集团公司人事档案管理制度(试行版)

集团公司人事档案管理制度
第一章总则
第一条为了规范集团的人事档案管理工作，加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控，维护集团人事档案的规范性和保密性，根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度，结合集团人事档案管理工作实际，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。

第三条本制度明确集团人力资源中心负责集团总部人事档案管理工作，对各地区公司、下属公司人事档案管理工作进行业务指导和检查，并自觉接受集团档案中心的业务指导、监督和检查。

第二章档案管理人员工作职责
第四条集团人力资源中心设立人事档案室，安排专职管理人员，负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作。

第五条集团人事档案管理人员工作职责：
（一）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度，保护档案的安全，不得泄露档案内容，做好人事档案的安全保密、保护工作；
（二）根据集团公司人事档案工作具体情况，完善各项必要的规章制度，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

（三）收集、鉴别和整理人事档案材料，办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。

及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况，为有关部门提供人事档案信息。

（四）积极主动地去发现人事档案工作的新情况，新问题，并定期向部门领导请示报告工作。

（五）积极参加档案管理学习，提高业务水平和工作能力。

第三章人事档案材料的收集、补充、鉴别、整理及归档第六条人事档案材料是公司管理中的基本信息材料，是搞好公司人事管理工作的重要基础。

材料收集要求及时、准确、保质、保量。

第七条收集及补充人事档案材料的渠道有以下几个方面：
（一）在办理员工招聘、入职、培训、考核等事务的过程中收集的员工人事档案材料：
(1)履历表及其他简历材料等。

(2)各种鉴定、各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历、学位、职称证明等。

(3)政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。

(4)参加中国共产党和共青团的材料。

(5)各种奖励及先进事迹材料。

(6)处分、撤销处分和甄别复查材料。

(7)任免呈报表，确定或晋升技术职务审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，退休、退职审批表等。

(8)其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查等。

（二）在办理员工薪资变动、岗位变动、奖惩、离职等事务的过程中收集员工的岗位、工资、奖惩材料；
（三）在办理员工的技术职称评定、考试等事务的过程中收集员工的技术业务材料；
（四）直接向员工收集及补充其个人材料；
（五）通过查阅、核对公司各类文件收集和补充人事档案材料。

第八条发生员工入职、离职、岗位变动、工资变动、奖惩等各类人事变动事项时，人力资源中心必须立即进行整理汇总并归档，经汇总整理后的材料必须做到准确无误，不得拖延、遗漏。

第九条材料整理汇总及归档的程序如下：
（一）对材料进行鉴别，判断其是否符合要求；
（二）对材料进行分类，按类别进行整理；
（三）对材料进行汇总，制作相应的汇总统计表，并在汇总统计表上注明统计时间、制表人、审核人，然后将汇总表交部门负责人审核；
（四）对汇总统计表进行备份；
（五）将档案材料归档入库；
（六）在有关目录上补登材料名称及其相关内容。

第十条人事档案分类与编目规则，根据国家人事档案规范管理办法，按集团xx地司档字[20xx]第002号文中有关人事档案条款参照执行。

人事档案分为在职人事档案和离职人事档案。

人事档案编目规则如下：
（一）在职人事档案编目规则
（1）人事档案类目录代字为G；
（2）一级属类为1（在职人事档案）；
（3）目录顺序号以10年为单位，给定目录序号。

如1998-20xx目录序号为1，20xx-2017目录序号为2，依次类推。

（4）卷宗号为四位自然排序的阿拉伯数字组成,卷宗号出现空位时可循环利用；
（5）人事档案目录标识：
G1.1—0001
案卷号（如：-0001）
目录顺序号
一级属类
人事档案类目录代字
（二）离职人事档案编目规则
（1）人事档案类目录代字为G；
（2）一级属类为2（离职人事档案）；
（3）目录顺序号以10年为单位，给定目录序号。

