《秘书实务》 时间管理和差旅服务
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2020/3/29
第三节 差旅服务
一、差旅服务概述
(四)差旅服务工作的要求 1.考虑周到,反应灵活 2.服务主动,办事细心 3.说话谨慎,行为检点
2020/3/29
第三节 差旅服务
二、出差旅行前的准备
(一)出差旅行安排 接受出差旅行服务的任务后,秘书要
主动向上司详细了解以下内容： 1.出差旅行的目的和工作任务 2.出差旅行的时间和地点 3.随行人员安排 4.其他事项安排
• 7.总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员,将 于下周开始进行岗前集中培训,人力资源部要求总经理 秘书给新职员开一次公文处理讲座。
• 8.海尔公司企业文化顾问×××先生被本市××集团请 来做专场企业文化建设的讲座,询问总经理或思想文化 部主任是否参加(每人入场费用为350元)。
• 9.总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。 • 10.10天后香港刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函
• 7. 转告人力资源部,可以请大学教师来主讲。 (下午) 此事 比较重要，也有时效性，如要承担，需要较长时间准备 。
• 3. 向人力资源部解释,为保商业机密,不宜接纳秘书实习生 。此事比较重要但不紧急，可放到下午处理。
• 1. 这件事很重要，但不紧急，需要很长时间才能完成（ 因为要调查本公司会议状况和产生原因，可能还要询问 专家等），当天无法完成。
(三)注意事项 1.飞机行李托运 2.旅途中转
3.尊重习俗、掌握礼节 4.了解出访国使用的语言
2020/3/29
第三节 差旅服务
四、公务旅行期间和返回后的服务
(一)时间管理和交通安排 (二)热情接待来访客人 (三)保持良好的通信联系 (四)注意上司的安全和健康 (五)处理外出公务活动的资料 (六)结算旅差费用
2020/3/29
第一节 时间管理概述
二、时间管理方法
(二)“四象限”法 应有重点地把主要精力和时间用在处 理那些重要但不紧急的工作上，也就是 说更多把握第二象限的时间。 “四象限法”最大的功能在于让人们 把大部分时间花在最需要的地方。
2020/3/29
第一节 时间管理概述
二、时间管理方法
(三)ABC分类方法 根据事务的重要程度，将待办的事务划分
• 4.通知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理) 后天陪同总经理去东北出差。
• 5.发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到 通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财 务部领取本公司颁发的奖学金3000元。
2020/3/29
• 6．省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的 通讯,已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实,打印 件加盖公章后传真过去。
• 某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的 事项,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做 于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要 而费时较多的事项过程中受到各种干扰。前面几项事情就属 于这种情况，他们全部处理完毕只需要十来分钟，并不影响 以下某些重要且紧急的事情的办理。
2020/3/29
第三节 差旅服务
二、出差旅行前的准备
(二)旅行日程表 日程表的内容包括：出差旅行目的地
，出差时间，出发、到达、返程日期及时 间(几日几时)，所选交通工具及路线，预 订的住宿地点，到达后的活动及事项日程 安排，需携带何物(资料、会议记录或其 他相关材料)。
2020/3/29
第三节 差旅服务
• 5. 只需要几分钟即可办成，孩子考上名牌大学在当天可能在 员工中传开，如及时予以祝贺和奖励，会与消息本身一道传 播，体现公司对员工的人文关怀，公关效果会更好。因此此 事实际上具有较强的时效性。
• 8. 问总经理是否派人参加(建议不派人参加,因为可以找到有 书面资料)。不很重要但也有一定时效性，请示此事只需要 分钟。
2020/3/29
思考题
1.办公室如何避免或消除拖延时间 的现象？
2.简述上司日程安排的重要意义及 其注意事项。
3.简述秘书在上司出差途中和出差 返程后应做的工作。
4.假如你的上司即将出国旅行，请 列一份出国旅行事务办理清单。
2020/3/29
案例分析
• 下面是×公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事 务，请根据时间管理的一般原理，排列处理它们的先后 顺序。
2020/3/29
第一节 时间管理概述
三、办公室时间管理
(三)拟订日程表
2020/3/29
第二节 上司日程安排
一、上司日程安排的概念及意义
指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行 的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系 列服务使计划得以顺利实施的工作。
有利于上司及组织管理层之间的工作协调。 有利于秘书机构区分轻重缓急安排上司工作 活动，避免出现时间冲突。 有利于组织内其他相关部门联系工作。
一、差旅服务概述
(二)差旅服务工作的意义 第一,良好周到的差旅服务可以提高上司公
