公文写作培训PPT

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4、公文的基本结构4）附件
公文如有不仅一个附件，应当注明附件顺序和名称
附件说明
“附件”左空2字，顺序号用“1.”、“2.”……标明， 整齐排列 附件名称不需加书名号
4、公文的基本结构5）成文日期
成文日期即封发日期，如无特殊说明也为正式生效日 期
成文日期使用汉字，并标 全年、月、日，零写为 “○”
4.3 如何拟制公文——结尾 公文结尾的常用写法
惯用语句
用固定格式语句结尾。如“特此××”、“当否 ，请批示” 等
自然结尾
顺着文意，自然而然结束
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4、公文的基本结构 4）附件

附件，是公文的补充，或是公文的内容的具 体化。

附件独立成篇，或是独立的表格，附在正文 之后。附件不止一件时，要标附件序号。
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答 复上级机关的询问。属于上行文，一般产生 于事后和事情过程中。
5.3 常用文种写作方法及注意事项——报告 报告的类型
总结报告 总结工作，反映问题，提出改进意见和 措施的报告。要求意见或建议有可行性
报告
情况报告
反映企业某方面的动态、倾向的报告。 要求讲清来龙去脉，防止交待不清
结束语：可提 要求、使用惯 用语句或自然 结束
5.2 常用文种写作方法及注意事项——请示 请示的特点
请求性
事项必须请求上级单位批准或作出指示后才可办理。 因此理由必须充分、有说服力，才能引起上级单位的 重视、关切，促进问题尽快解决 “一文一事”。避免主次缓急不分，上级无法审批
单一性
一个主送单位。避免责任不明、意见不一致

正文是公文的主体，一般由3个部分组成：
行文缘由– 即正文的开头
即发出此项公文的原因、理由或背景形势。通常是公文正 文的第一自然段或第一句话
I.
正文内容
是公文的核心内容。如请求批复、给予告知、咨询了解、 进行答复、要求执行的具体事项
II.
结尾
即公文的结束语，通常是正文的最后一段或最后一行。如 “以上意见当否，请批示”或“请严格执行”等
商洽函
询问函
函
请批函 告知函
复函
5.5 常用文种写作方法及注意事项——函 函的结束语的写法
去函：包括商洽 函、询问函、请 批函和告知函
“特此商洽，盼复”、“ 特此函达， 请复”、“请予接洽为盼”、“请予协 助”、“请予审批”、“请予批准”、 “特此函告”等
请示
隶属性
只能按隶属关系直接向主管单位呈送请示，不得向无 隶属关系的单位请示 请示事项对时间的要求紧迫。下级单位要得到上级单 位的答复后才能开展工作。因此上级单位无论是否批 准，都应尽快批复
紧迫性
5.2 常用文种写作方法及注意事项——请示 请示模板
标题：必须能 清晰、概括地 说明请示事项 开头：交代请示缘 由（依据、目的、 背景等）。要求高 度概括、理由充分
转发类通知标题一般写法：
发文单位 关于 原文发文 转发 ＋ ＋ ＋ ＋ 11 （可省略） （可省略） 单位 原文 标题 文种 （原文为通知 时可省略）
＋
4.公文的基本结构——标题的注意事项（文种）
安排重要事项或重大行动 决定 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级单位不适当的决定 发布内部规章制度 通知 转发上级单位和不相隶属单位的公文 传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或 者执行的事项 表彰先进 通报 批评错误
提出执行 要求
所发布具体规 章制度附后
引用被发 文的标题
5.1 常用文种写作方法及注意事项——通知 批示性通知模板
引用被转 公文标题 及字号
提出执行 要求
所转发公文附 后或作为附件
5.1 常用文种写作方法及注意事项——通知 指示性通知模板
开头：发布通 知的背景、依 据、目的等
主体：具体事 项。明确具体 ，有针对性， 切实可行。可 分条列项，或 加小标题
4、公文的基本结构-----正文
标题 主送单位 公文分类 正文 主送 单位 标题
附件说明 正文 成文日期 印章 成文 日期 印章 附件 说明
4、公文的基本结构-----正文 1）标题结构



