档案基础业务知识培训资料
档案人员岗位培训基础知识(最全)
档案人员岗位培训基础知识第一章档案与档案工作概述第一节档案概要一、档案的概念（一）档案的概念《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。
二、档案的特点（一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。
这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。
（二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。
二者既有密切联系，又有显著区别。
其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。
（三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。
只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。
档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。
就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。
三、档案的种类在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。
(一)文书档案文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。
例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。
它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。
(二)科技档案科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。
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⑦其它涉及单位的重大事件和对单位产生 了重要影响的活动以及单位改组和撤销的 原因。
⑧个人全宗构成者主要介绍他们的姓名、 别名、出生年月、籍贯、职务、职称、主 要业绩、荣誉称号、简历及发表的论文、 出版的书籍等方面的材料。
机构设置沿革；人事任免奖惩；各种重要 会议；领导视察活动；上级重要指示；本 单位重要决定；各项中心工作；生产科研 成果；重点工程建设；较大自然灾害；重 大事故发生；外事活动；报刊有关报道； 以及其他需记事项。
（3)结构：
①题名。包括总
标题，记述事件的起
止时间，编者。
②目录。
③正文。大事记
的主体部分，主要由 大事时间和大事条目 组成。
（1）全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由单位名称、时间、主要职 能、隶属关系、单位主要负责人名录、内部机构 设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。
①单位名称按全称书写，通用简称书写在全称后 面的圆括号内。所有单位曾用名称按时间顺序书 写在全宗构成者的沿革中。
②时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写， 和下列内容有关的时间应反映在全宗构成 沿革中。
全宗介绍:又称“全宗指南”，以某一全宗 为对象范围，以文章叙述的形式对立档单 位及其档案的内容和成分价值情况进行报 导的一种参考资料。
全宗介绍由封页、正文、备注三部分 组成。
丹阳市XX局全宗介绍 （XXXX年-XXXX年）
全宗号：XXX
丹阳市XX局档案室编 XXXX年X月X日
正文包括：全宗构成者沿革简介、全 宗内档案情况简介、全宗内档案内容 与成份介绍。
档案人员岗位业务知识培训
档案人员岗位业务知识培训档案工作，就像是一座神秘的宝库，里面藏着无数珍贵的信息和故事。
而咱们档案人员，那就是守护这座宝库的卫士！要想把这份工作干得漂亮，扎实的岗位业务知识可不能少。
先说档案的收集，这可不能像个没头苍蝇乱撞。
得有一双火眼金睛，把有价值的资料从茫茫“文海”中挑出来。
这就好比在菜市场挑菜，得挑新鲜的、有用的，不能啥都往篮子里装。
要是没挑好，那后面的工作可就麻烦啦！档案的整理，那更是个细致活儿。
要像给书架上的书分类一样，把各种档案资料整理得井井有条。
这可不是简单地堆在一起，得按照一定的规则和标准来。
不然，找个东西就像大海捞针，多让人头疼！档案的保管，那可得小心翼翼。