如1998-20xx目录序号为1，20xx-2017目录序号为2，依次类推。

（4）卷宗号为八位阿拉伯数字组成，前四位由年月组成，后四位以年为周期按流水号排序组成；
（5）人事档案目录标识：
G2.1—08040001
案卷号（如：-08040001）
目录顺序号
一级属类
人事档案类目录代字
第四章人事档案材料查阅与借用
第十一条因工作需要，各部门负责人可直接申请查阅本部门员工人事档案；但申请查阅非本部门员工人事档案，或借用本部门员工人事档案，或其他特殊情况的，须经人力资源中心主管领导审批同意后，方可查阅或借用。

第十二条查阅和借用人事档案，应遵守下列制度：
(一)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

(二)查阅档案者，必须填写查阅内容，查阅日期逐项进行登记。

(三)查阅档案，必须严格遵守集团档案管理制度和集团保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究相关责任。

(四)查阅档案时，不得抄录复印档案内容，如特殊情况，须经人力资源中心同意后方可抄录。

（五）人事档案借用时应做相应纪录，限期归还，逾期未还的，按集团档案管理制度有关制度处理。

第五章人事档案材料转递
第十三条转递制度是关于档案材料转移投递的制度，转递工作包括：
（一）转递各类汇总统计信息；
（二）因员工工作调动而转递员工的个人档案材料。

转递档案材料必须经部门负责人批准。

第十四条转递人事信息材料的程序：
（一）根据转递要求检查核对相关的汇总统计表及相关材料，确认汇总统计表中的信息属最新信息而且完整无误；
（二）把需要转递的汇总统计表及相关材料呈部门负责人审核、审批；
（三）填写《人事信息材料转递登记表》并注明其保密要求后，把部门负责人审批后的汇总统计表及相关材料转递给有关单位，并由对方在《人事信息材料转递登记表》上签收。

第十五条转递员工个人档案材料的程序：
（一）取出应转走的档案；
（二）在档案底帐上注销；
（三）填写《转递人事档案材料通知单》；
（四）按发文要求包装、密封、盖章、转递。

第十六条转递档案应遵守下列制度：
(一)档案材料在转递过程中须注意保密，应通过机要交通、邮寄或本人自带（自带的，必须用袋装好后密封、盖章）。

(二)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。

(三)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。

（四）凡归档的材料，均应经过认真的鉴别；归档的材料，必须手续完备，完整无缺；属于需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。

（五）凡归档材料应做到分类准确，编目清楚，目录排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。

第六章人事档案材料保管及统计
第十七条检查与核对是保证人事档案材料完整、安全的重要手段。

检查的内容包括对材料本身进行检查（如查看有无霉烂、虫蛀等现象），以及对人事档案保管环境进行检查（如查看环境是否干燥、有无存放错误等、是否已上锁等。

）第十八条检查核对至少要每月要进行一次，在下列情况下要立即进行检查核对并进行处理：
（一）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后；
（二）对某些档案发生疑问时，如：不能确定某份材料是否遗失；
（三）发现材料遭到损害之后，如发现材料发霉、发现虫蛀等。

(四)对所管理的人事档案必须逐人登记注册；核对档案时应注意档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置纠正；每装卸要按登记册全面检查一次档案，发现漏缺档案查找。

(五)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不
交出者，应追究其责任。

(六)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

第十九条人事档案保管、保密要求
（一）设专人负责档案的保管，配备必要的存档设备；
（二）档案室有必要的防火、防潮器材；
（三）档案柜应保持清洁，不得存放无关物品；
（四）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；
（五）无关人员不得进入档案室查找档案。

（六）做好防火、防水、防盗工作。

第二十条人事档案统计要求
（一）建立档案材料增减、变更、借阅、保管及管理人员变动情况统计；
（二）每月底对档案管理工作进行检查核对核实；
（三）当即记录人事档案信息材料的收集补充情况；
（四）当即记录档案材料的借阅情况；
（五）人事档案管理人员发生变动时，要记录人员变动情况。

第七章附则
第二十一条人事档案信息化工作按照集团公司的信息化管理要求统一安排，统一部署。

第二十二条人事档案的鉴定和销毁按集团档案管理制度有关制度执行。

第二十三条本制度由集团人力资源中心负责解释，集团档案中心负责监督执行。

第二十四条其前与此制度不一致的地方，以本制度为准。

本制度从发文之日起执行。