商务公文写作培训
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常用公文
常用公文类型说明.doc
•
• • • •
关于移交东莞香堤水岸公司及东莞铸创公司公章及相关文件的请示
关于售楼处笔记本电脑丢失的报告 关于售楼处笔记本电脑被盗事宜的函 致市统计局经济统计联络函 关于开展2006年中层管理人员考核的通知
商务公文写作的特点
公文写作贵在精确、简单而直接。
离离原上草,一岁一枯荣。
情感指数
������ ������
技巧一
情感指数
情感指数
计算情感指数
对
提到 减
的次数
读 者 的 关 注 程 度
提到自己或公司的次数
情感指数
增加情感指数:
• • • • ������ ������ ������ ������ 第二人称代词 第三人称专有词 读者姓名 对读者的暗指
读者为尊
������ ������
增加可信度
������ ������
技巧五
增加可信度
增加可信度
概括性->实用有效的信息
• ������ 我们在努力爱护环境。 • ������ 我们在回收塑料、玻璃、铝材和 纸张,尽最大努力去爱护环境。
简洁
������ ������
技巧六
使行文简洁
简洁
变复合句为独立句:
• 修改前:“考虑了景观和工程因素之后,我们将建筑 位臵定在离河最远的地方,或者如果这个位臵不能够 为大家所接受,我们将会聘请调查员考察一下其他可 选的建筑地点。” • 修改后:“考虑了景观和工程因素之后,我们将建筑 位臵定在离河最远的地方。如果这个位臵不能够为大 家所接受,我们将会聘请调查员考察一下其他可选的 建筑地点。”
列大纲
列大纲
利用大纲来有序的组织思路
提纲法
辐射法
练 习
写一份搬迁办公楼的请示
• 关于搬迁办公楼的请示.doc
撰写初稿
������ ������
第六步
撰写初稿
层次结构
写初稿的注意事项:
• 一鼓作气,如“冲刺” • 冲出初稿后再修改 • 不要“十步九回头”
商务公文写作三
写作技巧--
如何使文章生动有效
不拐弯抹角,不可以藻饰
庄重
用词严肃端庄,不带感情色彩
商务文书写作要求
������ • 意思明确——明白无误,让人一目了然 • ������ 文理通顺——即流畅表达,又显示写作水平 • ������ 观点正确——有道理,不搞歪理 • ������ 实事求是——真实,不掩饰,不夸张 • ������ 及时迅速——讲效率,讲效益,不拖拉误事 • ������ 简明生动——增加可读性,防白话、套话、干巴 巴 • ������ 层次分明——有先有后,段落清晰,不转圈 • ������ 标点规范——正确运用,防一逗到底 • ������ 格式适宜——不同文种用不同格式
说服矩阵
场景二:你找到了一个地方: 各方面都合适,只是报价超过 预算五百元。 解决问题型
场景三:你向老板建议组织员 工去听新年音乐会,不再开新 年晚会。费用也在预算之内。
说服型
层次结构
������ ������
选择文章的
第四步
层次结构
层次结构
公文的“五”大主要层次:
• • • • • ������ ������ ������ ������ ������ 连贯式 并列式 分析问题式 问答式 行动结果式
质量(重量)单位 长度单位 功率单位 功、热单位 体积单位 电量单位 土地面积单位
千克、公斤、斤、两 公里、米、尺、公分 千瓦、马力 焦耳、千卡 毫升、公升、立升 千瓦时、度 公顷、平方米、亩、平方
“等”,“等等”的用法
下面的句子有问题吗:
• 林区职工、机关、学校、企业等等单位,都要节 约能源。 • 陈XX等竟然臵党纪国法于不顾,公然收取贿赂。 • 长江、黄河、海河、松花江等等大江河的洪水灾 害得到初步控制。 • 中小学校要充分利用多种形式经常向中小学生进 行交通安全常识的教育,如广播、图片、展览、 文艺,等。