就像照顾娇嫩的花朵，得给它合适的温度、湿度，不能让它受到一点儿伤害。
万一保管不当，资料受损，那不就成了大罪过？再说说档案的利用。
这就像是打开宝库的钥匙，要让需要的人能顺利找到他们想要的宝贝。
可不能把钥匙藏起来，让人干着急。
还有档案的信息化管理，这可是时代的潮流。
就跟我们从走路变成坐高铁一样，速度快、效率高。
但这也得小心，别在这高速路上“翻车”。
咱们做档案工作的，得有耐心、细心，还得有责任心。
想想看，如果因为咱们的疏忽，让重要的历史资料丢失或者混乱，那多对不起前人的努力和后人的期待啊！所以啊，参加这次岗位业务知识培训，那可是太重要啦！就像战士上战场前要磨好刀，咱们得把自己的本事练好。
多学一点知识，多掌握一些技巧，就能把工作做得更出色。
别觉得培训枯燥，这可是给自己充电的好机会。
好好学，认真听，把老师讲的都装到脑子里。
回去之后，在工作中大展身手，让咱们的档案工作像闪闪发光的宝石，为单位的发展贡献力量！。
档案基础知识培训
档案基础知识培训档案，作为信息资源的宝库，承载着社会信息的重要组成部分，其管理和利用直接关系到各个领域的高效运转和发展。
为了提高档案工作人员的专业素养和工作质量，培训是必不可少的一环。
本文将就档案基础知识进行培训，包括档案的定义、分类、管理以及保护等方面的内容。
一、档案的定义与分类1.1 档案的定义档案是指任何形式或介质的记录，无论其来自哪个行业或组织，都可以作为档案的组成部分。
档案具有记录、证明和保全的功能，是社会信息的重要存储形式。
1.2 档案的分类根据档案的形式和内容，可以将档案分为纸质档案和电子档案。
纸质档案是指以纸质作为载体的档案，包括文书、单据等；而电子档案是指以电子形式保存在计算机或其他电子设备中的档案。
二、档案管理2.1 档案管理的重要性档案管理的目标是确保档案的完整性、可靠性和可用性，有效管理档案可以提高工作效率、提供准确的历史参考和决策依据。
2.2 档案管理的基本原则（1）整理原则：按照文件类型、形式和内容对档案进行分类、排序和整理，便于检索和利用。
（2）存储原则：根据档案的重要性和使用频率，合理选择存储介质和存储环境，确保档案的安全和可保存性。
（3）检索原则：建立科学、规范的档案检索系统，提供高效的档案检索服务。
（4）鉴定原则：对档案进行鉴定，确认其真实性和合法性，并制定适当的保密措施。
三、档案保护3.1 档案保护的意义档案作为珍贵的历史遗产和信息资源，需要得到妥善的保护，以防止遗失、损坏或滥用。
3.2 档案保护的方法（1）物理保护：包括合理的存放、防火、防潮、防尘等物理措施，确保档案的安全和完整性。
（2）数字安全：对电子档案进行加密、备份和定期检查，防止数据丢失或被恶意篡改。
（3）环境保护：保持档案存放环境的恒温恒湿，防止因环境变化引起的档案损坏。
四、档案利用4.1 档案利用的意义档案利用是指通过查询和阅读档案，获取所需信息，提供历史参考和决策分析，促进学术研究和社会发展。
档案基本知识培训
文件级管理：将单个文件按一定规律进行独立管理的
方式。
（1）文件号：每个文件都有一个唯一的编号
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档案基本知识培训
一、档案基本概念
7、档案积累、归档工作的基本内容？ 档案积累一般在业务部门进行，它们必须负责收集
和管理好各种有价值的文件材料，并在规定的时间进 行档案的移交归档工作。
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档案基本知识培训
一、档案基本概念
11、档案统计的基本内容？ 档案统计包括基本情况统计和日常业务情况统计。 （1）基本情况主要包括档案管理人员情况统计、档
案工作人员情况统计、档案馆基本建设情况统计、档案设 备及装具统计、档案库藏情况统计。
（2)日常业务情况统计包括归档情况统计、查询利用 情况统计、鉴定情况统计。
一、档案基本概念
2、什么是立档单位？ 立档单位是满足下列要求的独立单位或团体： （1）具有独立的法人资格 （2）具有独立的人事权 （3）具有独立的财务权
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档案基本知识培训
一、档案基本概念
3、什么是全宗？ 全宗是一定范围内（通常为一个或几个立档单位）
所有档案的总和。全宗包括： (1)独立全宗（一个立档单位所有档案的总和） (2)联合全宗（几个立档单位所有档案的总和)内容？ 组卷（立卷）、 拆卷、分类、 排序、著录、
编目、上架。
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档案基本知识培训
一、档案基本概念
