管领导报告
1、将所掌握的来宾信息报告给领导。

2、听取领导的意见，按领导指示安排。

三、制定接待计划
1、按领导的指示和来宾的情况制定接待计划。

2、在汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、活动方式、日程安排等方面提出具体意见，报请领导批准，保证接待工作有计划进行。

四、落实接待计划
1、通知宾馆安排房间和用餐，落实来宾的食宿地点；
2、安排接待用车，通知陪同人员；
3、有文娱活动的，根据领导意见安排文娱活动。

第二节宾客到达后的服务工作
来宾抵达后，接待工作进入第二阶段，即正式接待工作开始。

在这一阶段中，应按事先确定的接待计划和安排，一环一环地做好服务工作。

具体包括：
一、迎接客人
1、需要去机场、车站的迎接的要及时安排车辆和人员
第7页共23页
作好迎接工作。

2、以礼相待，上车、就餐等应宾客优先，并核准人数和携带的物品后再上车。

二、安排好宾客的生活
1、来宾到达宾馆后，将宾客引入客房，倒上茶水，安排住下。

2、告知来宾的就餐的地点，必要时到用餐时间可由专人主动把客人请到餐厅用餐。

3、接待用车要随叫随到。

三、协商商议活动日程
1、向宾客介绍日程安排，并征求对方的意见。

2、根据确定的活动内容、日程、方式，调整接待工作计划，并把变动情况及时通知有关方面。

3、根据确定好的日程安排，有计划、有步骤的执行。

第三节宾客离去时的收尾工作
来宾公务活动结束后，接待工作进入第三阶段，即收尾阶段。

这时接待工作虽然处于尾声，但仍要善始善终地做好最后一道程序的接待工作，使来宾满意而归。

1、征求来宾对接待工作的意见，以便改进工作，询问来宾还有什么新的需求和需要办理的事宜。

2、订购返程的的车票、机票等。

3、安排送客车辆。

第三章文档管理
文档管理工作是公司正常经营管理不可缺少的一部分，公司的一切经营管理工作均应该有完整的记录，各种文档作为记录的载体，是公司各部门工作成效的客观见证，同时又为公司今后进一步开展工作提供参考。

文档管理工作的要求：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。

第一节档案管理
档案管理工作不仅是领导工作的助手，秘书工作的一部分，而其本身就是构成公司全部工作要素之一，是保证各项工作正常运行大系统中的一个子系统。

档案管理工作的原则：保持文件之间的历史联系，使整理完毕的档案能够反应工作活动的历史真实面貌，便于保管和利用。

一、各种表格文件要分类管理，合理存放
1、案卷多柜存放的应当绘制案卷存放的示意图。

2、建立全卷宗以积累存储本公司案卷的立卷说明，分类方案、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

3、对声像档案的保管应选择环境安全，温度适中的地方予以存放。

4、应定期对档案保管的状况进行检查，并作记录。

发现情况及时采取有效措施保护档案安全。

如遇特殊情况，应
第9页共23页
及时检查，发现问题及时解决。

5、正确使用各种表格文件，做到表格文件正规化、清晰化、科学化。

二、各种文书档案要按积累情况及时进行存档，并分类清晰，便于查阅
档案的存档必须遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

1、归档的文件材料和种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，收发文件与原件，多种文字形成同一文件，分别立在一起，不得分开。

3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷。

跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议的开幕年立卷；其他材料的立卷应该按有关规定执行。

4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后、正件在前、附件在后、印件在前、定稿在后；其他文件材料依其形成的特点按照有关规定排列。

5、卷内的文件材料应该按排列顺序，依次编写页号或
件号，图表和声像材料也应该在装具或音像材料的背面逐件编号。

6、有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内；若无情况可说明，也应将立卷人检查人的姓名和时间填上以示负责；备考表应置卷尾。

