公安机关常用公文写作与处理

• （四）附件 公文附件是某些文件根据需要附加的重要组成部分， 通常作为对正文的补充说明或参考资料，可以是照片、 图表、统计表或其他文字材料。公文如有附件，应当在 正文之后、成文日期之前，用3号仿宋体字注明附件顺序 和名称。附件顺序使用阿拉伯数码标识，附件名称后不 加标点符号。附件名称如有回行，回行后的首字应当与 附件名称首字对齐。附件全文应当在成文日期之后、主 题词之前印制。 • （五）成文日期 成文日期即文件的生效日期，应当以本机关负责人 签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签 发日期为准，会议决定的事项以会议通过日期为准，电 报以发出日期为准。党委文件成文日期使用阿拉伯数字， 并标全年、月、日。行政公文成文日期使用汉字，并标 全年、月、日，零写成“O”。
• 四、公文中约定俗成的惯用语 • 1、开头词语：常用的有"依照"、"遵照"、"根据 "、"据查"、"经……批准"、"为了"、"鉴于"、" 由于"等，用以表明行文的依据、目的、原因。 如："根据×发[2003]×号文件精神，我处已建 立了×个指纹远程查询站""经中央批准，今后县、 乡两级选举的日常工作，由民政部门负责……"。 • 2、引叙词语：批复、复函等答复性公文，在开 头引叙来文的发文文号、标题或主要事由时，经 常使用"前接"、"近接"、"收悉"、"谨悉"等词语， 如："你处×铁公办[2003]×号请示收悉"（南铁 公安局）
第三章 公安文书的格式及行文规则
• 一、 公文的格式一般包括三部分内容：公文的书面格式、 公文的用纸格式、公文的印装格式。
• （一）公文的书面格式，由眉首、主体、版记组成。置 于公文首页红色线以上的各要素统称眉首；置于红色线 以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主 题词以下的各要求统称版记。 • （二）公文的用纸格式，一般采用国际标准A4型 （210mm×297mm），左侧装订。公文用纸天头（上白边） 为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm， 版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。 • （三）公文的印装格式，文字从左至右横写、横排。正 文用3号仿宋字体，一般每页排22行，每行排28个字。
• （六）印章 印章是文件制发机关对文件生效负责的凭证。行政 文件除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加 盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名 称，只标识成文日期。成文日期右空4字，加盖印章应上 距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红 色。联合上报的文件，由主办机关加盖印章；联合下发 的文件，发文机关都应加盖印章。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应 采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正 文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（二）抄送机关 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他 机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关的排 列顺序也有一定的规律，通常上级排在前，依次是平级、 下级，层次变了，就要换行。抄送机关标识域在主题词下 一行，左右各空一字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后 标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的 抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 （三）印发机关和印发日期 印发机关应当用全称或规范化简称、统称。印发日期 以公文付印日期为准，用阿拉伯数码表示。印发机关和印 发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词下）占一 行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空一字，印发日期 右空一字。
第三章 常用公安应用文的写作
一、[通知]
概念：通知是上级机关向下级机关布置工作时所 用的一种简易文书。它的功能主要是布置工作、告知 事项，是一种下行文。 通知主要有五种类型：指令型通知、转发型通知、 事项通知、会议通知、任免和聘用通知等。
写作：首先要搞清楚写什么（要写的主旨和内 容），再考虑怎么写（文章的体裁格式）。通知一般 由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。标题： 由发文机关、事由、文种组成。《××公安局关于 ××工作的通知》。
• （二）紧急程度 紧急程度又称缓急时限、处理时限， 是对公文送达和办理的时间限制。紧急程 度分为特急件和急件。标识紧急程度用3号 黑体字，顶格标识在版心右上角第一行， 两字间空一字。如需同时标识秘密等级和 保密时限，秘密等级顶格标识在版心右上 角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上 角第二行。
• （三）发文机关标识 • 发文机关标识应当使用发文机关全称或规范 化简称。 • （四）发文字号 发文字号是由发文机关编排的文件代号，又 称发文号，文号。 • 发文字号由机关代字、年份和序号组成，在 发文机关标识下发标明。年份、序号使用阿拉伯 数码标识，年份使用全称，序号不编虚位。 • 如：湘公交高［2010］12号 • （五）签发人 签发人指对即将发出的文稿进行最后审定并 签署准予印发的机关首长。上报的公文应当注明 签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。
• （七）附注 附注用于说明文件中在其他区域不便说明的各种事 项，如需要加以解释的名词术语，或文件的传达范围、 使用方法等。上报的请示性公文，应当在附注处注明联 系人的姓名和电话。
• 四、公安行政公文的版记部分 （一）主题词 指用以说明文件内容的主旨、特征、重点及 文种，经过规范化处理的词或词组。 • 标引主题词应先归纳文件主题思想，并浓缩 为几个有限单词，接着将浓缩词与主题词报表上 的词靠拢，按词的涵义由小到大选择恰当的、正 式的主题词，最后将选择到的主题词按文件主题 涉及的主体、事由、文种的顺序进行标引，也即 按类别词、属别词和文种的顺序标引。主题词在 公文的抄送栏之上，用3号黑体字，居左顶格标 识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词 目之间空一字，不加标点符号。