9、档案查询利用的基本内容？ 档案查询包括目录查询和全文检索： （1）目录查询是通过查询案卷目录或文件目录来找到相应
档案 （2）全文检索是与计算机技术密切相关的新型查询方式，
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档案基本知识培训
档案业务培训课件
水质工程学名词解释本页仅作为文档页封面，使用时可以删除This document is for reference only-rar21year.March1、活性污泥：污水经过一段时间的曝气后,水中会产生一种以好氧菌为主体的黄褐色絮凝体,其中含有大量的活性微生物,这种污泥絮体就是活性污泥。
2、混合液悬浮固体浓度 (MLSS)：在曝气池单位容积混合液内所含有的活性污泥固体物的总质量。
又称混合液污泥浓度。
3、混合液挥发性悬浮固体浓度 (MLVSS)：混合液中活性污泥有机性固体物质部分的浓度。
4、污泥沉降比 (SV)：混合液在量筒内静置 30min 后所形成沉淀污泥的容积占原混合液容积的百分率,以 %表示。
又称 30min 沉降率5、污泥容积指数(SVI)：从曝气池出口取出的混合液,经过 30min 静沉后,每克干污泥形成的沉淀污泥所占有的容积,以 mL 计。
简称污泥指数。
6、活性污泥的比耗氧速率 (SOUR)：单位重量的活性污泥在单位时间内所能消耗的溶解氧量。
单位为 mgO 2/(gMLVSS·h )或 mgO 2/(gMLSS·h ) 。
7、污泥龄：在曝气池内,微生物从其生长到排出的平均停留时间,也就是曝气池内的微生物全部更新一次所需要的时间。
8、污泥回流比：从二沉池返回到曝气池的回流污泥量 Q R 与污水流量 Q 之比。
常用 %表示。
9、 AB 工艺：吸附—生物降解工艺的简称。
即“预处理 ---初沉池 ---曝气池 ---二沉池”存在的去除难降解有机物和脱氮除磷效率低及投资运行费用高等问题, 开发的新型污水生物处理工艺。
10、 SBR 工艺 :序列间歇式活性污泥法的简称,是一种按间歇曝气方式来运行的活性污泥污水处理技术,又称序批式活性污泥法。
与传统污水处理工艺不同, SBR 技术采用时间分割的操作方式替代空间分割的操作方式, 非稳定生化反应替代稳态生化反应, 静置理想沉淀替代传统的动态沉淀。
档案业务基础培训
三、各类档案的收集、移交
收集是一项艰苦的工作。
收集工作是档案工作的基础和起点，收集工作的质量决定档案工 作的整体质量
收集工作也是档案部门在档案工作的所有环节中最难把握的一个 环节
做好收集工作需要“三心”、“三勤”，即耐心、细心、责任心； 嘴勤、手勤、脚勤。
2、照片以自然张为单位，对于一组（张）主题紧密联系的照节 片，要增加总说明。
***总裁与***（左一，****有限公司 总经理 ）、***（左二，***经理 ）合影
拍摄者：XXX
拍摄时间：20100315
拍摄地点：XXXXXXX
实物
要求： 应附有关颁奖单位、赠送单位（人）实物名称、保存价值等文字 说明。
档案重在收集。资料收集进档案室，不管当时它所反映的
内容是什么，本身所包含的信息会随着时间的变化而变改。可以 由绝密文件变成普通文件，也有可能由普通文件变成珍贵历史材 料。
三、各类档案的收集、移交
档案移交 是指文件材料保管者或所有者变更的过程。 在移交过程中，会产生相关的文据，即档案移 交清单。
移交清单由两部分组成
档案与资料的区别
1、来源不同： 档案是本单位履行职能活动中直接形成的文字 转化而来的，具有直接性、固定性；
资料则是通过购置、复制、交换得到的或自行 编制而形成的，是间接的，不确定的。
一、企业档案的定义及基本构成
档案与资料的区别
2、价值不同： 档案是原始的历史记录，具有凭证价值； 资料是为了工作查考之需搜集来的第二手材料， 只有参考作用而无凭证价值。
一、企业档案的定义及基本构成
DA／T l —2000 档案工作基本术语
企业档案 business records 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的
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谢 谢！
档案的保管
库房管理：分库储存、合理安排、 库位管理。
档案流动中的保护：档案在各个管 理环节中一般的安全防护。 档案保护技术：温湿度控制技术、 虫害防治技术、档案修复技术。
档案保管工作的条件： 1、档案库房的要求： a 远离易燃易爆场所和腐蚀性气源。 b 避免“顶天立地”。 c 便于档案的疏散、搬运。 d 防尘处理、门窗加固增强密闭性能、电 源要能单独控制。
