材料设备采购管理办法最终

材料设备采购管理办法

1．目的

通过规范材料设备采购程序，形成各部门和环节的有效制衡和协作，以保证采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的要求。

2. 适用范围

公司确定自行采购的材料设备。

凡是金额达到招标条件的材料设备采购项目必须严格执行《招标管理办法》来选择合格供应商，后续的管理工作按照本办法执行。

3．相关文件

《招标管理办法》

《经济合同管理办法》

《财务管理制度》

《公司有关制度》

4．执行原则

4．1“检控并重，以控为主”，控制的关键是选择合格的供应商；

4．2必须体现公司统一的付款和质量原则；

4．3体现运作效率与权力制衡。

5. 职责

5.1经营管理部

5.1.1负责收集市场材料设备信息，建立材料设备和供应商信息库。

5.1.2负责建立供应商档案和推荐相应合格供应商名册。

5.1.3参与制定项目总体的材料设备采购计划。

5.1.4负责组织或编制各类材料设备的采购准备文件（招标或询价文件）。

5.1.5负责收集整理市场材料设备价格变化动态。

5.1.6参与招标活动及材料设备采购合同的谈判和拟订。

5.1.7负责招标后的材料设备采购和零星材料设备的采购工作。

5.1.8参与材料设备的进场以及质量验证的检验、试验、对外送检工作。

5.1.9参与材料设备的移交工作。

5.1.10参与协调施工过程中与供应商的关系。

5.1.11负责跟踪记录材料设备的使用情况。

5.1.12负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。

5.1.13参与采购设备的竣工报验。

5.1.14负责协调和管理材料设备的保修服务工作。

5.1.15参与对供应商进行考核评价。

5.2 项目部

5.2.1负责制定项目总体的材料设备采购计划。

5.2.2负责提出需用材料设备的技术标准与质量等级，推荐相应的材料设备供应商。

5.2.3参与编制相关的采购准备文件或材料设备采购招标活动。

5.2.4负责组织材料设备的进场以及质量验证的检验、试验、对外送检工作。

5.2.5负责组织材料设备的移交以及监督材料设备的保管、标识工作。

5.2.6负责组织和协调设备安装施工以及与供应商的关系。

5.2.7负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。

5.2.8负责汇总材料设备价款，及时调整工程总造价。

5.2.9负责组织设备的竣工报验。

5.3 财务部

5.3.1参与对供应商的银行信用及财务状况调查。

5.3.2参与制订合同的付款条款。

5.3.3汇总制订材料设备资金需用计划。

5.3.4负责对供应商进行材料设备价款支付。

5.4总工办

5.4.1负责制订和完善材料设备采购管理制度和流程。

5.4.2负责审定项目总体的材料设备采购计划和采购方式。

5.4.3负责审核材料设备采购的计划估价与实际采购价成本。

5.4.4负责审核各类材料设备的采购准备文件。

5.4.5负责组织材料设备的招标采购工作。

5.4.6负责材料设备采购合同的谈判与签订。

5.4.7负责审定投标入围的材料设备供应商。

5.4.8负责对供应商进行评审、考核评价。

5.4.9负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。

5.4.10负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。

6．工作程序

6.1 材料设备采购计划

6.1.1根据材料设备对工程质量和成本的影响程度，将项目物资分成A、B、C三类。量大且对工程质量和成本影响大的物资为A类；量大但对工程质量和成本影响一般的为B类；量小且对工程质量和成本影响细微的为C类。公司应重点控制A类材料设备，具体参见《材料设备分类表》（附件1）。

6.1.2公司根据材料设备重要性分类，由总工办、采购部与项目部会商列明清单，明确该项目由公司自行采购的材料设备，上报主管领导审批后，作为项目的采购范围。

6.1.3经营管理部负责组织相关部门制订项目的《材料设备总体采购计划》（附件15），报总师办和

公司领导审批。

6.1.4项目部根据工程进度和现场施工需要，预先提出《材料设备需用计划》（附件2），报送总工办和公司领导审核通过后，由经营管理部正式启动采购程序。

6.2选择合格的供应商

6.2.1收集产品和供应商的资料和信息

6.2.1.1采购部负责收集各类材料设备的市场信息，要针对计划采购的材料设备建立专项数据库，数据库中每项必须收集不少于3家供应商以上的产品信息。

6.2.1.2经营管理部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料和信息，并

进行分项编目、登记、保管，以备查用。

6.2.1.3经营管理部负责了解市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析报告。

6.2.1.4经营管理部负责了解政府对材料设备使用的政策、法规。

6.2.2制作采购准备文件

6.2.1.2由经营管理部组织制作《材料设备采购清单》（附件3），明确采购的详细需求作为采购实施的依据。

6.2.1.4总工办负责提供材料设备计划采购估价成本。

6.2.1.5项目部负责提出材料设备的进场时间要求、相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等，并负责与监理公司沟通，确认采购的相关需求。

6.2.1.3采购准备文件还包括依据性的采购文件，由采购部负责归档管理相关材料设备的国家标准和部颁标准，作为材料设备进场检验的依据。

6.2.3供应商资格预审

6.2.3.1材料设备的供应商应递交各类证明文件包括：企业介绍、企业的资质证明资料（营业执照、生产许可证、资质证书等）、产品的质量证明资料（合格证、准用证或备案目录、监测报告等）、进口物资的相关证明（进出口许可证、商检证明等）、获奖证书、相关使用业绩证明等，并对其资格进行评审。

6.2.3.2采购部填写《供应商资格评审表》（附件4），上报总工办审批后确定入围的供应商，入围的供应商不得少于3家。

6.2.4供应商评价

6.2.4.1针对不同的材料设备特点采取不同的评价方式。

a.对能提供标准产品的，进行样品检测，检测结果作为评价依据。

b.对不能提供样品的，进行厂家或其承包项目的考察，考察结果作为评价的依据。

6.2.4.2样品检测和评价

a.经营管理部要求各供应商，按要求数量送样，并附鉴定书或检测报告；

b.项目部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到经过认证的专业检测机构检测。

c.项目部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。

d.样品确认时，应邀请采购部和监理公司参与，并进行封样。

6.2.4.3对厂家或其承包的项目考察

a.项目部组织工程部及其他专业人员对厂家或其承包项目进行考察，必要时应邀请总工办参