务活动的效率。 第二,良好周到的差旅服务有利于树立单位
的公关形象。 第三,良好周到的差旅服务有利于锻炼秘书
的才干。
2020/3/29
第三节 差旅服务
一、差旅服务概述
(三)差旅服务工作的特点 1.单兵作战，素质要求高 2.时限性强，劳动强度大 3.环境陌生，未知因素多
2020/3/29
• 6. 将报道稿打印出来交总经理,约10分钟，但领导审核可 能需要一个小时左右。此事很重要而且紧急，故应优先 （在处理以上几件事情后）办理。
• 2. 谈判准备，重要且紧急，但需要较长时间（约需2小时 ）,必须在上午处理完毕。
• 10. 既不紧急也不重要，可在午饭时问总经理,估计总经 理对此不会感兴趣。约3分钟可完成。
问本公司是否需要优惠集体入场券(折扣为票价的60%, 每张价格为90～180元),如果不回电,视作放弃。
2020/3/29
• 9. 订机票虽然不是很重要，但时效性很强，稍稍延迟就可能 订不到合适的机票，且处理此事只需要几分钟（打个订票电 话即可）。
• 4. 只需要几分钟即可办成，且比较紧急，需要立即做陪同出 差的准备。
• 1.总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量 时间,要求秘书拟订一个控制会议次数和时间的方案。
• 2.今天下午××国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈 代理本公司产品在该国销售的具体事宜(意向书已于5月 上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。
• 3.本市××大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系, 将我公司设为该校秘书学专业学生的“实习基地”,人力 资源部问秘书机构是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长 期协作关系？
为A、B、C三个等级，然后按照事项的重要等 级依据完成任务的方法。
除综合运用上述方法外，往往还需考虑到 应付意外的突发事件及临时不确定性事件。
2020/3/29
第一节 时间管理概述
三、办公室时间管理
(一)控制拖延 找到自己拖延时间的原因，采取切实行动
来改变拖延时间的习惯。
2020/3/29
第一节 时间管理概述
2020/3/29
பைடு நூலகம்
第一节 时间管理概述
一、时间管理含义
时间管理就是运用现代科学技术及管理方 法对时间进行有效的利用，减少随意性，以达 到合理支配时间，提高工作效率的目的。
2020/3/29
第一节 时间管理概述
二、时间管理方法
(一)计划管理 为了提高工作效率，预先将一定时间周期
内的工作进行安排。日常时间管理计划的重点 是日计划、周计划、月计划。
三、出差旅行办理
(一)国内出差旅行办理 1.落实交通和宾馆(预定机票、火车与 汽车票、宾馆) 2.旅费 3.公务活动的材料 4.旅行用品
2020/3/29
第三节 差旅服务
三、出差旅行办理
(二)国外出差旅行办理 1.出国手续办理 2.随行物品准备 3.出入境手续
2020/3/29
第三节 差旅服务
三、出差旅行办理
2020/3/29
第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
(一)年度工作计划表
2020/3/29
第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
(二)月工作日程表
2020/3/29
第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
(三)周工作日程表
2020/3/29
第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
• 排列顺序是9.4.5.8.6.2.10.7.3.1。
2020/3/29
2020/3/29
第三节 差旅服务
一、差旅服务概述
(一)差旅服务的概念 差旅服务就是为上司的公务旅行提供各方
面服务。 公务旅行有两种类型： 下基层——到所领导的地区或下级单位调
查研究、布置任务、检查工作、处理问题等。 出公差——到外地出席会议、商务谈判、
接洽业务、观摩考察等。
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第三节 差旅服务
三、办公室时间管理
(二)制定行动计划 办公室的行动计划是一份具体的待办事项的 清单。
在给待办事务排列顺序时，除了要根据事务的重要程度将待 办的事务划分类别外，还要考虑完成某项具体事务需要花费的时 间。某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的 事务,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于 集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时 较多的事项过程中受到各种干扰。
(四)每天工作日程表
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第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
(五)多人日程表
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第二节 上司日程安排
三、安排上司日程应注意的事项
(一)注重实效,不搞形式主义 (二)注意张驰相间,劳逸结合 (三)要留有充分的机动时间 (四)要充分尊重上司本人的意见 (五)要注意保守机密
第三节 差旅服务
一、差旅服务概述
(四)差旅服务工作的要求 1.考虑周到,反应灵活 2.服务主动,办事细心 3.说话谨慎,行为检点
