商务英语信函的委婉拒绝策略及其语用功能

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商务英语信函的委婉拒绝策略及其语用功能

摘要：委婉地拒绝顾客的要求、请求和建议等在英语商务信函写作中是一种常见现象。本文以布朗和列文森(Brown, P & Levinson)的“面子理论”以及利奇(Leech)的“礼貌原则”为指导，阐述了英语商务信函中常用的三种委婉拒绝策略，即运用第二人称、运用模糊限定语和使用情感词，并从语用角度分析它们的交际功能。关键词：商务信函；委婉拒绝；语用功能

Tactful Brush-off Strategies of English Business Correspondence and Its Pragmatic Functions

Peng Huailan

(College of Foreign Language, Zhejiang University of Finance and Economics, Hangzhou; 310018, China)

Abstract: It is commonly used in Business English letters to refuse euphemistically customers

‟ requirements, requests or suggestions. This paper based on Face Theory of Brown and Levinson and Politeness Principle of Leech, expounds three common tactful brush-off strategies in business English letters, namely applying the second person, using hedge and emotional words, and analyze s its communicative functions from pragmatic perspective.

Key words: business correspondence; euphemistic refusal; pragmatic function

1. 引言

随着经济全球化进程的不断加快，我国的对外贸易发展迅速。国际商务活动日益频繁，这使得商务信函在国际商务交往活动的重要性日益明显。在商务交流过程中，难免会出现由于某些原因而不能接受顾客的请求、要求或建议等情况，为了最大限度地给顾客以信任和满意，商务人员常常需要借助委婉表达方式，来拒绝对方的请求、要求或建议，以创造良好的商务环境，避免给公司带来经济损失。

在商务英语信函中表达拒绝信息时写信人要完成两个目标：一是主要目标，即传递坏消息，二是次要目标，即与读者保持良好关系。任何不当的拒绝行为实施都有可能造成客户的流失，给公司带来经济损失。同比，写信人在写作过程中必须注重拒绝信息的委婉传递。有鉴于此，本文以布朗和列文森的“面子理论”以及利奇的“礼貌原则”为基础来分析，商务英语信函中常用的三种委婉拒绝策

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略，即运用第二人称、运用模糊限定语和使用情感词，并从语用角度进一步讨论它们的交际功能。

2．委婉拒绝遵循的理论和原则

语言交际过程中要遵循一些理论和原则，同样，在委婉拒绝过程中，也需要一些理论和原

则来支撑，本文将从面子理论和礼貌原则两个方面进行论述。

2.1．面子理论

面子理论最早由美国社会学家格夫曼（Goffman）提出，他认为每个人在社会的舞台上都需要展现积极的形象[1] 。布朗和列文森在格夫曼的面子理论的基础上，进一步阐释了“面子”概念[2] 。他们认为“面子”是社会个体意欲在公众面前呈现的个人形象，是每个人的基本需求，它又可以分为积极面子和消极面子。积极面子是指个人希望得到他人的喜爱、赞赏和肯定；消极面子则是指不希望自己的行为受到他人的强制和干涉。Brown和Levinson还指出，绝大多数言语行为都会对说话人或听话人的面子构成威胁，凡是具有理性的人都会极力避免这种面子威胁行为，或者采用某些补救策略以减轻言语行为的威胁程度。

言语行为有可能威胁受话者的积极面子或消极面子，可能会损害或威胁他人的面子，这样的行为被称为“面子威胁行为”。为了减少损害对方面子的可能性，说话人应根据对面子威胁程度的评估选择恰当的言语表达策略。

商务英语信函是对外贸易活动的信息沟通重要方式，在对外贸易进程中履行着明确的商务交易意图。为确保其交际意图的顺利实现，发信方必须充分考虑到收信方的面子需求，在实施面子威胁行为时，应从实际出发随机应变地综合运用恰当的面子管理策略。一般来说，对收信方有利的威胁面子言语行为，表达可以相对直接些；对收信方不利的威胁面子言语行为，表达宜采用委婉表达，让对方觉得写信人是在遵循社会言语行为规范，从而减少对面子的损害程度。在拒绝类信函中，双方利益矛盾，冲突明显，措词不当不仅不能实现交际意图，相反会激化双方的矛盾，导致双方贸易关系的破裂。显然，这类信函对维护面子的言语行为策略要求最高，因此，一般采用委婉表达策略。

2.2．礼貌原则

提起“礼貌原则”，人们也许会马上想到Lakoff(1973)认为在某些类型的言语交际中，礼貌因素在决定会话的有效性上占有上风[3]。指出礼貌受三条规则支配：不要强加，给人以选择机会，友好相待。这三条规则随后得到了进一步阐释，Lakoff(1977)提出了“语用能力”的两条原则[4]：清楚和礼貌。她认为其中的清楚原则主要针对信息，大致等同于Grice的“合作原则”[5],在所有的语言交际活动中为了实现特定的目标，说话人和听话人之间存在着一种默契，一种双方都应该遵守的原则。礼貌原由以下三个规则构成：①．拘泥性：不要强加／保持距离；②．犹豫，给听者选择；③．平等或同志般友情。她还认为礼貌规则虽因文化而

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异，但其基本实质是一致的。其实Lakoff的理论就是 Brown & Levinson 消极礼貌策略[6]的具体化。

礼貌原则的提出正是为了补充合作原则的不足，本文所涉“礼貌原则”是英国学者Leech(1983)提出来的，此后在国内外语言学界引起了很大的反响。其中，发话人话语的命题内容越有利于受话人，话语越礼貌，反之就越不礼貌。话语提供受话人的自主选择度则是由话语表达的间接程度决定的，发话人采用越间接的话语方式，其加强程度就越小，受话人自主选择作出被要求行动的自由度越高，话语的礼貌程度也就越高。因此，在商务信函的交流过程中，当顾客利益将要受到损失时，写信方常常通过委婉地拒绝顾客。