【最新】一章Excel的基础知识与基本操作

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打开文件
• 双击要打开的工作簿文件 • 单击常用工具栏上的“打开”按钮 • 选择“文件”菜单的“打开”命令打开文件
• “文件”菜单下部列出了一些最近使用过的工作 簿文件。
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关闭文件
• 使用“文件”菜单的“关闭”命令关闭文件 • 使用工作簿控制按钮中的关闭按钮关闭文件 • 使用标题栏上的关闭按钮关闭全部文件。
• 清除单元格的内容、格式或批注
▫ 编辑菜单清除（全部、格式、内容、批注）
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自动填充序列
• 用填充柄填充数据序列
▫ 等差数列：开始的两个单元格数据，然后拖曳
• 用菜单命令填充等差或等比序列
▫ 编辑菜单填充序列
• 自动填充文字序列
• 自定义序列
▫ 工具菜单选项自定义序列
复制/移动数据
工作表标签栏
• 此工作簿内有3个工作表，名称 默认为Sheet1，Sheet2和Sheet3。
• Sheet1处于选定状态，称为“当 前工作表”，用户的各种操作都 是对该工作表进行的。
• 标签栏的4个箭头形状的按钮可 以在工作表较多时左右移动工作 簿中的工作表标签,称为标签滚 动按钮。
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• 创建图表：创建各种类型的图表。 • 组织列表：使用行与列的形式高效地存储列表。 • 访问其它数据：可以从多种数据源导入数据。 • 自动化复杂任务：使用Excel的宏功能只需单
击鼠标一次就可以执行一个复杂的任务。
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系统需求
• 所有2003版的Office产品具有相同的最低系统需 求。
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数据类型（1）
• 数值型数据
▫ 常规格式：100，3.14，-2.7818 ▫ 科学计数格式：2.1E-5，3.52E+10 ▫ 日期和时间格式：2011-2-23 3:00 PM
• 文本
▫ 任何字母、数字和符号的组合 ▫ 每个单元格最多可包含32000个字符
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• 如果显示为“######”，说明单元格的宽度不够， 增加单元格的宽度即可；
• 分数的输入：先输入零和空格，然后再输入分数 （负的分数要先输入负号）；
• 货币符号的输入：
▫ 美元（$）、人民币（￥）、日元（¥）、欧元（€）、 英镑（£）、分币字符（¢）
▫ 设置单元格格式数字分类货币货币符号
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▫ 1900年1月1日的数字序列号是1 ▫ 2006年10月9日的数字序列号是38999 ▫ Excel默认是1900年日期系统，此外还支持1904年日期系统 ▫ 工具菜单选项重新计算1904年日期系统
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文本型、逻辑型数据的输2入021/2/2
• 文本型数据与输入
▫ 汉字、字符串、数字串组成 ▫ 可以进行字符串运算，不能进行算术运算
• Excel是微软公司的Office系列办公软件中的一个 组件。
• 是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格。 • 可以完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析
和预测。 • 具有强大的制作图表功能。 • 是管理和维护电子表格的有效工具。
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Excel的功能
• 数值处理：创建预算、分析调查结果和实施用 户能想到的任意类型的财务数据分析。
下拉 菜单
文件名
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最小化按钮
最大化按钮
关闭 按钮
菜单栏 菜单控制按钮
菜单按钮
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最小化工作簿
还原工作簿
关闭 工作簿
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菜单的操作
• 用鼠标单击菜单
▫ 将鼠标指针移到相应的菜单按钮上单击，此时会显示下拉菜单，再 单击其中的命令即可。
▫ 如果想清除下拉菜单，只要再单击菜单名称或工作表格区即可。 ▫ 单击下拉菜单最下面的双箭头来展开下拉菜单。
• 全选
▫ Ctrl+A ▫ 单击行号列号交叉位置
• 取消选定的区域
▫ 单击任意单元格，或按任意光标键
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修改/清除数据
• 修改数据
▫ 单击单元格，再单击编辑栏，在编辑栏修改数据 ▫ 双击单元格，直接在单元格修改数据
• 清除数据
▫ Delete键 ▫ 编辑菜单清除内容 ▫ 鼠标右键清除内容
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日期和时间的输入
• 当前日期：Ctrl+;（分号） • 当前时间：Ctrl+Shift+;（分号） • 12小时制输入时间：1:15 p • 设置单元格格式数字分类日期（时间）类型 • 简捷输入
▫ 6/10/9，可以输入2006年10月9日 ▫ 50/10/9，输入的是1950年10月9日
• 1900年与1904年日期系统
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第一章 Excel的基础知识与基本操作