2020/3/29
第三节 差旅服务
二、出差旅行前的准备
(一)出差旅行安排 接受出差旅行服务的任务后,秘书要
主动向上司详细了解以下内容： 1.出差旅行的目的和工作任务 2.出差旅行的时间和地点 3.随行人员安排 4.其他事项安排
• 7.总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员,将 于下周开始进行岗前集中培训,人力资源部要求总经理 秘书给新职员开一次公文处理讲座。
• 8.海尔公司企业文化顾问×××先生被本市××集团请 来做专场企业文化建设的讲座,询问总经理或思想文化 部主任是否参加(每人入场费用为350元)。
• 9.总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。 • 10.10天后香港刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函
• 7. 转告人力资源部,可以请大学教师来主讲。 (下午) 此事 比较重要，也有时效性，如要承担，需要较长时间准备 。
• 3. 向人力资源部解释,为保商业机密,不宜接纳秘书实习生 。此事比较重要但不紧急，可放到下午处理。
• 1. 这件事很重要，但不紧急，需要很长时间才能完成（ 因为要调查本公司会议状况和产生原因，可能还要询问 专家等），当天无法完成。
(三)注意事项 1.飞机行李托运 2.旅途中转
3.尊重习俗、掌握礼节 4.了解出访国使用的语言
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第三节 差旅服务
四、公务旅行期间和返回后的服务
(一)时间管理和交通安排 (二)热情接待来访客人 (三)保持良好的通信联系 (四)注意上司的安全和健康 (五)处理外出公务活动的资料 (六)结算旅差费用
2020/3/29
第一节 时间管理概述
二、时间管理方法
(二)“四象限”法 应有重点地把主要精力和时间用在处 理那些重要但不紧急的工作上，也就是 说更多把握第二象限的时间。 “四象限法”最大的功能在于让人们 把大部分时间花在最需要的地方。
2020/3/29
第一节 时间管理概述
二、时间管理方法
(三)ABC分类方法 根据事务的重要程度，将待办的事务划分
• 4.通知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理) 后天陪同总经理去东北出差。
• 5.发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到 通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财 务部领取本公司颁发的奖学金3000元。
2020/3/29
• 6．省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的 通讯,已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实,打印 件加盖公章后传真过去。
• 某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的 事项,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做 于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要 而费时较多的事项过程中受到各种干扰。前面几项事情就属 于这种情况，他们全部处理完毕只需要十来分钟，并不影响 以下某些重要且紧急的事情的办理。
2020/3/29
第三节 差旅服务
二、出差旅行前的准备
(二)旅行日程表 日程表的内容包括：出差旅行目的地
，出差时间，出发、到达、返程日期及时 间(几日几时)，所选交通工具及路线，预 订的住宿地点，到达后的活动及事项日程 安排，需携带何物(资料、会议记录或其 他相关材料)。
2020/3/29
第三节 差旅服务
• 5. 只需要几分钟即可办成，孩子考上名牌大学在当天可能在 员工中传开，如及时予以祝贺和奖励，会与消息本身一道传 播，体现公司对员工的人文关怀，公关效果会更好。因此此 事实际上具有较强的时效性。
• 8. 问总经理是否派人参加(建议不派人参加,因为可以找到有 书面资料)。不很重要但也有一定时效性，请示此事只需要 分钟。
2020/3/29
思考题
1.办公室如何避免或消除拖延时间 的现象？
2.简述上司日程安排的重要意义及 其注意事项。
3.简述秘书在上司出差途中和出差 返程后应做的工作。
4.假如你的上司即将出国旅行，请 列一份出国旅行事务办理清单。
2020/3/29
案例分析
• 下面是×公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事 务，请根据时间管理的一般原理，排列处理它们的先后 顺序。
2020/3/29
第一节 时间管理概述
三、办公室时间管理
(三)拟订日程表
2020/3/29
第二节 上司日程安排
一、上司日程安排的概念及意义
指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行 的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系 列服务使计划得以顺利实施的工作。
有利于上司及组织管理层之间的工作协调。 有利于秘书机构区分轻重缓急安排上司工作 活动，避免出现时间冲突。 有利于组织内其他相关部门联系工作。
一、差旅服务概述
(二)差旅服务工作的意义 第一,良好周到的差旅服务可以提高上司公
务活动的效率。 第二,良好周到的差旅服务有利于树立单位
的公关形象。 第三,良好周到的差旅服务有利于锻炼秘书
的才干。
2020/3/29
第三节 差旅服务
一、差旅服务概述