关于各类档案的进馆范围 1移交档案进馆时，须同时移交本单位编制的 档案目录及对档案内容具有补充作用的各 种刊物和专题材料。 2具有相应电子文件的文书档案，移交进馆时 其电子文件及电子目录一并移交进馆。无 电子文件的纸质文书档案，移交进馆时亦 须将其档案目录录入磁盘，一并移交进馆。 3凡首次移交档案进馆的单位，应负责编写本 单位历史沿革（包括本单位性质、职能、 隶属关系、主要领导人任职情况及本单位 档案分类编号方法等）。
档案的移交和接收进馆
各公司形成的档案在本公司 保存一定年限后，要按规定移交 给招商局档案馆。这就需要明确 移交范围、移交质量、移交时间、 移交手续等。
进馆范围 进馆范围针对每个档案门类， 都进行了详细的规定。需要特别 指出的是，集团普发性文件材料， 各一级公司及办事处不应将其列 入进馆范围，以避免重复进馆。 对已立卷整理的档案，各单位应 从中永久、长期卷中剔除集团普 发性文件。
组织沿革编写方法有四种：
编年法 系列法 阶段法 问题法
编年法：以时间为主线，先将材料按年 度分开，再按年度顺序，逐年列出本单 位机构设置和人员任免等情况。这种方 法适用于组织机构经常变化的单位。 系列法：以组织机构为主线，将第一机 构及其主要领导成员的变化作为一个系 列编者按写出。这种子方法能够比较清 楚地反映一个单位整个组织体系和每一 个机构及其主要领导成员的变化情况， 适用于组织机构比较稳定的单位。
档案业务培训内容
档案业务培训内容
档案业务培训是为了提升员工在档案管理领域的专业知识和技能。
下面是一些可能包括在档案业务培训中的内容：
1.档案管理基础知识：
档案管理的定义和重要性
档案管理的原则和规范
档案管理的组织结构和职责
2.档案文件的分类与编制：
档案文件的分类方法和原则
档案文件的编制规则和标准
档案文件的装订与标识
3.档案的归档与调阅：
档案的归档流程和操作规范
档案的调阅申请和审批流程
档案调阅的管理与控制
4.档案的保管与维护：
档案保管的安全管理措施
档案保管的环境要求和防灾防损措施
档案维护的方法和措施
5.档案的整理与销毁：
档案整理的方法和流程
档案销毁的原则和程序
档案销毁的安全措施和记录
6.档案数字化技术：
档案数字化的概念和意义
档案数字化的工具和技术
档案数字化的过程和管理
7.档案扫描与检索系统：
档案扫描设备和软件的使用
档案检索系统的功能和操作方法
档案检索系统的维护和管理
8.档案管理法律法规：
档案管理相关法律法规的介绍
档案管理的合规要求和责任
档案管理的法律风险和应对措施9.档案管理的最佳实践案例：
具有代表性的档案管理成功案例分享
档案管理的行业标准与最佳实践
档案管理创新技术和趋势的探讨
以上是档案业务培训中可能包括的一些内容，具体的培训课程安排和内容可根据实际情况进行调整和补充，以满足参训人员对档案管理相关知识和技能的需求。
档案工作人员的业务知识培训
档案工作人员的业务知识培训档案工作，就像一座神秘的宝库，而我们档案工作人员则是守护这座宝库的卫士。
要想把这宝库守护好，那扎实的业务知识可不能少！咱先来说说档案的收集。
这就好比是去果园摘果子，得精挑细选，什么果子新鲜、饱满、有价值，就得把它收进咱们的篮子里。
可不能瞎摘一气，不然篮子里装满了烂果子，那可就糟糕啦！在收集档案时，得有一双慧眼，能分辨出哪些是重要的、有保存价值的文件和资料，哪些是可以舍弃的。
这可需要我们对单位的业务有深入的了解，知道哪些是关键的决策文件，哪些是日常的琐碎记录。
你说要是把不重要的东西收进来，不就浪费了宝贵的存储空间吗？再讲讲档案的整理。
这就像是给一堆杂乱的积木分类，把相同形状、相同颜色的放在一起。
档案整理也是一样，要按照一定的规则和方法，给档案进行分类、编号、装订。
要是整理得乱七八糟，等到要用的时候，那可就像在一堆乱麻里找线头，急得团团转也找不到！而且整理档案还得细心，一个编号错了，整个系统可能就乱了套。
这可不是闹着玩的，你想想，要是医生把病历弄乱了，那得多耽误治病救人啊！档案的保管也是重中之重。
档案就像珍贵的文物，得给它们提供一个安全、舒适的“家”。
温度、湿度都得控制好，防火、防潮、防虫、防盗，一个都不能马虎。
不然档案受损了，那损失可就大了。
这就好比把宝贝放在一个漏雨的房子里，能不心疼吗？还有档案的利用。
档案可不是放在那里当摆设的，得让它们发挥作用。
就像一本好书，得有人读了才能体现它的价值。
当有人来查阅档案时，我们要快速、准确地提供服务，帮助他们找到需要的信息。
这不仅要求我们熟悉档案的内容，还得有良好的服务态度。
不然人家来查个档案，还得看咱们的脸色，那多不好！最后说说档案的销毁。
这可不是随便就能做的事儿，得经过严格的审查和审批。
就像扔东西，不能说扔就扔，得确定真的没用了才行。
要是不小心把重要的档案销毁了，那可就追悔莫及啦！总之，档案工作看似简单，实则复杂繁琐，需要我们有耐心、细心、责任心。
档案业务基础培训