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本章内容
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• 课时：2学时 • 本章重点内容
▫ 单元格与单元格区域的表示方法 ▫ 数据类型（数值型、文本型、逻辑型）及其 数据
的输入方法
▫ 数据序列填充（等差序列、等比序列和日期序 列）、自定义序列
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Excel简介
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保存数据
• 当建立一个工作表或对工作表进行更新操作后， 需要把新的数据或更新后的数据保存起来。
• 保存的目的是将内存的数据存入硬盘（或优盘、 移动硬盘等）。
• 在进行输入过程中，为了避免意外事故（例如突 然断电）造成数据丢失，也要经常进行数据的保 存。
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• 多个单元格构成单元格区域 • 冒号
▫ 一块连续的单元格区域，通过左上角坐标和右下角坐标 标识；
▫ <左上角单元格地址:右下角单元格地址>
• 逗号
▫ 两个单元格区域的“并集”，即包含两个单元格区域的 所有单元格
• 空格
▫ 两个单元格区域的“交集”，即包含两个单元格区域的 公共单元格。
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• 用鼠标移动/复制数据
▫ 移动数据：左键移动 ▫ 复制数据：Ctrl+左键
• 用剪贴板移动/复制数据
▫ 移动数据：剪切粘贴 ▫ 复制数据：复制粘贴 ▫ 编辑Office剪贴板
• 用填充柄复制数据 • 选择性复制数据
▫ 编辑菜单选择性粘贴
• 转置
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移动插入/复制插入/交换20数21/2/2 据
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编辑栏
• 由名称框、命令按钮和编辑输入框三部分组成。
• 名称框显示当前活动单元格的位置或者名称。
• 命令按钮有3个
▫ 红色“×”按钮是取消按钮，用于取消编辑框键入的内 容。
▫ 绿色“”按钮是输入按钮，用于确认编辑框键入的内 容。
▫ 黑色“x”按钮插入函数按钮，用于插入函数。
• 编辑栏是输入或编辑数据、公式的地方。
▫ 处理器：Pentium 233MHz ▫ 操作系统：Windows 2000或者Windows XP ▫ 内存：64MB ▫ 磁盘空间：245MB ▫ 显示器：VGA (800×600)，256色 ▫ 光盘驱动器：CD-ROM驱动器 ▫ 指针设备：Microsoft Mouse或兼容指针设备。
• 我们的课程的环境：Windows XP、Excel 2003
方式、编号、项目符号、增减字号、增减缩进量、 字体颜色等等。 • 工具栏的每个小图标对应一个命令，单击图标将 执行相应的命令，使操作更加简捷。 • 当鼠标指针指向某个图标达到3/4秒时，会自动显 示按钮的名称。 • 单击工具栏最右侧的倒三角形的按钮可以添加或 删除按钮，还可以进行自定义。
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• 选定一个单元格区域
▫ 鼠标拖曳； ▫ Shift键配合鼠标选定； ▫ 在名称框输入要选定的单元格区域； ▫ 选定单元格后，区域左上角第一个单元格正常显示，
其余反显。
• 选定不相邻的多个单元格区域
▫ Ctrl键配合鼠标选定
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选定行/列、单元格区域（20221/2/）2
• 选定行/列
▫ 一行或一列：单击行号或列号 ▫ 选定相邻的多行/列：沿行/列拖曳，或者Shift ▫ 选定不相邻的多行/列：Ctrl
• 数字串的输入
▫ 身份证号码、学号、职工号等 ▫ 只需在数字串前面加一个单引号“ ’ ”（英文）。 ▫ 设置单元格格式为文本类型
• 逻辑型数据与输入
▫ TURE（真）、FALSE（假） ▫ 输入“=3<4”，显示的结果是TRUE
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输入相关的操作 • 输入方法 ▫ 双击单元格，直接在单元格中输入 ▫ 单击单元格，在编辑栏输入数据 • 移动到下一个单元格 ▫ 向下：“Enter”或者“” ▫ 向左：“Tab”或者“” ▫ 工具菜单选项编辑按Enter键后移动方向
保存数据的方式
• 使用常用工具栏上的“保存”按钮保存文件。 • 使用“文件”菜单的“保存”命令保存文件。
• 使用“文件”菜单的“另存为”命令把当前工作 簿保存到另外的文件。
• 如果试图关闭未保存的工作簿，Excel会提示用户 是否保存。
• 加密保存
▫ 文件菜单另存为工具按钮常规选项 ▫ 工具菜单选项安全性
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工作簿与工作表
• 一个工作簿由多个工作表构成。
▫ 工作簿的扩展名是.xls
• 工作表
▫ 一张二维表，256列，65536行 ▫ 两种显示方式 ▫ 二维表中的每个方格称为一个单元格 ▫ 快捷键Ctrl+箭头，End+箭头 ▫ 工作表标签，即工作表的名字
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单元格区域
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数据类型（2）
• 逻辑值
▫ True（真）和False（假） ▫ 逻辑值常用于书写条件公式 ▫ 一些公式也返回逻辑值
• 出错值
▫ 在使用公式时，单元格可显示出错的结果 ▫ 例如在公式中让一个数除以0，单元格中就会显示
出错值#DIV/0!