层次序数
公文的层次序数:
第一层为“一”,第二层为 “(一)”,第三层为“1.”,第四层 为“(1)”。 不要越级套用,限制在四层以内。 一般不用“第一”,“第二”,“第 三”,“首先”,“其次”,“再次”
计量单位
判
断
题
• • • • • • •
������ ������ ������ ������ ������ ������ ������ 丈
利用“正式指数”工具分析 下
面的信件的正式程度。
������
你是总经理秘书,总经理要组 织各部门秘书共进午餐沟通感 情,请你代表总经理发邮件给 秘书们。
说服矩阵
������ ������
决定文章的
第三步
总体风格
说服矩阵
说服矩阵
资源充足 ������
立场不一致
立场一致
资源不充足
说服矩阵
立场
野火烧不尽,春风吹又生。
白居易 富新函2008年04号(修改前).doc 富新函2008年04号(修改 后).doc
用语精确
对比这两种说法:
• 对于项目管理人才的需求每年都在增加。
• 对于项目管理人才的需求以每年20%的 速度增长。
• 你的帐款已经过期了。 • 你的帐款已经过期45天了。
用语精确
商务公文写作培训
2008年7月24日
2013-8-6
1
商务公文写作一
开篇--
商务公文写作的概念
商务文书分类
• • • • • • • • 指挥性文书——指示 ������ 规范性文书——章程 ������ 报请性文书——请示 ������ 知照性文书——通知 ������ 联络性文书——信函 ������ 记录性文书——会议记录 ������ 报导性文书——新闻 ������ 法律性文书——合同
• 关于公司网络整体改造的报告.doc
简洁
• 一事一文.doc
简洁
淘汰层层套话 多用陈述性,少用描写性 适当运用缩略语(三个代表)
商务公文写作四
注意事项--
如何使文章更加规范
数字的使用
请找出下面的句子中的表达上的错误:
• 本月氯化钾产量为300吨,增加了8% • 大专文化程度的由过去的54%上升到 78%,大本文化程度的由过去的29% 上升到53%。
找问题:
• XX集团关于电脑问题的通知
• 缺少“采购”、“管理”等词语来限制中心词 “问题”,造成事由过于笼统不具体、不清楚, 不能准确反映表达公文的意图。
练 习
• 指出公文中的错误
• 关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告.doc
公文写作的特点
简明
句中无余字,篇内无赘语
准确
一字入公文,九牛拔不出
朴实
说服矩阵
说服型
• • •
二象限
资源充足 ������
一象限
简单型
• •
多次沟通 强调利益所在 较长篇幅
罗列事实 短文即可
•
通知性质
立场不一致
三象限 四象限
立场一致
艰难型
•
解决问题型
•
不值得花费精力
有问有答 较长篇幅
•
资源不充足
说服矩阵
案例分析:
利用“说服矩阵”工具分析 下
面的信件的总体风格。 场景一:总经理让你给公司的新 年晚会找一个饭店,预算是五 千元。你发现了一个好地方: 离公司近饭菜可口,在预算之 内。 简单型
商务公文写作二
写作步骤--
如何写出好文章
行动目标
������ ������
制定正确的
第一步
行动目标
行动目标
请分析你的行动目标。
部门经理让你通知各部门相关 人员参加工程维修专题会议, 你确定了时间和地点后发一个 邮件给各部门应到会人员。
行动目标
“我要通知每个应参加会人员会议的时间和地 点。”
被动目标--
资源
• 你要读者做的事在他们
目标读者和你是否同一 立场? 你的读者认识你吗,喜 欢你吗? 你喜欢你的读者吗?
能力范围吗?
• 他们本身面临资源约束 吗?
• 他们占有资源吗?
