建设工程档案管理规定

建设工程档案管理规定 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

建设工程档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我公司的特点，制定本制度。

第二章工程档案的归档范围及质量要求

第二条工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）第三条归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

第三章工程档案的管理机构

第四条各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

第四章工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

第五条工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

第六条工程档案的整理

按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

第七条工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

第八条工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。

第九条工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

第十条工程档案的归档

单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作。

第十一条工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

第十二条工程档案的索引

工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

第十三条工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

第十四条工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

工程代号如金碧花园首期为 楼盘代号如金碧花园代号为1

专业号如：基建类1为1.1.1 案卷号如：第1卷1.1.1-1

第五章工程档案保管期限

第十五条保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

1、永久：是指工程档案需永久保存。

2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期：是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

第六章工程档案密级

第十六条密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

第十七条工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

第六章工程档案的借阅及销毁

第十八条按照集团公司档案管理制度执行。

第七章施工日志制度

第十九条从工程项目开工之日起，项目经理应指定人员负责填写整个项目的施工曰志。施工日志包括以下内容：

a.工程开、竣工日期以及主要分部工程的施工起止日期。

b.技术资料及技术交底等事项。

c.工程准备情况：包括临时设施、现场三通一平，人员、机具、材料的准

备、图纸会审的主要问题记录、业主交与施工单位的中心点、标高点的记录及复测。

d.材料、半成品的检验与试验。

e.主要材料、设备及其资料的到货情况。

f.设计变更的日期及主要内容。

g.记录工程测量情况。

h.记录工程自检、专检情况(特别是隐蔽工程记录)。

i.工序的交接记录。

j.业主、监理代表现场确认的有关事宜。

k.工期紧急情况下采取的特殊措施和施工方法。

l.施工现场有关的工程进展情况。

m.质量、安全、机械事故的情况、发生原因及处理方法的记录。

n.有关领导或职能部门对工程所作的生产、技术方面的决定或建议。

o.工程项目试车记录。

p.气候、气温、地质等自然灾害以及其它特殊情况(如停电、停水、停工待料)的记录。

第八章附则

第二十条本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

第二十一条本制度自发布之日起执行

注：“∨”表示应向城建档案馆移交