商务公文的写作格式与范文

商务公文的写作格式与范文

商务公文的写作

商务公文写作的注意事项 A 、公文的写作方法与技巧掌握商务公文的写作方法和技巧，可以使你得心应手、游刃有余地从事公文写作。 a 、把握写作特点因为所写的都是与企业有关的文件资料，所以，秘书写作的特点是所采用的文体基本都是以陈述或说明为表达方式。在文字表达时，往往以叙述为基础，议论为手段，说明为目的，三者综合兼用。但在写作时，写作内容也制约着表达的方式，一般而言，反映情况的侧重叙述，阐明道理的偏重于议论，而提出要求的则多用说明。叙述是对人物或事件所作的交代，但秘书写作中的叙述具有很强的概括性，用词精炼，明确无误。议论是通过对事件的评价来讲道理，但针对主题。说明是用简明扼要的文字把事件真相说清楚。由于秘书写作的东西基本都是与企业动作有关的适用性文字，因此写作时应简明、准确、朴实、庄重、规范。* 简明，是指用词简单明白，直截了当。* 准确，是指用词含义准确，不会造成误解。* 朴实，是指用词通俗自然，恰如其分。* 庄重，是指用词严肃端庄，不带感情色彩。* 规范，是指用词符合语法与逻辑要求。在写作企业文件时，应注意几个特点: 1) 分清写作的文类，从作用来讲，有指挥性、规范性、请示性、通知性、记录性、报导性等几种*指挥性:如命令、指示、决定、批复。* 规范性:如章程、条例、规定、办法、细则。* 报请性:如请示、报告。* 通知性:如公告、通知、函。* 记录性:如会议记录、大事记。* 报导性:如广告、新闻稿、宣传稿。2) 分清行文关系，有上行文、平行文、下行文三种关系。* 上行文:如请示、报告。* 平行文:如公函、通知。* 下行文: 如命令、指示、批复。秘书写作的实用性很强，它紧紧围绕着企业事务发生，是实用文体的集中体现，写作时，要紧扣特定对象: 事务性质、规范标准、时

间效率、寄望目的来写。 b 、理解写作要求由于企业文件资料应用性极强，因此

秘书在写作时要严格按照特定的写作要求去做，这就是: 1) 意思明确。明白无误地把要说的话写出来，让别人一目了然，看得懂，这是最起码的要求。2) 文理通顺。这无论

对于准确表达或对于你个人写作都是极其重要的。3) 观点正确。表达的东西要有道理，不要强词夺理，更不能讲歪理。4) 实事求是。是什么说什么，不掩饰，不夸张，按事实本身描述与表达。5) 及时迅速。秘书办事历来是干净利索，这一点在写作时尤其要体现出来，因为企业不像机关，“时间就是金钱”的效率对企业而言十分重要，拖拉误时有可能会酿成巨大的经济损失，写作的动作迅速也是秘书的职业本能。6) 简明生动。企业行文虽然也是公文格式，但描述及用语亦尽可能简洁和生动，增加可读性，否则，干巴巴的语言，通篇大白话套话，只会让上司或同事们觉得你很乏味。7) 层次分明。一个意思就是一句话，一句话内讲不完的用逗号区分，讲完了用句号结束，几句话构成一件事就是一个自然段。如此这样，段落清楚，层次分明，看的人赏心悦目。8) 格式规范。所有企业行文都有固定的格式规范要求，不能随心所欲，否则会让看的人糊涂，更有可能把意思搞错。 c 、撰写写作内容企业行文的内容与机关行文不同，它特别强调以下几点; 1) 有事发，言之有物(或事)。2) 目的明确，为了解决某件事。3) 内容真实，不能虚拟。4) 内容实在，不讲

空话，企业文书的内容一般分为: * 标题* 题注* 收件单位或个人* 正文、导语、主体* 结束语* 附件或说明* 发文单位落款、成文日期。( 文尾: 主题词、印发说明、页码等) 在具体写作时，要根据内容及写作目的选择相适应的文体，并选择上述相适应又必须的内容。秘书写作的特点是实用性，凡是有经验的秘书都有体会，多写自然会

提高自己的写作水平。某些规范性的文书写作，格式固定，你可以挑选自己喜爱的文体格式和用语标准，打印成文，储存在电脑里，以后一旦需要，随时可调出来模仿，根据此时新的内容要求，进行局部修改，改头换面，动些手术，然后打印出来，一定又是一篇精彩实用范文。 d 、企业文书的拟写程序企业文书的拟写程序，有如下五个步骤: 1) 明确文书写作主旨。写什么, 要达到什么目的,怎么写,采用什么文本,给谁看,要求对方做什么,这就是给写作定位，确立目的和方法。2) 收集资料信息根据内容，设计与确定收集方法，需要哪些资料信息怎样收集,怎样整理,达到什么目的,在此基础上分析研究，得出结论。3) 拟写提纲，安排结构。提纲是撰写文书的内容要点，按照提纲写，可以通盘安排，前后呼应，顺理成章。哪里简述，哪里详写，安排妥当。4) 起草正文。5) 反复检查。认真修改，推敲斟酌，最后定稿，力求规范。 B 、商务公文写作的注意事项所谓规范，即文件的体式、行文关系、文种的选用、标点符号及校对符号的

使用、文字的书写等等都应当符合约定俗成的原则，是得到社会承认的，切不可随意自造。关于公文文种、格式、行文以及处理程序等方面的规范要求，内容很多，下面仅就

几个具体问题作些阐述。一、公文中运用名称的规范公文写作要经常跟名称打交道。运用得当: 将大大增强公文的准确性; 运用得不好，不仅直接影响一篇公文的质量，还会给实际工作带来不必要的麻烦和一定的损失。人名、地名、数字、引文准确，在公文写作中运用名称，如地名、人名、单位名、事物名等，必须严肃认真，一丝不苟。在名称的具体使用上，一般应注意下列几点: * 同一名称在一篇文稿中出现不一致时，力求名词划一。前后不统一的现象不利于公文阅者准确地理解名称，并极易给工作带来混乱。运用同类名称时，注意排列次序。同级上司职务一起连用时，一般情况下应以负责人在前，部门负责人依次在后排列，按照各自地位和使用的习惯，排列次序不就应前后颠倒。* 各类单位、地区名称，在文稿第一次出现时，尽力写其所在地区或所属省、市、地、县。* 使用简称，要按一般习惯用法去写，不要随意生造。* 各类事物名称连用时，要注意相互之间的概念属类，不要把相互包含的不同概念排列在一起。二、商务公文中运用数字的规范商务公文写作离不开数目字。数目字与一些量词结合，用以表示人和事物的数量。目前在我国通用的数字，包括大写的汉字、小写的汉字及阿拉伯数字。数目字在公文写作中

的运用，不但是个严肃细致的工作作风问题，也有一个运用方法问题。数目字用得当，有利于提高公文写作的质量; 运用的不好，其后果是不堪设想的。公文中的数字，除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉数字。公文写作中对数目字的运用，应掌握以下几点: 1) 公文中使用的数目字，主要应采用阿拉伯数字。在表示数量、长度、高度、面积、体积、重量时，要使用阿拉数字。2) 在公文写作中，有些地方又不能不使用小写汉字数。* 成文时间。不能把“一九九六年九月一日”写成“ 1996年9月1日”，更不准写作“ 1996.9.1 ”。* 商务公文结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“ (一) ”，第三层为“ 1. ”，第四层为“(1) ”。这样表述层次时，一、二层次的序数是用小写汉字来表达的。* 数字作为词素构成定型的词、词