直述式：事由+公文文种 如：《中国共产党第十七届中央委员会第三次 全体会议公报》 引述式：关于+事由+公文文种 如：《关于举办通讯员培训的邀请函》 转述式：关于+转述事由+公文文种 如：《关于转发国务院（关于做好年终安全生 产大检查的通知）的通知》
用“第X条”标识
条下两个及以上自然段的 ，每个自然段为一“款”
“条”下，以“（一） ”标识的，称为“项 ”
“项”下，以“1.”标 识的，称为“目”
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目
4.3 如何拟制公文——结尾 公文结尾的常用写法
概括、总结
概括或总结公文主体的主要内容（多见于报告）
要求、希望 提出文件执行要求或希望收文单位做到的事项
4.1 正文的结构——开头 公文开头的常用写法
依据开头
政策依据惯用模式：根据……，据……。（通知） 事实依据惯用模式：……以来，……。（通报、通知）
目的开头
惯用模式：“为了……”、“为……” 等。可将目的与依据 结合使用
4.1 正文的结构——开头 公文开头的常用写法
说明或交代基本情况 ，常用于会议纪要、 总结报告、情况报告 、调查报告等
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主体：表明态度 ，提出要求
5.5 常用文种写作方法及注意事项——函 函的类型
发文单位就某一事项与收文单位进行协商、接 洽而使用的函，收文单位见函后应该回复 发文单位就某一事项向收文单位进行询问而使 用的函，收文单位见函后应该回复 类似请示，发文单位就某一事项请求收文单位 批准而使用的函，收文单位见函后应该回复 类似通知，发文单位向收文单位告知事项或情 况而使用的函，收文单位无需回复
目
1
录
公文写作培训的意义
2
公文的特点
3
4
5
公文的行文规则
公文的基本结构
常用文种写作方法及注意事项
5、5种常用公文的写作和注意事项
1、通知 2、请示 3、报告 4、函 5、会议纪要
5.1 常用文种写作方法及注意事项——通知 通知的适用范围
通知，是使用率最高的公文。 发布内部规章制度
转发上级单位和不相隶属单位的公文
商洽函
询问函
函
请批函 告知函
复函
类似批复，收到来函后进行答复而使用的函
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5.5 常用文种写作方法及注意事项——函 函的适用范围 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。 函的使用范围极广，使用频率极高。 具体来说，函的用途主要包括四个方面: 1、平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系，往来。 2、向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 3、业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批 准的事项。 4、机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。
背景开头
引文开头
援引文件，用于批复、复函、决定、转发类通知等
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4.2 正文的结构——主体 公文主体的注意事项
层次与段落
层次分明，段落严整。过渡自然，前后呼应。
正确使用结构层次序数 ，使公文的层次更加分明 根据需要使用过渡性语 句，如：“现……如下： ”，“特……如下：”等
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4.2 如何拟制公文——主体 公文主体的注意事项
语言
准确、朴实、精炼、严谨、规范
认真辨析词语的准确含义，使词语的意义符合客观实际 注意分辨词语的感情色彩，正确表达立场观点 注意词语间的正确搭配，遵循语言法则 注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果
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4、公文的基本结构 3）正文结构 如何区分规章制度中的章、条、款、项、目
章 条 款 项
用“第X章”标识
答复报告
对上级单位所提问题或询问事项的回复 。要求有针对性，文字简练 40
5.3 常用文种写作方法及注意事项——报告 报告模板
开头：交代报 告缘由，要求 开门见山、高 度概括
主体：陈述有关 工作或情况，提 出解决办法或今 后目标。要求突 出重点。小标题 力求对称
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结束语：一般自然结尾 ，也可以用惯用语句： “特此报告”、“专此 报告”
内容
段落工整、避免冗长
三、公文的行文规则
1、不能越级行文