7、声像材料应用文字标出摄像和录音的对象、地点、时间、中心内容、拍摄者和制作人。

三、做好废旧档案的销毁工作
鉴定档案的保存价值，确定没有保存价值的就应剔出销毁。

已过保管期限并确无继续保存价值的案卷，也应销毁。

确定已过保管期限需销毁的档案，一定要直接阅卷，重新认识起保存价值，不能以为已经到期的档案就可以销毁。

1、建立严格、明确的销毁制度。

2、以全宗为单位撰写销毁档案的书面请示并编制销毁清册。

3、注意销毁方法。

经领导批准销毁的档案不可随意处理，一般应用碎纸机处理。

4、销毁档案应两人监销，防止档案遗失和泄密。

销毁后要在销毁清册上签字，以示负责。

四、做好与公司档案室的衔接工作
与公司档案室的衔接必须熟悉了解公司档案管理制度，清楚档案提取流程，有利于秘书日常工作。

第11页共23页
1、办公室不常用的文件要及时归公司档案室。

2、公司重要的文件使用完毕之后，及时交由公司档案室保存。

3、认真遵守公司档案保管制度，在档案室领取文件要认真登记，并及时归还。

五、做好文秘档案收集及保密工作
文秘档案收集工作需要秘书工作人员具有较强的鉴别能力、逻辑处理能力等。

文秘档案收集过程中要突出档案的价值，合理收集，同时应当参照文档保密工作原则做好保密工作。

1、在收集档案过程中，应突出档案的目的性、保证档案的真实性、注意档案的实效性、保持档案的系统性、注意档案的全面性。

2、需要保密的文件都应严格执行登记制度，努力把好各道关口，做到环环有手续，件件有着落。

3、要建立领导阅批文件登记簿。

4、组织传阅或借阅文件必须办理签收手续。

第二节文书管理
公司在日常工作中，为了行使职权或进行联系，在各部门之间经常发生文书往来。

为了使文书工作有条不紊的进行，使往来文书得到迅速、及时的处理，必须对文书工作进行科学组织和管理。

一、文书起草
文书的起草工作是秘书工作中比较常见的部分。

起草文书需要根据文书的实际要求合理化编排，同时应做到字迹清晰，条理明澈，用词得当。

1、负责起草公司有关文件（简报、通知、报表等），并及时交由领导审批。

2、负责起草公司领导其它场合的发言文稿（年终联谊、供货商洽谈、职工招聘、公司简介等），并及时交由领导审阅。

二、文书收发
文书收发工作是秘书文档工作的重要组成部分。

收发工作涉及公司多个环节的同时也涉及到外来文件的处理。

㈠收文
1、签收
无论是公司外收发还是内收发，在签收文件时都要认真细致，不可马虎大意。

应切实注意：
①根据送件簿和送件清单的记载逐件检查。

②清点文件总数和清单上的总数是否一致。

③签字要写全名、字迹清楚。

2、登记
登记，是管理文件的帐目，一切文件的运转、查找、催办和统计，都要依靠它。

为此，收文登记是一项重要的基础
第13页共23页
工作，必须认真做好。

①收文登记一般采取簿式登记和联单式登记较为适用。

②登记项目要合理、简明、实用。

逐格登记，不随意删减，便于统计。

③登记要字迹清楚，标题要完整无缺，以便永久保存。

3、承办
①内部文件，做好收文记录并放置在接待处理文件夹内，便于领导看阅。

②内部通知、报告、及时送交领导审阅，根据批示正确办理。

③对外来文件填写收文处理单，对文件进行编号，及时送批和传递发放并留下记录。

④外来公函，通知及文字资料，及时送领导审阅，根据批示正确办理。

⑤公司各部门送交领导签字的，根据送交人意见给予及时办理。

（二）发文
1、拟稿
①拟稿应符合公司有关规定。

②文件发送范围要写得明确、具体。

③拟稿人要把形成文稿有关文字资料和拟稿的依
据附在原稿后面。

④以领导名义发文的文稿要经领导审核签字，涉及其它部门问题要送其它部门会签。

2、签发
①涉及全局性的重要文件由主要领导签发，或者经过会议讨论通过的由主要领导人签发。

②涉及某一方面问题的文件，由分管领导签发。

3、编号登记
①检查签发手续是否合乎规定，确认签发有效后再进行登记。

②登记时要逐项填写，不得缺项，公文标题要逐字填写，字迹要清楚。

③要在文件定稿上填写发文字号及打印份数；同时，要填好“发文呈批卡片”，以备随时发文。

④把不需要随同文件打印的附件摘下，注明是某号文件的附注，放在固定的地方，以待文件打印好后归档并整理。

第四章会务管理
会议已成为各级各类机关和企事业单位商讨问题，检查部署工作，总结经验和进行决策的重要方式。

做好会议的组织与管理工作，是各种单位的重要任务之一。

任何一种会议，都要有组织、有计划地进行，都要有会前的准备、会中的管理和服务、会议的善后处理工作。

会议
第15页共23页
各个阶段的管理和服务工作，统称为会务工作。

在会议秘书工作中，会务始终占有重要地位。

主要的任务是：认真做好会前的各项准备工作，严密地组织好会中的各项活动，热情周到地搞好会间的服务；善始善终地做好会议的结束工作。

会务工作的原则：
1、把握会议指导思想。

2、掌握会议组织领导情况。

3、当好参谋助手。

会务管理工作的要求：
1、要有高度的责任感和严谨扎实的工作作风，集中精力、抓紧时间、埋头苦干、讲究效率、迅速、准确、及时、周到地完成会议各个环节的管理和服务作用。

