《行政秘书学》第2章(唐钧主编,中国人民大学出版社)[33页]

行政秘书学
21世纪公共行政系列教材
行政秘书学
唐钧/主编 中国人民大学
行政秘书学
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课程体系
第一篇
概述
第二篇 做事与业务能力
第三篇 做人与职业素养
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第二篇 做事与业务能力
第2章 办公室事务管理
第3章 文书与档案工作
第4章
会务管理
第5章 行政秘书的综合能力
2）如果事先得到领导的授权，应对信件进行评注，即把长信 中重要的部分标明或把有用的信息记录下来。
3）行政秘书要审阅信件，把办公室无法处理的信和应该转交 给其他人的信件分开放好。 （2）邮件的回复。信件、电子邮件和传真。
第2编 第2章
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2.3.2印信管理
1.印章的管理和使用 2.介绍信的管理和使用
第2编 第2章
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2.2.4办公室的整理
2.行政秘书办公室的布置和整理 (4）办公桌抽屉里的物品摆放要整齐，要经常清理；存放公章、 介绍信、机密文件的抽屉必须带锁。 （5）办公室里各种类型的文件柜要分门别类地安放文件、资料和 物品，并贴上标识。 （6）每天下班前要整理好自己的办公桌，把文件收藏好,以免丢失 和泄密；要仔细检查计算机、复印机、空调等的开关是否关上，抽 屉、柜子是否锁好，确保万无一失。
的隐患记录和处理表上。
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2.2.4办公室的整理
1.领导办公室和接待室的整理 （1）尊重领导意愿。 （2）贴心的设计。
1）桌子和办公器材是否摆放平稳，有没有歪斜和灰尘。 2）时钟是否拨准，并保持走动。 3）日历上的日期是否准确。 4）办公室内的温度和湿度是否调到适宜的程度。 5）盆景、挂画的位置是否得体并整理好了。 6）花卉是否定期浇水。 7）报纸杂志是否是最新的一期。 8）书架是否归置妥当。 9）摆放在领导办公桌上的用品是否已整理好。 10）文具、便笺是否补充。
礼仪规范。
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2.2办公室环境管理
2.2.1 办公室的自然环境
空间环境
视觉环境
听觉环境
空气环境
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2.2.2 办公室的布置
1.空间布局的合理
2.色彩搭配的相宜
3.办公室设备的优化 （1）优化办公室的照明设备。 （2）优化办公室的隔音设备。 （3）优化办公室的空气调节设备。 （4）优化办公室的办公设备。
1.能够识别良好的工作环境的内容和作用， 并掌握创造良好的工作环境的方法；
2.能够识别、理解并掌握开展日常事务工作的 方法和技巧；
3.能够了解和掌握提高办公室效率和加强时间管理的 基本方法；
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2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求
4.能够了解和掌握办公自动化的基本操作方法； 5.能够识别和掌握进行信息管理的要求、程序和方法； 6.能够识别、理解并掌握接待工作的一般程序、规则、
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1.印章的管理和使用
（1）印章的保管。 1）专人保管。 2）安全放置。 3）定期清洁。
（2）印章的使用。 1）领导批准。 2）禁止私自用印。 3）用印登记。 4）盖印端正、清晰。
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2.介绍信的管理和使用
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2.3日常办公
2.3.1电话接打与邮件处理
1.电话接打 2.邮件处理
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1.电话接打 （1）行政秘书接听电话。 （2）行政秘书拨打电话。
2.邮件处理 （1）邮件的转交。
1）需要呈给领导的信件，应根据重要程度进行整理，将最重 要的放在最上面。
（1）介绍信的保管。
（2）介绍信的使用。 1）领导批准。 2）按要求填写。 3）妥善保管存根。 4）废信处理。 5）禁止事项。
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2.3.3办公效率与时间管理
1.提高办公效率 2.合理管理时间
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1.提高办公效率
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2.2.3办公室安全管理
2.防范办公室潜在危险的工作 首先，要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全
方面的检查； 其次，发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； 再次，如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、
跟进，直到解决； 最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在相关
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4.办公室环境的美化 第2编 第2章
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2.2.3办公室安全管理
1.办公室可能遇到的潜在十大危险 （1）办公家具和设备摆放不当，阻挡通道； （2）拖拽电线或电话线； （3）家具或设备有突出的棱角； （4）绝缘不彻底； （5）电路负荷过大； （6）接线松开或有危险； （7）柜橱顶端堆放过多物品导致倾倒； （8）灭火设备已损坏； （9）在密闭容器内烧水或倒热水； （10）地板打滑。
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2.2.4办公室的整理
2.行政秘书办公室的布置和整理 （1）行政秘书的办公桌上，电话一般放在左边，便于左手摘机，右 手执笔做记录；计算机一般放在桌子的右边，或放在计算机桌上。 （2）准备一些敞开的文件夹，可以存放需要领导签署的文件；已经 阅读的文件、处理完毕的文件和资料，在文件夹上贴上相应的标识 条；处理完毕的文件和资料应该妥当放置，如放在带锁的抽屉或柜 子中。 （3）把各种笔、胶水、剪刀等文具分门别类地放在文具用品盒内， 用完后物归原处。
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第2编 做事与业务能力
第2章 办公室事务管理
2.1办公室事务管理
及其对行政秘书的能力要求
2.1.1办公室事务管理的概念
创造舒适的 办公环境
形成高效的 日常流程
培养规范的 业务操作
提供贴心的 来客接待
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2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求
（1）培养有利于工作的好习惯 1）完成“例行公事”。 2）在工作时间不做与工作无关的事，尤其是私事。 3）做事有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。 4）不将情绪带到工作中。 5）工作中学会说“不”。