说服矩阵
说服矩阵
二象限 资源充足 ������ 一象限
说服型
立场不一致 三象限
简单型
立场一致 四象限
艰难型
解决问题型
资源不充足
说服矩阵
• ������ • ������
层次结构
(五) 式
直指事情的结果。
• ������ • ������ • ������
突出结果; 问题也是机会; 推荐信,推销信。
列大纲
������ ������
列出文章的
第五步
大纲
列大纲
列出大纲的目的:
• ������ • ������ • ������ 肉 • ������ 七分想,三分写 磨刀不误砍柴工 提炼想法,有了骨头不愁 建立合理次序
时间敏感性如“昨天”、“今天”,“本月”。 • 重要会议记录、紧急文电,注明时分。 • 年份一律用公元全称,不得省略。如“二○○八年”不 能省称“○八年”。 • 公元以外的纪年,应加注公立年份,如“民国十六年 (公元1927年)” • 尽量避免使用农历日期,如非用不可时,则须使用汉字, 如“腊月十五”,不能写成“腊月15” • ������ 星期几用汉字,如“星期五”,不能写成“星期5”。
技巧二
读者为尊
读者为尊
比较以下两种说法:
• 我很高兴地宣布,我们公司在05年 度超过了预期的目标。
• 非常感谢各位的努力工作,我们 公司在05年度超过了预期的目标。
有效的反馈
������ ������
技巧三
有效的反馈
有效的反馈
反馈的定义:
——沟通中,信息接收者向信息发出者作出回应的行为。
正面反馈 反馈 负面的反馈 没有反馈
祝酒词.doc
正式指数
指出下列哪些媒介是正式媒介
• ������ • ������ • ������ 宣传册 电子邮件 政府公文
• ������
• ������ • ������ • ������ • ������
行文正式的电子邮件附件
可粘贴便条 手写便笺 带抬头信纸 广告传单
正式指数
案例分析:
数字的使用
使用数字时应注意的问题:
• • • • • •
真实、准确; 各个分数之和要与总数相等; 统计口径一致; 计量单位一致; 列举数字有可比性; “以上”“以下”,按惯例,包括本数在 内
数字的使用
倍数关系:
• “增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后 面附带“到”、“至”、“为” --加上增加数的和数。 • “增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词 后面附带“了”或不带“了”字,则不包括本数。 • 减少时,如“减少”、“降低”、“缩小”后附带“到”、 “至”、“为”,是用以说明原数减去减少数后的差数。 • 带或不带“了”字,则不包括本数在内。
的意愿
“我要在会议前一个星期让每个应参加会 议人员确认能否参加。”
行动目标--
的行动
正式指数
������ ������
决定文章的
第二步
正式程度
正式指数
正式指数
1、你本人很了解对方吗?
2、目标读者比你们的层级低吗? 3、是好消息吗?
1分
10分
正式指数
正式程度表现在:
• 形式 • 称谓 • 语气
•
数字的使用
使用数字时应注意的问题:
汉字和阿拉伯数字要统一; 公文中的数字,除成文日期、部分 结构层次序数和在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词 素 的数字必须使用汉字外,应当使用阿 拉 伯数字。
层次序数
下面的数字有什么问题:
外贸局: 本市的犀角有以下来源: 一、首饰公司在外省收购。 二、工艺品公司出口旧工艺品。 三、文物部门的残坏犀角制品。 鉴于此,为支援中药生产,经研究特提出如下 意见: (一)协助同以上单位联系收购; (二)可否按外汇价格结算。 土产进出口公司 2001年3月20日
层次结构
(一) 式
按照事情发展经过和时间顺序。
• ������ • ������
突出事情的
脉络;
浑然贯通,连成一体;
• ������ 程序安装说明,事故 调查报告,工程报告。
层次结构
(二) 式
层次之间是并列关系。
便于读者 信息; • ������ 报告、总结、建议书。
• ������
层次结构
(三) 式
增加紧迫性
������ ������
技巧四
增加紧迫性
增加紧迫性
������ ������ 行动 ������ ������ 增强紧迫感 激发读者采取 专业性 商业化
时间敏感性
时间敏感性句法
“今天下班前······” “1小时之内······” “今天下午3点是最后的提交时间。” “明天见面之前······” “2005年12月31日之前······” “合同生效之前······”
提出问题,分析问题,解决问题。
• ������ 结果(批复、指示、命令);
• ������ 提出问题,分析问题(情况 简报);
• ������ 提出问题,解决问题(公告, 通知);
• ������ 完整结构(指导性通报,决 议)。
层次结构
(四) 式
用问答来组织全篇。
•
设计问题,突出利益;
突出避免不良后果的方法; 业务通讯,操作程序指南。