合同管理办法(2015.11)

合同管理办法（2015.11）

目录

第一章总则 (2)

第二章合同管理的职责分工 (2)

第三章合同的内容和格式 (3)

第四章合同的订立和审批 (5)

第五章合同的履行和监管 (7)

第六章合同的变更和解除 (8)

第七章合同纠纷的处理 (9)

第八章合同档案管理 (9)

第九章合同管理的考核 (11)

第十章附则 (12)

第一章总则

第1条为规范公司的合同管理，维护公司的合法权益和信誉，防范与控制合同风险，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，根据《中华人民共和国合同法》和有关法规，结合公司的实际制定本办法。

第2条本办法适用于本公司及所属各部门。

第3条本办法所称的“合同”是指本公司及所属各部门（单位）以公司名义与其他企事业单位、各类经济组织、个体工商户、自然人签订的各类经济合同及其他相关合同或协议等。

第4条合同管理（包括合同谈判、订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等）的一系列行为，均适用本办法。合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。

第5条参与合同管理及相关业务工作的一切有关人员，应当为公司保守合同机密、商业秘密和其他机密。

第6条合同管理必须遵循以下原则：

1.实行“统一管理，分级负责，过程控制”的原则。

2.文本标准化原则：一般情况下采用公司合同范本进行合同编制和订立。

3.合法性原则：合同管理必须全面遵循有关法律法规及行业规定。

4.书面和事前签署原则：除零散性且标的金额≤壹万元的事务外，均须在事前签署书面合同，禁止未签署合同或口头合同即进行实际工作。

5.利益明晰原则：应清楚界定双方的权利和义务，杜绝模糊、歧义表述。

6.坚持“平等互利、协商一致、等价有偿”和“价廉物美、择优签约”原则，最大限度地维护本公司合法权益，禁止假公济私行为。

7.廉洁合作原则：为维护公司利益、防止暗箱操作、保护公司员工，在合同文本中应依公司范本编制《廉洁合作协议》作为合同附件，在签订合同时一并签署。

第二章合同管理的职责分工

第7条公司合同管理实行分级归口管理。合约审算部为合同管理的统筹管

理部门；各部门为对口业务合同管理的责任部门；分管领导为合同管理的审核批准人。

第8条合约审算部负责合同管理全过程的组织协调和监督检查工作，负责建立合同文件范本库，指导各业务部门的合同编制工作，负责合同档案管理工作，负责会同法律顾问处理相关法律事务工作。

第9条各责任部门负责合同管理的日常工作，包括企业资信调查、拟定合同初稿、谈判、报批、履行、办理合同变更和解除等工作；按部门职责分工，对每份合同指定专人负责合同管理的日常工作等。

第10条分管领导和总经理负责合同管理全过程的督导、审核和批准等工作。

第三章合同的内容和格式

第11条书面合同包括合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）的书面形式。数据电文在条件许可且必要时，双方应随后补充完善书面确认手续，并依“合同签订审批表”（见附件1）进行审核和审批。

第12条合同内容由订立双方共同商定，一般应当包括以下条款：

1.当事人的名称或者姓名

当事人的名称一般在合同抬头表述，与其落款、所盖公章和所提供的资信情况证明均应保持一致。

2.签订合同的目的和依据。

3.标的

合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定标的品牌、材质、规格、型号、商标、产地、等级、售后服务等内容；服务合同应详细约定服务的内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸、照片、多媒体文件资料等作为合同的附件。

4.数量

合同应采用国家法定计量单位，一般应约定标的数量；常年经销合同无法约定确切数量，则应约定数量的确定方式（可在电报、传真、电子邮件、送货单或发票等中，选择有得于我方的一种或几种方式确认）。

5.质量

有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号（电子设备、电脑、数码设备等高科技产品应优先采用经过国家3C质量认证及其他相关标准认证的产品）；农副产品、化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标及要求（标准已涵盖的除外）；以样品为质量标准的应约定样品产生方式及样品存放地点，并将封样样品保留到保修期结束。合同还应约定各标准间要求不一致时，以要求最严格的为准。

6.价款（酬金）、支付方式、合同价款调整、结算办法

合同应明确和界定清楚合同价款（酬金）、支付方式、价款调整规定、结算办法。价款（酬金）采用折扣形式的应约定折扣率和折扣后合同的实际价款；若价款（酬金）不能确定，则应暂定一个合理的合同总金额并对其做出限制性约定；价款支付方式应明确（可在转账支票、电汇、票汇、信汇、托收、信用证、现金等中，选择有得于我方的一种或几种方式支付。暂不采用电子货币结算方式，若有特殊情况需要使用的，必须经过公司同意）；价款（酬金）支付期限应约定确切日期或约定自某确定日期起多少日内；若合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整范围、计价规定、支付及结算办法等，并明确规定调整内容的约束条件、可接受范围，工程类合同应对设计变更与现场签证等的有效性、可控性做出明确规定。