2、内设机构不能对外行文
3、不能逆向抄送
4、只能一文一事
公文的基本结构
公文的结构 构成一份完整公文的几个要素
秘密等级、紧急程度、发文 单位、发文字号、签发人
文头
公文
正文
标题、主送单位、正文、附 件说明、成文日期、印章、 附注 主题词（外）、抄送单位、 会签部门、拟稿部门、拟稿 人、印发部门、印发日期、 附件
文尾
公文的结构——行政机关发文版式（参考）
7
公文的结构——行政机关发文版式（参考）
4、公文的基本结构---正文
1）标题结构 2）主送单位 3）正文结构
概括主要内容，标明文种 使用全称或规范简称 符合公文写作的要求 注明附件顺序及名称 文件有效期的开端
4）附件说明
5）成文日期
6）印章
加盖发文机关的印章
来自百度文库
结束语：常用“妥 否，请批示”等， 注意没有问号
主体：交代请示事 项，即请求指示或 批准的项目。提出 请求既要考虑必要 性，又要考虑可能 性。语气谦敬，注 意分寸
请示的适用范围
适用于向上级机关请求指示、批准、帮 助、解答，属上行文。
请求的作用在于请示工作并要求上级批 复。
5.3 常用文种写作方法及注意事项——报告 报告的适用范围
被动性
没有请示便不会有批复。不会有主动向下级单位发送 批复的情况
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5.4 常用文种写作方法及注意事项——批复 批复模板
标题：一般与请示标 题对应。请示标题不 规范时，不要求一致
开头：引述来文 标题和字号，使 用惯用过渡句“ 现批复如下”
涉及来文单位一 般称“你单位” ，如“你分公司 ”
结束语：自然 结束或用“特 此批复”、“ 此复”
5.5 常用文种写作方法及注意事项——函 函的正文的写法
首先交代发函的原因或目的，然后说明商洽的 事项，最后提出要求或希望 首先简要交代询问问题的原因或目的，然后提 出问题，最后提出要求或希望 结构类似请示，首先交代原因或目的，说明理 由，然后说明请批事项，最后提出要求 结构类似知照类通知，先交代发文缘由（目的 、依据等），然后说明告知事项及要求 由依据和答复意见组成。依据往往引述来文， 然后根据来文给予答复
传达要求下级单位办理、需要有关单位 周知或者执行的事项
5.1 常用文种写作方法及注意事项——通知
通知的类型
发布性通知
用于发布规章制度
批示性通知
用于批转、转发公文
通知
指示性通知
用于指挥、布置工作，提出要求
知照性通知
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用于告知事项
5.1 常用文种写作方法及注意事项——通知 发布性通知模板
指出发文 目的
5.4 常用文种写作方法及注意事项——批复 批复的特点
针对性
“有请示必定有批复”。必须态度明确，批复内容必 须是针对请示事项的肯定或否定答复
指示性
回复的同时，往往要对下级单位提出政策指导及执行 要求，有的还要求将落实和执行情况及时上报
批复
及时性
收到下级单位报送的请示后，无论同意与否都应及时 批复，不能耽搁、延误
公文写作培训
目 录
1 公文写作培训的意义
2
公文的行文关系
3
4 5
公文的行文规则
公文的基本结构
常用文种写作方法及注意事项
一、 公文写作培训的意义
保证公文质量； 方便阅读； 提高办公效率。
2.
版面
公文的特点
俗称“红头文件”， 必须套红 又称“正式文件”， 标题：加粗、宋体、 二号
公文
字体
正文：不加粗、仿宋 、三号 情况确实、观点明确 条理清楚、文字精练
4、公文的基本结构6）印章
通用公文均应加盖印章（专用公文不限）
复习
印章下方添加附注
公文如有附注（需要说明的其他事项），应在 成文日期下１行居左空２字加“（）”标识。
“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓 名和电话
4、公文的基本结构
标题 主送单位 公文分类 正文 主送 单位 标题
附件说明 正文 成文日期 印章 成文 日期 印章 附件 说明
4.公文的基本结构——标题的注意事项（文种）
记载、传达会议主要精神和议定的事项 会议纪要 需相关单位知晓或执行的议定事项 需以会议纪要形式加以明确或落实的事项
专用 公文
电子函件
向下属单位就日常性、临时性、一般性的工作进 行询问、商洽、告知等
授权委托书
公司法定代表人向其他人员授权的证明文件
4、公文的基本结构 3）正文结构
常用 公文
公文分类
传达重要精神或者情况
向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见和 建议 答复上级单位的询问
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报告
4.公文的基本结构——标题的注意事项（文种）
请示
向上级单位请求指示、批准
批复
答复下级单位的请示事项
常用 公文
意见
不常用
对重要问题提出见解和处理办法
函
不相隶属单位之间商洽工作，询问和答 复问题，请求批准和答复审批事项