2、要认真学习业务，提高业务水平和文字能力。

3、要谦虚，谨慎，礼貌待人。

4、要做好保密工作。

会议分类：1、董事会2、股东会3总经理办公会4、部门经理例会5、工作例会等。

第一节会前准备
认真做好会前准备工作，是开好会议的前提，主要包括以下一些内容。

一、会议议题的拟定。

1、确定会议的负责人。

2、对有不同意见的问题，要把不同意见申述清楚，提出几个方案供领导选择。

3、有计划听取各方面的意见，积累议题，掌握情况，不要零打碎敲。

4、议题需要讨论的部分应提前收集议点，按照事情的轻重缓急排出顺序，交由领导决定。

二、收集材料，起草发言稿。

1、根据会议的实际情况，需要领导发言的起草发言稿。

如职工表彰大会，发言稿应突出职工先进事迹，公司领导肯定职工工作等内容。

2、发言稿语言要通俗易懂，见解精炼。

3、秘书处应及时通知有关部门准备文件、材料等。

①准备文件，材料要全面、突出重点、结合中心并兼顾其它方面。

②决策性会议涉及部门较多，应设置一个部门牵头进行准备工作，如公司秘书处牵头，各部门文件由秘书处统一整理、分类、准备。

三、确定与会人员及制发会议通知
1、确定出席范围，掌握参加会议人员名单
2、起草简单明了的会议通知。

3、会议通知要写清楚会议名称，内容，会议开始时间，
第17页共23页
会期，地点参加会议人员，联系单位等。

4、重要会议的会议通知发出后，需要跟踪落实，查询会议通知是否已经送达。

5、公司的各种例会及其他小型会议，应事先和有关人员联系，如电话通知，人员通知等。

6、提醒有关人员按时到会，以保证会议按期顺利进行。

四、会议场所的确定及会场布置。

1、会议场所的确定。

①根据会议内容、规模和会议的效果综合考虑会议地点。

②根据领导意见来确定会议地点。

2、会场布置。

①会场布置要与会议内容相协调。

②会标书写端庄，醒目大方，悬挂适中、得体。

③与会人员座次安排合理。

④妥善安排会议音响效果、照明设施、通讯设备、录音、录像、茶水杯盘、安全措施等。

⑤保持会场整齐清洁。

第二节会议期间工作
搞好会议期间的服务，是保证会议顺利进行的重要条件，会议服务的内容是：
一、会议签到
1、记录缺席人员名单
2、会议签到结束后向会议负责人报告出/缺席情况。

二、会议期间的服务
1、引导与会人员就座。

2、分发会议文件，资料。

3、及时添加茶水、水果等。

三、会议记录和编发会议简报
1、会前认真阅读会议文件，熟悉与会人员名单。

2、开会时要集中精力，做好会议记录，会后认真核对记录。

3、会议记录必须真实、准确、全面、完整、不得随意改动。

4、必须遵守保密制度，不得随意泄露会议内容。

5、会议记录必须妥善保管，不得外传或遗失。

6、如要印发整理后的会议记录，须经会议负责人核实同意。

7、会议记录的整理要做到语言文字规范化，不能更改原意。

第三节会议结束后的工作
会议结束和会后处理工作主要是指对会议文件、会场清洁、仪器设备的处理工作等。

具体有以下内容：
一、整理会议纪要。

第19页共23页
1、会议纪要是会议主要精神的阐发，也是会后对会议贯彻执行的依据，应认真书写。

2、会议纪要要具体、简明、扼要。

3、忠实于实际，不可搀杂个人意见，不可随意增减发挥。

4、做好文件的清理归档工作。

①分类将会议文件进行归档。

②作好会议文件归档的编号、主要内容等登记工作，以便查阅。

二、做好会议总结
1、集中归结会议讨论的意见。

2、注意会议反映出来的新鲜思想及新的要求和方案。

3、将意见、方案等整理成文。

三、安排与会人员离会
1、掌握与会人员资料，代为购买车票、机票。

2、需要暂留的，安排好食、宿等。

四、回收会议设备。

如音箱、投影仪等设备应妥善处理
第四节特殊情况的处理
会议进行过程中，可能出现临时变动，如
调整议题、变更日程、改变会场、查找文件资料、临时找人、增加会议人员、传达意见、以及其他临时会议等等。

会议工作人员都应根据情况，做好临时调度工作。

第五章保密工作
保守企业的机密，是关系到企业顺利发展，保护企业利益，保障企业安全的一项大事。

保密工作是企业的各个部门的一项重要职责。

企业的各个部门必须高度重视，认真做好保密工作。

第一节文书工作中的保密
文书的保密是企业秘密的一种存在形式。

因为它数量大，内容多，涉及公司很多重要信息。

文书的保密工作做的不到位，会给公司造成很大的经济损失。

所以，文书的保密至关重要。

文书保密工作具体内容包括：
1、一切秘密文件在印发前都要规定发放范围。

2、复印文件必须请示，履行审批，登记手续，并将复印件按原件要求管理。

3、收、发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，都应严格执行登记制度。

4、外出工作必须携带秘密文件的，须经领导批准，并办理登记手续，同时还要采取安全措施。

第21页共23页。