秘书四级实操题答案

一、钟苗：刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制定接待计划的工

作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把

商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。谢谢！

答：

1．电子邮件格式正确

2．接待计划的工作程序（1）了解掌握背景资料（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批

3．制定接待计划的注意事项（1）遵守本单位接待的规章制度（2）了解来宾的饮食习

惯（3）做好保密工作

4．商务旅行计划的内容（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；（2）出差线路，住宿安排；（3）会晤计划；（4）交通工具的选择；（5）携带的文件；（6）上司和接待人的特别要求；（7）上司旅行区域的天气状况；（8）行程安排、会晤计划、会

晤人员名单等等；（9）差旅费用；（10）上司住宅电话号码。

二、钟苗：公司正在××宾馆召开新产品质量鉴定会上出现了，值班秘书擅自脱岗现象，

请你立即从网上给每位值班人员加发一份有关值班工作内容和相关制度的邮件，以提示

做好值班工作。

答：

一、值班工作内容

1．在会议中协助搜集、传递各种信息。2．控制与会无关人员出入会场。3．手边备有公司和各部门领导的联络方式。4．备设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服

务部门主管人员的电话通讯录，5．人不离岗，保证会议信息的畅通。6．督导和协助专职会议服务人员为与会者做好服务。7．做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。8．必要时，建立主管领导带班制度。

二、值班工作制度。值班时，手边要有相关的人员通讯录。

1．岗位责任制度,坚守岗位，无论发生什么事情也不能擅离职守。

2．交接班制度,由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。对尚未办完的事项要详细讲明处理情况，以便保证工作的连续性。

三、钟苗:公司文件在传阅过程中存在传阅方式单一及管理不当的现象，影响了工作的

正常进行。请你说明文件传阅的方式及要求。

答：

1．传阅方式（1）阅览室阅文（2）会议传达（3）利用副本（4）利用刊物公布文书（5）利用现代化技术手段

2.传阅要求（1）严格传阅范围（2）不能阅文人之间随意传递（3）合理安排传阅顺序（4）履行传阅手续（5）选择合适的阅文方式

四、钟秘书：定于下周一上午9：00召开的2月份的总经理办公会，目前决定上会的事

项有：研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施

问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展

2007年第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早交给我（注：请

考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。另外，我正在修订公司的会议管理规定，

请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。

答：一、会议议程表

宏远公司2007年第二次总经理办公会议程表

宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1．如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。

2．春节慰问老职工的费用额度问题。

3．3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。

4．生产部主管人员调整问题。

5．研究总经理助理的人选问题。

第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。

总经理办公室

2007年1月30日

（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。）

二、有关会议时间问题的建议

1．会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。

2．如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。

3．报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。

五、阅读下文，并按要求完成试题。

1）下文有多处错误，请至少找出六处。

2）另写一份格式规范的公文。

××分公司关于更换办公设备的请示报告

（2006）年×字第20号

我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展作出了重要的贡献。但近年来由于办公设备陈旧，既影响了工作效率，也影响了公司的形象。所以我公司申请更换办公设备。妥否，请务必批准。

此致

××总公司

××分公司

2006年7月8日

答：

1.标题错（文种使用混乱）。

2.字号错（机关代字、年份、序号均错）。

3.主送单位位置错。

4.所申请更换的设备不具体。

5.请示的结语不符合要求。

6.发文日期错，应该用汉字书写。

××分公司关于更换办公设备的请示

×发〔2006〕20号签发人:×××××总公司：

我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展作出了重要的贡献。但近年来由于办公设备陈旧，既影响了工作效率，也影响了公司的形象。所以我公司申请更换办公设备。

妥否，请批准。

附件：更换设备清单

××分公司

二○○六年七月八日

六、钟苗：公司决定为办公室新聘人员进行上岗前的培训，主题为“值班工作”，由我

主讲。请你就值班工作的相关要点为我提供一份讲课提纲。

3.答：我为您准备的讲课要点说明如下：

1．值班工作的主要内容

（1）做好值班电话记录：应包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。（2）做好值班接待记录：应包括来访人姓名、单位、来访事由、联系方法等内容。（3）做好值班日记：应收到的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真记录，并保持工作的连续性。

（4）做好信息传递：及时将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。

2．值班工作任务

（1）接受、传达上级机关和单位领导的指示；（2）处理内部的突发性事件；

（3）完成领导临时交办的事项；（4）接待未预约的来访者。

3．值班管理制度

（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）保密制度（4）交接班制度

4．值班工作注意事项