(三)差旅服务工作的特点 1.单兵作战，素质要求高 2.时限性强，劳动强度大 3.环境陌生，未知因素多
2020/3/29
• 6. 将报道稿打印出来交总经理,约10分钟，但领导审核可 能需要一个小时左右。此事很重要而且紧急，故应优先 （在处理以上几件事情后）办理。
• 2. 谈判准备，重要且紧急，但需要较长时间（约需2小时 ）,必须在上午处理完毕。
• 10. 既不紧急也不重要，可在午饭时问总经理,估计总经 理对此不会感兴趣。约3分钟可完成。
问本公司是否需要优惠集体入场券(折扣为票价的60%, 每张价格为90～180元),如果不回电,视作放弃。
2020/3/29
• 9. 订机票虽然不是很重要，但时效性很强，稍稍延迟就可能 订不到合适的机票，且处理此事只需要几分钟（打个订票电 话即可）。
• 4. 只需要几分钟即可办成，且比较紧急，需要立即做陪同出 差的准备。
• 1.总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量 时间,要求秘书拟订一个控制会议次数和时间的方案。
• 2.今天下午××国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈 代理本公司产品在该国销售的具体事宜(意向书已于5月 上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。
• 3.本市××大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系, 将我公司设为该校秘书学专业学生的“实习基地”,人力 资源部问秘书机构是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长 期协作关系？
为A、B、C三个等级，然后按照事项的重要等 级依据完成任务的方法。
除综合运用上述方法外，往往还需考虑到 应付意外的突发事件及临时不确定性事件。
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第一节 时间管理概述
三、办公室时间管理
(一)控制拖延 找到自己拖延时间的原因，采取切实行动
来改变拖延时间的习惯。
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第一节 时间管理概述
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பைடு நூலகம்
第一节 时间管理概述
一、时间管理含义
时间管理就是运用现代科学技术及管理方 法对时间进行有效的利用，减少随意性，以达 到合理支配时间，提高工作效率的目的。
2020/3/29
第一节 时间管理概述
二、时间管理方法
(一)计划管理 为了提高工作效率，预先将一定时间周期
内的工作进行安排。日常时间管理计划的重点 是日计划、周计划、月计划。
三、出差旅行办理
(一)国内出差旅行办理 1.落实交通和宾馆(预定机票、火车与 汽车票、宾馆) 2.旅费 3.公务活动的材料 4.旅行用品
2020/3/29
第三节 差旅服务
三、出差旅行办理
(二)国外出差旅行办理 1.出国手续办理 2.随行物品准备 3.出入境手续
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第三节 差旅服务
三、出差旅行办理
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第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
(一)年度工作计划表
2020/3/29
第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
(二)月工作日程表
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第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
(三)周工作日程表
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第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
• 排列顺序是9.4.5.8.6.2.10.7.3.1。
2020/3/29
2020/3/29
第三节 差旅服务
一、差旅服务概述
(一)差旅服务的概念 差旅服务就是为上司的公务旅行提供各方
面服务。 公务旅行有两种类型： 下基层——到所领导的地区或下级单位调
查研究、布置任务、检查工作、处理问题等。 出公差——到外地出席会议、商务谈判、
接洽业务、观摩考察等。
2020/3/29
第三节 差旅服务
三、办公室时间管理
(二)制定行动计划 办公室的行动计划是一份具体的待办事项的 清单。
在给待办事务排列顺序时，除了要根据事务的重要程度将待 办的事务划分类别外，还要考虑完成某项具体事务需要花费的时 间。某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的 事务,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于 集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时 较多的事项过程中受到各种干扰。
(四)每天工作日程表
2020/3/29
第二节 上司日程安排
二、上司工作日程表的编制
(五)多人日程表
2020/3/29
第二节 上司日程安排
三、安排上司日程应注意的事项
(一)注重实效,不搞形式主义 (二)注意张驰相间,劳逸结合 (三)要留有充分的机动时间 (四)要充分尊重上司本人的意见 (五)要注意保守机密