档案知识培训资料

装订 排列文件
装盒 编制归档文件目录
文件编号
一、收集文件 收集文件，就是通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人
手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。 （一）收集文件的意义 收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材
料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开 展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
（一）分类方法 分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之间异同点的根 据和准则。目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。 1、组织机构分类法
组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分 类。也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若 干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称。如：行政 综合部、人力资源部、财务部、运营管理部、工程部、稽核检查部、等 六个类名。
③一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批复文件所针 对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。
④未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，可暂 不归档，但必须妥善保管，以备查找。如此类请示文件较多，已没有批 复的可能，可单独整理。
二、区分归档范围 区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开 来。 （一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档 范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具 有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级 机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 （二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料， 任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临 时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的 信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文
1、一般情况下每份（单份）文件为一件。 2、文件正本与定稿为一件。 3、正文和附件为一件。 4、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 6、转发与被转发件为一件。 7、正文与文件处理单为一件。 8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为 一件。 10、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一 件。
第二 、 文件级整理程序 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况 下，文件级整理大致需要十二道程序，即收集文件、划分归档范围、分 年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编 制件号、编制归档文件目录、装盒。
收集文件 区分归档范围
分年度 分级别 分类别 分保管期限 修整文件
1、 本机关制定的法规政策性文件材料； 2、 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件
材料； 3、 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 4、 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，
重要的报告、总结、综合统计报表等； 5、 本机关机构演变、人事任免等材料； 6、 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 7、 同级机关、下级机关关于重要业务的来函、请示与本机
（13）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机 关工作活动的文章、图片、采播通知单等。
（14）本单位领导班子及成员的述职报告。 （15）创建文明单位及创建巾帼文明岗等活动资料（内必须附有 创建文件等材料，并按创建要求及标准进行要专卷保存） 4、检查已归档文件材料的质量 （1）收文的正件与附件是否齐全完整。 （2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。 （3）发文的定稿与印件是否齐全完整。 计算机输出的定稿，要附发文处理签，确定文件的真实性，领导修 改的文件，要存入文件作为文件的定稿，避免弄虚作假，以维护文件的 真实性和凭证性，确实发挥文件的法定效用。 （4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，定稿与印件是否残缺 不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。 （5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关 的批复是否齐全完整。如不完整，可依照下列方法处理。 对有批复缺请示的处理。一般讲，有批复肯定有请示，如缺请示文 件，应认真查询。一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出 请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。 对有请示缺批复的处理。 ①电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办理， 即成事实。此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上级注 明办理的具体情况，并加盖公章后归档。 ②直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。
高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。 3、帐外文件的收集 “帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。 （1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回
的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本 单位的典型材料。
（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。 （3）上级机关批转、转发本机关的文件。 （4）国家、省、市和上级主管部门领导视察、检查本机关、创建 活动、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。 （5）本机关召开的党组（党委、支部）会、总经理办公会、工作 会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件 材料。以及领导班子民主生活会报告。 （6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。 （7）本机关目标管理、创建活动、文明建设、廉政建设、计划生 育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。 （8）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。 （9）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位 职责等。 （10）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大 事记、年鉴、组织史、志书等。 （11）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的 批复。 （12）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。
示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
6、 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材 料；
7、 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻 执行的文件材料；
8、 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示 与本机关的复函、批复等文件材料；
9、 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重 要专题报告等文件材料。
关的复函、批复等文件材料。 （二）定期保管的文书档案主要包括：
1、 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 2、 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 3、 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 4、 本机关一般性事务管理文件材料 5、 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批
（二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归 档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移 交，集中管理，任何个人不得据为己有。 （三）收集工作的原则 齐全完整，是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，把本机关 制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。完整是对个体而 言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地都收 集起来，谓之完整。 1、全面收集 即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机 关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的， 还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料、报表、声像 材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。 2、重点收集 从机构方面讲，本机关行政部门为单位的收发部门，各内部机构等 是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、重 要的收发人员，文员、内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述 和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值
六、划分保管期限 保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文 件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。 根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保 管期限为永久和定期两种。永久，即在正常情况下，无限期地保存；定 期，分为30年和10年两种。 （一）永久保管的文书档案主要包括：
一般为党委（党组）下设的组织机构在前，行政下设的组织机构在 后，综合性机构在前，业务部门在后。
2、问题分类法 问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的 方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文 件分开。也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只 要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内，以集中反映某一 个问题的来龙去脉及办理情况。 类别排列的方法 （二）分类方案的编制 分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形式，它是用文字或 图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。是进行文件分类的 依据。一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同，编制统一的分类 方案，分类方案编制好后，一般不要随意变动，以保持其一致性和连续 性。 五、分级别 分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本 机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对 联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。
件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理 的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越 级抄报的文件材料。
三、分年度 分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集 中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按年度 分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。 （一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期） （二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入 请示年度。 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文 件，一并归入批转、转发年度。 四、分类别 分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异 同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。