探讨档案的修复与抢救方法，如去污、去酸、加固等，延长档 案的寿命。
05
档案业务案例分析
企业档案管理案例
要点一
总结词
企业档案管理的特点和难点，以及解决方案
要点二
详细描述
企业档案涉及商业机密、法律风险、信息安全等问题， 管理难度较大。通过对企业档案管理案例的分析，可以 了解企业档案管理的特点和难点，如档案分类、存储、 检索、利用等，以及如何制定合理的档案管理规范和流 程，确保档案的安全性和完整性。同时，可以了解企业 档案管理中存在的问题和解决方案，为企业管理者提供 参考和借鉴。
档案销毁
对过期或无保存价值的档案进行销毁处理 ，如焚毁、粉碎等，以确保档案的安全和 保密。
03
档案法规与标准
国际档案法规与标准
世界档案国际准则 国际档案理事会《档案术语词典》
联合国教科文组织《档案共同指南》
国际标准化组织《信息与文献-档案著录规则》ISO 11649
国家档案法规与标准
《中华人民共和国档案法》
个人档案管理案例
总结词
个人档案管理的特点和难点，以及解决方案
详细描述
个人档案管理涉及个人证件、学历、工作经历等，管理 难度较大。通过对个人档案管理案例的分析，可以了解 个人档案管理的特点和难点，如档案分类、存储、检索 等，以及如何制定合理的档案管理规范和流程，确保档 案的安全性和完整性。同时，可以了解个人档案管理中 存在的问题和解决方案，为个人管理者提供参考和借鉴 。
档案工作的内容与职责
档案工作内容
收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等。
档案工作职责
确保档案的完整性、安全性、可追溯性，提供档案服务，参与组织决策等。
档案基础业务知识培训资料
档案基础业务知识培训资料第一部分：档案基础概述在现代社会中，档案对于机构和个人都具有重要的意义。
档案不仅是记录历史的工具，也是保护个人权益和机构合法权益的重要保障。
档案基础业务知识是每个从事档案管理工作的人员都需要具备的基本知识。
第二部分：档案管理制度1. 档案管理的概念和作用档案管理是指对机构或个人的档案进行有效管理、保护和利用的过程。
其作用包括保障信息安全、提升工作效率、强化机构形象等。
2. 档案管理的原则档案管理的原则包括完整性原则、真实性原则、可追溯性原则等。
这些原则是保证档案管理工作顺利进行的基础。
第三部分：档案分类与归档1. 档案分类的方法档案的分类可以按照机构性质、内容、形式等多种方法进行。
合理的分类方法可以提高档案管理的效率。
2. 档案的归档流程档案的归档流程包括档案的整理、鉴定、登记、归档、借阅等环节。
每个环节都需要严格执行相应的规定。
第四部分：档案保管与利用1. 档案的保管原则档案的保管原则包括密封性原则、保密性原则、安全性原则等。
保管过程中需要注意保障档案的完整性和安全性。
2. 档案的利用方式档案的利用方式包括档案借阅、复制、摘编等多种形式。
在利用档案时需严格按照规定进行操作。
第五部分：档案管理的法律法规1. 档案管理的相关法律法规档案管理工作需要遵守一系列相关法律法规，如《档案法》、《信息公开条例》等，保障档案管理工作的合法性和规范性。
2. 档案处理中的风险防范在档案管理工作中，需防范档案遗失、泄露、损坏等风险。
建立健全的风险防范机制对于保障档案安全具有重要意义。
结语档案基础业务知识是每个从事档案管理工作的人员都需要掌握的基本要求。
只有具备扎实的档案管理知识和技能，才能更好地完成档案管理工作，保障档案的安全性和完整性。
希望本资料能够帮助您更好地了解档案管理的基础知识，提升工作能力和水平。
档案基础业务知识培训资料课件
档案职业道德的培养和实践 01
培养良好的档案职业道德意识
02
提高档案职业道德素质的方法和 途径
实践档案职业道德的具体措施和 行动计划
03
遵守档案职业道德规范，树立正 确的职业观念和职业态度
04
06
档案工作的发展趋势和挑战
档案工作的发展趋势和前景展望
数字化和信息化趋势
随着信息技术的发展，档案工作逐渐向数字化和信息化转变，电子档案逐渐取代纸质档案，同时档案管理软件也逐渐 普及。
档案编目
对分类后的档案编制目录，包括档号、题名、责任者、形成时间、应归入类目、备注等项目，便于查 找和使用。
档案保管与保护
档案保管
采取有效措施，确保档案的完整与安全 ，包括防火、防盗、防潮、防虫等措施 。
VS
档案保护
采用物理或化学方法，对受损或老化档案 进行修复、加固、去污等处理，以延长档 案的使用寿命。
档案管理软件的选型和应用
档案管理软件的选型和应用是档案工作的重要环节，需要 结合实际需求和业务特点进行选择和应用，同时需要注意 软件的升级和维护。
人员素质和能力的提高
档案工作人员的素质和能力是档案工作的重要保障，需要 加强培训和学习，提高人员的专业素质和能力。
