文件和记录管理控制程序

文件和记录管理控制程

序

Company Document number：WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998

1 目的

为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。

2 适用范围

公司各部门管理文件的编制、管制方法。

供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。

其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。

适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制

3 定义注释

受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。

非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。

文件：

3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向

3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。

3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素

（过程）。

3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求

的具体说明。

3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规

程，它是程序文件的支持性内容。

记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范

围。

4 职责

总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。

管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。

各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。

品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。

管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。

管理部负责空白表单、记录的管理。

部门负责各自部门相关联记录的管理。

文件控制职责表

5 文件作业程序

编码原则： QR

QC ；技术部 外来文件的编码以外单位编码为准。 5.2.1各标题内小标题顺序如下格式： 5 5.4.1.1 (a)以此类推 受控文件控制的一般要求

5.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订

时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推. 5.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。

5.3.3受控文件必须有编制人、批准人签名后方可发出，且编制与批准不可为同一人。

5.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。

5.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。 文件制定/修改/废止作业

5.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员

批准后执行。

5.4.2修改/废止：

文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订

部门主管审查及相应的负责人员批准后进行修订及下发回收，修订后将最新版本文件提交管理部存档。

或废止时，由技术部设计人员、技术经理审批后在图纸上修订并签字，复印盖章后下发相关部门替换旧版本图纸，同时修改后的图纸原稿交管理部存

档。

5.4.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订

记录表》中。

文件分发与回收

5.5.1 文件制定/修改后，管理部依文件编写原则对文件进行编号和制定版本号，并

在《公司文件清单》、《公司表单清单》中登录或修改，以控制文件的最新状态。

5.5.2受控文件分发要求：

(a) 质量手册的发放以质量手册控制为准；

(b)《程序文件》发放至公司各职能部门；

(c) 各部门所制定的三级文件，发至使用部门，其它部门若需要再申请。

5.5.3外来文件由接收部门人员审查后，交管理部存档并登录于《外来文件清单》

中予以控制。

5.5.4管理部按受控文件分发要求，复印所需份数加盖“受控文件”章后分发给相

关部门。

5.5.5在文件分发过程中，管理部须收回原有的旧版文件，并应在《文件分发/回收

记录表》中签收。

5.5.6对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖上“作废章”，对于作废文

件正本，保留时应盖上“作废章”。

5.5.7管理部应每季度视需要重新发出《公司文件清单》，以供各使用部门核对最

新版本。

文件的保存

5.6.1受控文件由相关使用部门负责保存，不得在文件上划线加注记号或涂改其内容，原稿统一交到管理部存档备份。

5.6.2文件以书面的形式出现，储存于电脑中的文件不予以执行，仅作备份，受控文件原稿由管理部存档管理。

每个项目/产品完成交样，客户确认接收后没有问题的，技术部必须将确认的“最终版本图纸、BOM、发货清单”打印出来签字盖章存档，同时电子版交管理部备份，生产使用的受控图纸、BOM如是最新版本可保存于供应链管理部。

文件的增补

任何人不得私自复印受控文件，如需更多的副本，应填写《文件/图纸/技术资料申请单》，交部门主管/管理者代表批准后，由品管部予以补发，补发控制按正式发行执行。