档案工作基础知识PPT课件

2、预防性的保管工作：主要指围绕档案 的防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防 光、防尘、防污染、防盗等而采取的维护 措施——“十防”措施，各种定期或不定 期检查等。
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3、抢救性的保管工作： 主要指对破损或载体变质的档案进行的 修补、复制等； 4、条件性的保管工作： 主要指库房的规划建设与使用、档案装 具的挑选及设备的购置与维护等。
2.负责监督和指导本单位各部门、下属单位文 件材料、电子文件、照片、音视频、奖杯、 奖牌、奖状等的形成、收集积累，整理和归 档工作；
3.负责本单位入库后档案的整理、保管、鉴定 、数字化、统计和提供利用；
4.依法定期向同级档案馆移交档案。
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档案室的“三铁”与“三室分开”
“三铁”指铁柜、防盗门、防盗笼。铁柜具 有防火的作用，防盗笼具有防盗的作用，而 防盗门兼具防火和防盗的作用。
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2.6利用
是指采用多种有效的方式，直接提供档案及其 信息加工材料，及时、准确地满足个人、单位、 社会对档案信息的利用需求。
形式：档案实体利用：外借、复制、室内阅览、 陈列展览、参考咨询、出据证明、介绍宣传；数 字化档案信息的利用：提供拷贝、通信传输、电 子文件汇编、网络服务。
方式：主动和被动服务，编研开发等。
3、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所 保存的档案在保存10年之后，就要将永久和30年 保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。
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2.2整理
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组 合排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
整理机构：《中华人民共和国档案法实施办 法》（国家档案局令第5号）规定，应当立卷归档 的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并 进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档 案工作人员集中管理。
1、文件由业务部门、专业人员向文书部门或 档案专兼职人员的集中。要进行初步的价值鉴定、 分类整理、组卷编目工作，并暂为代管，这就是 档案收集工作的第一次集中,次年三月底以前完成。
2、档案由专兼职档案人员或文书部门向基层 档案部门的集中。归档时间：次年的六月统一向 档案室移交。这是档案的收集工作的第二次集中。
“三室分开”指办公室、阅览室与档案室分 开。
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密集架和档案柜
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密集架和档案柜
密集架的优点在于空间利用率高，容量大 ，缺点是成本高、安装复杂，特别是对楼 面承重要求高，楼面荷载不小于12kN/㎡,而 一般办公用房都达不到这个要求。
档案柜的优点在于成本低、安装方便，突 发情况下便于整体搬移抢救，对楼面承重 要求略低，楼面载荷为5 kN/㎡，缺点是空 间利用率低，容量小。
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一、 档案工作
２．档案工作的基本内容 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用
2.1收集 （一）定义： 档案收集工作，是指基层档案部门和档案馆，根 据国家和专业主管机关的相关法规，通过接收、 征集等方式，把具有保存价值的文件或档案，集 中到档案部门统一管理的一项业务管理活动。
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（二）档案的三次集中：
档案工作 基础知识
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一、 档案工作
1．档案工作的含义
管理档案和档案事业的活动。（档案工作基本 术语）
广义上,指整个档案事业,包括档案室工作、 档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、 档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活 动、档案历史和发展研究等等。
狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档 案馆用科学的原则和方法管理档案，为各项事业 服务的工作。
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档案柜排列方式
1.档案柜应布置成行并垂直于有窗的墙面， 便于通风和采光；
2.如果档案室无窗，档案柜应垂直于有出入 口的墙面；
3.档案柜靠墙单行摆放，房间中部可两行档 案柜背靠背紧贴摆放；
4.两行档案柜之间应留80cm宽通道，便于通 行和打开档案柜门。
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档案室配备灭火器的类型
档案室应当配备气体灭火器，一般为二氧 化碳灭火器。因为气体灭火器在灭火后不 会在档案上留下任何痕迹，不会对档案造 成二次伤害。
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二．档案的分类 档案
文书 档案
科技 档案
专门 档案
其它
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二．档案的分类
文书 档案
党群 档案
行政 档案
生产 管理
经营 管理
其它
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二．档案的分类
科技 档案
基建 档案
设备 档案
科研 档案
产品 档案
其它 （水文、 测绘、 地质等）
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二．档案的分类
专门 档案
人事 档案
会计 档案
工商 档案
税务 档案
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2.5统计 档案统计工作是通过数字和报表，掌握
和解释档案宏观管理和微观管理基本情况。 有宏观统计和微观统计两项内容。
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1、宏观统计工作 档案的宏观统计工作，是指国家各级档 案行政管理部门和各级专业主管机关进行的 档案统计工作。 2、微观统计工作 档案微观统计，是指档案室和档案馆， 对本单位档案和档案管理工作所进行的统计 工作。对有关情况（如档案数量、查借阅数 量、设备设施情况、人员情况、经费投入情 况等）进行数据的登记,统计和分析研究。
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档案室照明灯的选择
《档案馆建筑设计规范（JGJ-2000）》中要 求“档案库和查阅档案等用房采用人工照 明时，宜选用白色灯罩的白炽灯” 。
公安 档案
其它（诉 讼、检察、
教学、 审计、 统计等）
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二．档案的分类
其它 档案
声像 档案
实物 档案
电子 档案
其它
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档案室
党群 工作
行政 管理
业务 工作
人事 Leabharlann Baidu案
会计 档案
电子 档案
实物 档案
声像 档案
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三、档案室工作实务
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档案室的基本任务
1.宣传贯彻档案相关法律、法规、规章、制度 和标准，并建立健全本单位档案管理制度；
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一、 档案工作
2.4保管 档案的保管就是根据档案的成份和状况，
采取安全有效的防护措施，克服和限制损 毁档案的各种不利因素，维护档案的完整、 准确、系统和安全，最大限度延长档案的 寿命。
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档案保管工作的任务有：
１、日常性的保管工作：主要指温湿度 的观察监测、温湿度控制，库房清洁、库 房的安全保卫和档案的入柜上架整理等；
优点：熟悉业务，有利齐全完整保密，有利 于提高质量和效率、方便以后的利用等。
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一、 档案工作
2.3鉴定 对档案进行鉴别挑选,去粗取精。
2.3.1对文件材料能否转化为档案进行鉴定。 2.3.2对档案进行保管期限的划分。（永、 长、短；2006年以后：永久、30年、10年） 2.3.3档案的期满鉴定。 2.3.4档案的移交鉴定。