提高档案工作人员的素质和能力的方法
加强学习和培训
05
档案法律法规和职业道德
档案法律法规的主要内容
档案法律法规的概念和 定义
档案法律法规的主要内 容和特点
01
02
03
档案法律法规的体系和 结构
04
档案法律法规的制定和 实施
档案职业道德的概念和特点
01
职业道德的概 念和定义
02
档案职业道德 的概念和特点
档案人员岗位培训基本知识(全部)
档案人员岗位培训基础知识第一章档案与档案工作概述第一节档案概要一、档案的概念（一）档案的概念《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。
二、档案的特点（一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。
这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。
（二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。
二者既有密切联系，又有显著区别。
其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。
（三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。
只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。
档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。
就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。
三、档案的种类在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。
(一)文书档案文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。
例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。
它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。
(二)科技档案科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。
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3、文集
文集是将特定作者的作品、科研论文汇编 成册的一种一次加工档案编研成果。 文集既可是一个作者的作品、科研论文单
5、为了方便大家对档案工作进行交流,成立了机 关档案工作交流群（103934933），学校档案工作 交流群（88327166），企业档案工作交流群 (95600930)，大家可以加入。
档案基础业务知识
一、档案的日常管理
1、建立综合档案室，要有独立的档案库房 。
档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开 ，至少要有单独的档案室，不能与其它杂物 放在一起。
2、专题文件汇编：
专题文件汇编是将集中反映同一问题的一组文件 汇集而成的一种一次加工档案编研成果。
专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用
等也同发文汇集一样。它与发文汇集的区别就在 于它不是以年度单位，而是以文件所反映的问题 为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起 。如：有的单位编制的《安全生产操作规程汇编 》就是一个专题汇编。专题汇编的另一个特点是 形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达形 式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需 要。其他如：《人员任免汇编》、《荣誉汇编》 、《标准汇编》、《质量管理文件汇编》等等。
发文汇集的特点是材料集中，时间针对性 强。它最主要的作用是依据作用，直接查 阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。
对于发文比较少的单位，可以一年编一本 发文汇集。对于发文比较多的单位，可以 一年遍几本。假如有必要编几本的，可以 按发文时间划分或发文字号的不同划分。
注意：不同发文字号的文件应分别编制汇 编。
4、6月底前完成归档工作，8月底前将归档数据和 扫描的文件刻盘报送档案局指导科，如果对自己
