人事管理系统项目简介及功能描述

人事管理系统项目简介及功能描述

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1 编写目的

本文档旨在介绍项目的背景知识，并对本项目所实现的功能进行简单描述，从而为项目团队定义一个清晰的目标，为功能规范的编写提供基础。

2 项目背景

2.1 公司现状

蓝山科技股份有限公司的主营业务是软件开发，公司目前规模为70人，其组织结构如所示：

图2-1

公司的人员类型有以下几种：普通员工、部门经理、人事部成员和总经理。其中人事部有1个人事经理、3个人事助理。目前，公司尚无人事管理系统。薪资、考勤、业绩评定等业务流程都是由人事经理和3位人事助理手工完成。

最近公司运作、发展良好，业务规模、人员规模呈迅速扩张趋势。随着公司的发展，人力资源部门的压力变得越来越大，工作负荷日趋繁重。人事管理系统缺乏所带来的问题日益显现出来，例如：

∙每到月底，人事部门总是忙得不可开交。他们要对本月的请假、出勤情况进行统计、记录，并依次计算每位员工的薪资。有时，甚至会由于请假条、出勤记

录丢失、有误，导致薪资核算有误，并因此造成人事纠纷

∙随着人员的增多，员工之间的相互了解、部门间的合作也变得较为困难。新来的员工通常要花费很长一段时间，才能熟悉公司的组织结构，了解其他部门的

业务情况、人员情况

∙每年年底，公司都要依据去年设定的业绩目标，对每位员工进行业绩考评。业绩目标填写在打印出来的表格中，而且在人事部存档，因此，到年底考评时，

经理、员工对去年设定的目标印象不深，评定的针对性也就差强人意

所有这一切都与公司的迅速发展不相协调，业务流程的手工操作也与公司的软件开发背景格格不入。

2.2 解决方案

为迅速改变现状，规范公司的管理，降低人事部的工作负荷，提高工作效率，公司管理层经过仔

细研究、分析，决定开发一套完善的人事管理系统。

该管理系统的主要功能是管理员薪资料、管理员工考勤、计算员工薪资和业绩评定等。大部分涉及对敏感数据修改的工作都仅由人事部完成，如计算薪资、修改考勤记录；并且有些只有人事经理才有权处理，如定制部门、制定员工的基本薪资等。普通员工可以通过Web 浏览自己的基本资料、考勤信息、薪资信息和请假记录等。员工也可以通过Web 提出请假和加班申请，如果所属部门的经理审批通过，人事部就可以登记在案。人事经理默认拥有人事助理的所有权限，部门经理默认拥有普通员工的所有权限，总经理默认拥有部门经理的所有权限。

2.2.1 项目范围

由于人事管理系统功能全面、丰富，流程相对复杂、工作量大，因此，为便于系统开发管理，降低风险，公司将人事管理系统拆分为三个子系统：

∙Web 系统，主要实现信息查询功能。其中所涉及的功能主要覆盖人事部之外的工作内容，如员工查询、经理审批等

∙Windows 系统，主要实现信息管理功能。其中所涉及的功能主要覆盖人事部的工作内容，如员薪资料管理、薪资管理等

∙SQL 系统，主要实现数据管理功能。其中所涉及的功能主要是设计数据库中的对象，如表、视图、存储过程等。涉及界面操作的功能由Web 子系统和

Windows 子系统实现

有关各个系统实现的具体功能，请参见下面的功能简介部分。

3 项目要求

对于各系统的实现，必须满足以下要求：

∙系统简单易用、流程清晰

∙系统安全、可靠；员工操作权限依其身份不同而不同

∙界面简洁、美观

∙数据必须完整且无冗余

∙数据库的设计必须规范

∙数据必须安全

4 功能简介

下面简要介绍本项目的各个系统所实现的各功能模块。

4.1 Web 系统

4.1.1 查询员薪资料

该模块主要是查看自己/同事的资料，以更好促进公司员工之间的相互了解。同时也可以修改自己的部分信息。主要功能包括：

∙查询自己的详细信息：员工ID、员工姓名、电子邮件、所在部门名称（不是部

门ID）、经理、分机和自我介绍

∙修改自己的自我介绍

∙修改自己的登录密码

∙查询、搜索其他同事的相关信息

4.1.2 请假申请

员工一年有80个小时的年假。如果员工是本年度才加入公司的，则需根据报到日期按比例计算当年可用的假期数。员工请假不得超过规定的小时数。员工可以通过本模块提交/查看/取消申请。主要功能包括：

∙显示员工本人年假总小时数、已使用小时数、当前可用小时数

∙用日历的方式显示可请假的日期，并突出显示国定节假日

∙查看员工本人某段时期内的请假记录、申请、批准状态等

4.1.3 请假审核

该模块只允许经理访问。经理可以查看下属的请假记录，批准/否决其申请。主要功能包括：∙显示经理下属名单

∙显示某段时间内所有/部分员工的请假记录汇总，包括年假总数、已使用小时数、当前可用小时数、请假理由

∙显示当前所有待其批准的请假记录，可以在上面执行“批准/否决”操作

4.1.4 考勤管理

员工必须按规定时间上下班，即上午9点上班，下午6点下班，不能迟到或早退。有一名人事助理专门负责记录员工的上班和下班时间，如果一个员工在一个月内迟到多于3次，则要扣除薪资。考勤记录也影响该员工的绩效考核。本模块中员工可以查看自己的记录，经理可以查看下属的记录。主要功能包括：

∙员工查看自己某段时间内的考勤记录（迟到/缺勤）

∙经理查看某段时间内、当日所有/部分下属的考勤记录

∙经理查看某段时间内迟到/缺勤次数最多的人员列表

4.1.5 提交加班申请

项目紧张时需要员工加班，此时员工可以选择将加班折算成同等小时的年假或是双倍的加班津贴。员工可以通过该模块提交加班请求，查看请求状态，以及查看某段时间内的所有加班信息。部门经理查看所属员工的加班记录，然后同意/否决其请求。人事部可以查看公司所有员工的加班记录，并根据加班记录与员工的考勤记录比较，查看加班是否真实有效（人事部的功能放在Windows 子系统实现）。主要功能包括：

∙用日历的方式显示可加班的时间，并突出显示国定节假日

∙计算加班的小时数

∙选择加班折算方式

∙查看某段时期内的加班记录，其中处于待批准状态的记录（即经理还没有批准）可以取消。单击某条记录可显示详细信息（包括加班理由）