公文处理办法(讨论稿)

广州城建技工学校

公文处理办法

第一章总则

第一条为更好地适应学校发展的需要，规范公文处理，使我校公文处理工作制度化、规范化、科学化，参照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），结合我校实际，特制定本办法。

第二条公文是学校在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。各部门必须重视并认真做好公文处理工作。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，必须做到及时、准确、安全。

第五条学校办公室主管学校党政公文的处理工作，并对校内各部门的公文处理工作进行业务指导。

第二章发文办理

第六条本办法所指的发文是指以学校党政名义的发文；各部门可用本部门的名义在院内发文，由分管校领导签发。

发文办理指制发公文的过程，包括拟稿、校对、审核、签发、用印、登记、分发等程序。

第七条大力精简文件，提高工作效率和办文质量。要尽可能少发文，可发可不发的坚决不发，特别要注意减少文件的重复印发。凡在国家或省级正规报刊上已发布的规章、制度、通知、通告、文件或以电话、布告等形式照知的事宜，均不应发文。

第八条草拟公文应当符合《国家行政机关公文处理办法》有关规定，符合学校及上级机关有关政策和规定，做到表述准确，字词规范，语言简洁，篇幅简短。

第九条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，承办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，承办部门负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，承办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请学院协调或裁定。

第十条发文字号设置及用途

1. 发文字号由发文部门代字、年份和序号组成。

（1）“城建技工”：用于学校对内、对上级和对外发文。

（2）“城建技工党”：学校党组织专用文字号。

（3）“城建技工团”：学校团组织专用文字号。

（4）“城建技工办”：用于学校行政工作发文。

（5）“城建技工人”：用于学校人事工作发文。

（6）“城建技工财”：用于学校财务工作发文。

（7）“城建技工教”：用于学校教学工作发文。

（8）“城建技工学”：用于学校学生工作发文。

（9）“城建技工招”：用于学校招生工作发文。

（10）“城建技工就”：用于学校就业工作发文。

（11）“城建技工企”：用于学校校企合作工作发文。

第2～11文字号，对上、对外只能向对口单位行文。

2. 若学校新设立机构需使用独立文号，由新设机构请示主管校领导，报校长周例会通过后方可使用。

第十一条签发权限

凡涉及学校机构设置及员工薪酬的文件由校务管理委员会主任签发；“城建技工”和涉及人、财、物的发文由校长签发。

其他文件由分管校领导签发。

联合发文时，一般只标明主办部门发文字号。

签发公文，签批人应明确签署意见，并签署姓名和时间。

第十二条公文签发后，公文原稿应定时移交档案室存档。

第十三条发文程序

1．拟稿：由承办部门根据工作需要或领导授意负责文件起草，并填写好《发文稿纸》。

2．打印：由承办部门指定人员将文稿打印成电子文档。

3．校对：由承办部门负责人（或指定专人）对打印的文稿进行认真校对，确保其内容的准确无误（特别是有关数据和人员姓名），经承办部门负责人在文稿上签字后连同电子文档一并交学校办公室。

4．统稿：学院办公室对文稿进行校对、统稿，送主管校领导核稿，送签发领导签发。

5．印制：领导签发后，学校办公室应在当天将文件印制完毕并存档。

6．发送：由承办部门按文件规定的发送范围发送（承办部门应做好发文登记）。

第三章收文办理

第十四条收文办理包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等程序。

第十五条拆封、签收、登记环节。收文时，必须认真检查信封上的收文单位，密封标志，核对文件的件数，目录无误后签发。凡收到的中央及省、市等上级文件，要立即在收文簿上编写登记号，表明来文份数、密级，在文件上加盖收文印章，并注明收文顺序号和收文日期。本校文件可根据具体情况确定是否登记。急件要检查投递时间有无延误，同送件人当面交接清楚，以便查对。

文件拆封必须由专人负责。凡领导同志收件，要交付本人或领导同志指定的专人代收、代拆。填写“公文处理单”，登记后送学院办公室主任批阅。外出开会带回的文件，应及时送学院办公室登记办理或存档。

第十六条收到上级机关下发或交办的公文，附上填写好的公文处理单后，一并送学校办公室，学校办公室主任提出拟办意见，并送主管领导批办；已送主管领导批示或交有关部门办理的公文，学校办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般

公文定期催办，并及时收回公文，注办存档。

第十七条对上级机关、同级机关及学校各单位送达的各类文件，应有办理时限，收到此类办件，应在一个工作日内登记后分送有关领导批示；校领导收到办件，一般在三个工作日内予以阅批，重要的或需领导集体研究决定的，可在两周内予以批示，并由学校办公室分送有关部门办理；有关部门应按领导批示，在三个工作日内办完，重要的可在一周内办完。急件应即到即办，在规定时间内办完；难以按时办完的应向校领导报告，并说明理由。

第十八条公文办理中如遇到涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门负责人要出面协调；如不能取得一致意见，可以报请学校协调或裁定。

第十九条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有具体请示事项的，签名表示已阅知。签批意见时，不得用铅笔和圆珠笔签批，要签全名，并写明签批年月日，以便存档。

第二十条在承办公文过程中，要保持文件的完整，相关正件和附件不得散失、积压。任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件。

凡涉密文件的传阅均应严格遵照有关保密规定具体办理，不得擅自扩大阅读范围。需有关部门阅办的文件，由机要人员按领导批示请该部门负责人阅办，阅办后及时归还。秘密文件、资料必须在档案室阅读；绝密文件要从严管理，单独登记送阅，阅后及时收回。