文书档案的归档质量没有把握的，可先将归档的 数据交过来先审核，确认后再进行永久、30年档 案的扫描。归档说明放在“全宗卷二——档案整理 ”里，不再需要报送。另外档案工作小结在年检登 记表里填写，涉密档案不需要进行扫描。
（2）防盗 ①严格库房管理制度； ②节假日和夜间加强保卫； ③加装防盗门窗。
（3）防潮 ①配备去湿设备，放置去湿剂；
②搞好库房通风，坚持晴天通风，阴天关 闭门窗。
（4）防尘 ①档案入库前除尘； ②保持室内清洁卫生； ③窗缝隙密封。
（5）防光 ①配备遮光性强的窗帘； ②将档案放入卷盒与柜子内。
（6）防虫、防霉、防鼠 ①搞好库房温湿度管理； ②柜内放置防蚀驱虫药物； ③库房内不准存放任何食物、腐蚀性物品 ； ④搞好档案和库房防疫工作。
（7）防震、防水
3、档案设施的配备
配备温、湿度测记仪器设备（温湿度表） ，温、湿度控制设备（空调、除湿机）， 吸尘器，消防设备（干粉或气体灭火器） 及信息化所需的计算机、光盘刻录机、复 印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机。
4、配备符合要求的档案装具
（1）有存放全部档案的金属柜架，档案柜 架的式样、规格及质量符合国家和省有关 规定。
（2）档案卷皮、卷盒的式样、规格、质量 符合有关规定，档案卷皮、卷盒应为无酸 制品。
5、档案库房的温、湿度有何要求？
档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应 控制在14～24℃，库房日变化幅度不超过 ±2℃；相对湿度应控制在45～60%，库房 日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片 库温度应控制在13～15℃,相对湿度应控制 在35～45%。
2010年档案培训
2010年归档要求
1、原则上自主归档为主，如是刚从事档案 工作独立完成归档确实有困难的可以提前 一个星期给指导科预约一下。
2、除了完成文书档案的归档外，还要完成 本单位其他类型档案的归档，本年度度检 时将着重检查文书档案、设备档案、照片 档案、特殊载体档案和实物档案。
3、电子政务开通后，必须确保本单位的发 文一式两份，加盖公章
“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品 鉴定、科研课题鉴定、建设项目验收、设 备开箱等。
档案的“三纳入”“四参加”是为了保证档案的 完整、准确、系统。
8、建立了符合规范要求的全宗卷。
（1） 档案收集：档案交接文据、移交目录 ，接收、征集记录、档案来源和价值说明 等。
（2） 档案整理：整理工作方案、分类方案 、案卷目录说明、档案整理工作小结等。
（6） 档案利用：全宗指南（全宗介绍）， 开放利用和控制使用范围说明，档案汇编 和公布出版情况及报批文件，档案产生社 会效益或经济效益的典型事例等。
（7） 档案管理新技术的应用：缩微复制和 计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
二、开发利用
1、发文汇编：
发文汇集是将本单位的全部发文按文号次 序排列而汇集成册的一种一次加工档案编 研成果。全部文件是指某一特定时限内的 全部文件，一般是以年度为时限，将本单 位一个年度内的全部发文（一般是原始文 件的重份文件）编成一套汇集（要求在收 集时，单位的所有发文应保存两份）。
（3） 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案 保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档 案的请示与批复、销毁档案的清册等。
（4） 档案保管：档案安全检查记录、报告 ，重点档案采取的特殊保护措施，档案的 抢救与修复情况报告等。
（5） 利用统计表等。
6、档案制度：
档案归档制度、档案保管制度、档案统计 汇报制度、档案鉴定销毁制度、档案保密 制度（包括纸质档案、其他类型档案和档 案信息化保密制度）、档案利用制度、档 案人员岗位责任制、电子文件归档管理等 制度。
7、档案的“三纳入”和“四参加”是什么？
“三纳入”是指档案工作纳入单位领导议事 日程，纳入单位规章制度及工作流程，纳 入单位有关部门和人员的经济责任制或岗 位责任制。
2、库房的要求：
原来一般都讲“八防”：防盗、防光、防高温、防 火、防潮、防尘、防鼠、防虫
现在要求“十防”: 防盗、防光、防高温、防火、 防潮、防尘、防鼠、防虫、防震、防水
（1）防火 ①配备灭火器等防火设备；
②加强检查，消除发生火灾的一切可能性； ③库房内不准有明火，不准吸烟； ④库房内不准存放易燃易爆物品。