• （四）印制份数和页码 印制份数应当在印发机关名称和印发日期右 下方标明，份数使用阿拉伯数码标识。页码使用 4号半角阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一行， 单页码居右空一字，双页码居左空一字，空白页 和空白页以后的页不标识页码。
• 五、公安行政文书的行文关系 行文关系，即党和国家各级机关在公文往来 中，行文要正确反映发文机关和受文机关的隶属 关系，它是根据隶属机关的隶属关系和职权范围 来确定的。 （一）上下级之间领导与被领导的关系或是 业务指导关系。上级向下级行文，行文方向属于 下行文。 （二）下级向上级请求指示的被领导与领导 之间的关系。行文方向属上行文。 （三）没有隶属关系但有业务往来的同级之 间的关系。行文方向属于平行文。
• 三、公安行政文书的主体部分
• （一）标题 行政文书的标题由发文机关、事由和文种组成。公 文标题应当准确简要地概括文件的主要内容。公文标题 中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。 公文标题有回行时，要做到词意完整，排列对称，间距 恰当。标题一般用方正小标宋2号，不加粗。
•
（二）主送机关 主送机关指文件的主要受理机关，也是发文机关要 求办理或答复这份文件的对方机关，应当使用全称或规 范化简称。“命令”和“决定”一般没有主送机关， “请示”和“批复”只有一个主送机关。主送机关的排 列按与文件内容相关的密切程度排列，关系密切的在前， 关系一般的在后；密切程度相同的，按级别高低排列。
•
标注时应当注意，一要顶格写，二当单位不是一个性 质时，要将顿号改成逗号。主送机关于标题下空一行用3 号仿宋体标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称 后标全角冒号。如主动机关名称过多，公文首页不能显 示正文时，应当将主送机关名称移至主题词之下、抄送 机关之上，标识方法同抄送机关。
• （三）正文 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题，可用3号小 标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。 正文从主送机关名称下一行开始排布，数字、年份不能 回行。 • 结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”, 第三层为“1.”,第四层为“(1)” 。一般第一层的小标题用 3号黑体不加粗。 • 公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在 词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为 词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
• 三、公文的语言特点
• A．严密的解释和周密的限制，确保读者的理解 完全符合作者的要求。 • B．大量使用介词结构，使文意的表达更加明确、 严密。 • C．多用联合词组作句子成分，以增文势。 • D．多用肯定或否定判断句式。 • E．外在形式多条例化，如几要、几不准等。 • F．语言质朴无华、真切庄重。
主送机关：对谁发通知。
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正文：主要包括通知原因、通知事项、通知要求三 部分。①通知原因，首先要写明主要依据，即为什么要 发通知（如根据上级××文件、会议精神或根据××工 作的需要等），根据××文件精神（依据），结合本局 实际（针对性，找出文件与工作之间的结合点），为更 好地搞好工作（通知意义），现将有关事项通知如下 （过渡语）引起下文。②通知事项。交待工作任务、阐 明具体措施，这里事项要具体，重点要突出，可分条写 出（1、2、3，...），简单的通知可不分条，一次性陈述 写出。③通知要求。对有关政策界限、完成期限、怎样 上报等提出具体要求，最后以“特此通知”、“请认真 贯彻执行”等惯用语结束。 要求：①通知的开头导语要说明通知的根据，针对 性提出问题和要达到的目的。按照提出问题、分析问题、 解决问题的思路。②通知的正文不需要举例和议论，只 需明确“做什么”和“怎么做”就行了。③结尾部分要 简明扼要，切忌长篇大论，冲淡主题。
常用公文写作与处理
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第一章 第二章
公安文书的概念及特点 公安文书的格式及行文规则
第三章 几种常用公文的写法及范例
第一章
公安文书的概念及分类
一、公安文书的概念： 公安文书是各级公安机关在从事行政管理、事务管理 和业务管理工作，依法撰制的内容真实、表述平实、语言 庄重、结构稳定、格式规范，又具有极强的政策性、法律 性和强制性的公务文字的材料。 二、公文的分类： 根据《国家行政机关公文处理办法》第九条规定，国 家行政机关公文种类包括：命令（令），议案，决定，指 示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函， 会议纪要，共12类13种。 通常按行文方向将以上文种分为三类：上行文——请 示、报告、议案；平行文——函；下行文——命令、决定、 指示、公告、通告、通知、通报、批复、会纪议要。
Байду номын сангаас
• 3、承启词语：用于前言的最后，起有承接上文、提领下 文的承上启下作用。 • 下行文常用的承启词语有“现批复如下”、“现将 有关情况通报如下”、“现将有关事项通知如下”、 “现答复如下”等。 • 上行文常用的承启词语有"现提出如下意见"、"建议 如下"、"我们的意见是"等。 • 4、结尾词语：下行文常用的结尾词语有“特此公告”、 “此令”、“请贯彻执行”等。 • 上行文常用的结尾词语有“特此请示”、“妥否，请 批示”、“请批复”、“特此报告”等。主要作用是请 求上级机关对“请示”或“报告”事项给予答复和关注。 • 平行文常用的结尾词语有：在致函中，向对方提出要 求、希望时，常用"望早日见复"、"盼予函复"、"请大力 协助为荷"等；在复函中常用"此复"、"特此函复"等。
第二章
公安文书的特点及作用
一、公安文书的特点：
（一）内容上具有鲜明的政治性和政策性。 （二）格式上具有特定性和惯用性。 （三）作用上具有辅助性和参考性。 （四）应用上具有广泛性 。
二、公安文书的作用：
（一）领导与指导作用。 （二）规范约束作用。 （三）公务联系作用。 （四）凭证依据作用。 （五）宣传教育作用。
• 二、公安行政文书的眉首部分 • （一）秘密等级和保密期限 秘密等级简称密级，指公安秘密程度 的等级，分为绝密、机密和秘密三级。保 密期限指文书的保密时间。未标明或未通 知保密期限的，其保密期限按照绝密级30 年、机密级20年、秘密级10年认定。 • 秘密等级和保密期限一般同时标注，用 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行， 秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 秘密等级两个字之间空一个字。