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数值型数据的输入
• 默认情况下，数值型数据在单元格中右对齐，有 效数字为15位；
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文件的建立
• 新建空白文档
▫ 系统默认新建的Excel文档（工作簿）包含3格工作 表；
▫ 工具菜单选项常规新工作簿内工作表数 ▫ 新建方法：工具栏按钮、文件菜单
• 根据模板创建Excel文档
▫ Excel提供了一些常用的模板 ▫ 模板的扩展名是.xlt ▫ 用户可以建立自己的模板，另存为模板即可
器应用程序选择Microsoft Excel 结束任务 （结束没有响应的程序可能丢失数据）
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控制
标题栏
菜 图E单标xcel窗口中的各种元素
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求助框
程序控制 按钮
菜单栏
常用 工具 栏
格式
工具 栏
编辑栏
PDF工具栏
工作簿 控制按钮
工作表格 区
垂直滚动条
状态栏
工作表标签
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
水平滚动条
标程序题名称栏
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Excel的启动
• 开始所有程序Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003
• 双击表格文件（一般是.xls作为扩展名）的图标。 • 双击桌面上的Microsoft Office Excel 2003图标。 • 快速启动栏Microsoft Office Excel 2003 • 开始我最近的文档相应的Excel文件 • 文件夹空白区域点鼠标右键新建Microsoft
Excel 工作表双击新建的Excel工作表
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Excel的退出
• 菜单文件退出 • 单击窗口左上角的Excel图标，单击下拉菜单中的
“关闭” • 双击窗口左上角的Excel的图标 • 在Microsoft Excel是当前窗口时，按Alt+F4 • 单击窗口右上角的×形按钮 • 当Excel没有响应时，Ctrl+Alt+Del弹出任务管理
• 确认/放弃输入
▫ 确认输入：编辑栏绿色“”按钮；
▫ 放弃输入：编辑栏红色“×”按钮； ▫ 撤销操作：常用工具栏中的撤销按钮，或者快捷键Ctrl+Z。
• 在一个单元格区域输入相同的内容
▫ 选中单元格区域，输入内容，然后Ctrl+Enter
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单元格内输入/显示多行文2021/2本/2
• 如果单元格内输入的内容过长，则
▫ 如果相邻的右侧单元格没有数据，向右延伸； ▫ 如果相邻的右侧单元格有数据，被隐藏。
• 解决方法
▫ 自动换行：单元格格式对齐自动换行 ▫ 强制换行：输入数据时，Alt+Enter ▫ 合并单元格：单元格格式、或工具栏按钮 ▫ 加宽单元格：拖动或双击分隔线
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选定行/列、单元格区域（20211/2/2）
• 用键盘选取菜单
▫ Alt+菜单后面的英文字母键，然后用命令后面的英文字母选择具体 的命令。
▫ 快捷键：例如Ctrl+F用于激活查找“查找”命令
• 快捷菜单
▫ 当右击时，在当前鼠标指针处弹出此快捷菜单 ▫ 不同位置右击弹出不同的快捷菜单
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工具栏
• 常用工具栏是Excel编辑过程中最常用的工具集。 • 格式工具栏供用户设置字体、字号、字形、对齐