7.合同履行地点、履行期限、验收

1)合同履行地点应对本公司有利，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地、工程所在地；具体地点应包括省、市、县、乡镇、村、街道名称及楼号、楼层、室号等；

2)履行期限应具有确定性，应当约定具体交、提货时间以及履行劳务、服务的期限，若难以在合同中确定具体期限，则应约定确定期限的方式；

3)合同应明确验收标准、验收方式、验收参与方及人员等。买卖合同在合同中一般应约定交付的手续（如凭托运单、交货单等，按合同约定标准进行验收、签认等）。

8.违约责任

根据《合同法》做适当约定，应尽量具体，注意合同的公平性，应当约定清

楚违约应负的法定责任和约定责任以及违约金的数额和损失赔偿额的计算方法。

9.变更和解除合同条件

应当约定可以双方协议变更合同的条件，以及可以单方和双方协议解除合同的条件。

10.争议解决方式

应当约定发生纠纷先协商解决，协商不成应当在我方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决；或者约定发生纠纷应仲裁解决，同时约定仲裁机构，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。

11.根据法律和合同性质必须具备的条款或签订双方认为必须明确的条款；

12.合同生效的条件和时间；

13.合同正、副本份数和双方各执份数；

14.合同签署的时间、地点；

15.双方地址和联系方式；

16.双方开户银行及帐号；

17.法定代表人或委托代理人签字或盖章；

18.双方法人加盖公章或合同专用章；

19.合同附件名称；

第13条合同内容和格式应注意如下事项：

1)合同应由我方或以我方为主按本办法的规定起草，合同语言应当严谨、简练、准确；

2)若需采用对方合同文本，必须说明原因，且应参照公司对口合同范本中相关条款对合同进行必要补充、修改。

3)合同的术语、特有词汇、重要概念应有专款解释；

4)合同中若含有数据，应当注明是否包含本数；

5)除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成；

第14条涉外合同内容，还应符合相关法律法规的规定和国际惯例。

第四章合同的订立和审批

第15条订立合同的对方应当具有相应民事权利能力和民事行为能力，委托

代理人订立合同的，应当提供授权委托书、法定代表人身份证明、代理人身份证明等有效证件和文件。

第16条确定合同初稿：由责任部门根据业务需求会同合约审算部在公司合同库中选定合同范本，结合业务需要进行相应调整后报送合约审算部及分管领导审核后，作为合同谈判初稿；如果没有合同范本，则由责任部门拟定合同文本，报送合约审算部及分管领导审核后，作为合同谈判初稿。

第17条合同谈判：由责任部门代表公司与拟定合作方进行合同谈判，努力说服对方依从我方拟定的合同条款，如果仍对合同条款存在分歧，可报请合约审算部和分管领导对有分歧的条款进行合理调整，直至取得一致为止；分歧较大对我方不利或不能达成一致时，经报请分管领导同意后，可另选能接受我方条件的合作方。

第18条合同审批：由责任部门将双方确认的合同谈判结果、合同文本及附件、对方资信证明文件、招标文件、报价文件及评标文件等相关资料一并依“合同签订审批表”（见附件1）进行审核和审批。

第19条参审部门及参审人员在接到合同审批资料后，应当在如下规定的时间内签署审核意见，因特殊情况不能在规定时间内签署审核意见的，应向分管领导说明原因，经分管领导同意后可以延长一至二日。

1合同标的≤10万元的合同，自收到合同审批资料之日的下一个工作日内完成；

2合同标的＞10万元但≤50万元的合同，自收到合同审批资料之日的下二个工作日内完成；

3合同标的＞50万元以及其它重大复杂的合同，视其复杂程度自收到合同审批资料之日的下三个工作日内完成。

第20条参审人员在审批单上签注的意见应当明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊字句。

第21条参审人员在审核合同时，发现合同有错误、遗漏或有修改意见时，应当在审批单上注明，并提出修改意见，也可在合同正文相应处进行划改并在划改内容后签上修改者的姓名。认为需要退改的，连同合同文本退还承办人。承办人在修改后，应按照审批程序再重新报批。

第22条若分管领导或总经理提出调整意见，或审批后有调整意见，则按调整意见再与对方进行谈判，在取得一致意见后，再按本审批程序报批。

第23条合同签署

1. 在双方取得一致并报批通过后，由责任部门依审批意见整理合同，并在我方人员现场当面监视下，由对方先签字盖章后，我方才办理签字盖章程序。经争取后确实不能达成此签字盖章条件的，应报请总经理同意，并在对方签字盖章后，根据对方前期合同原件核对签字字迹和印章是否相同；若有不符或疑问，则须查明原因，在无确切证据消除出现的不符或疑问前，我方不予签字盖章。

2. 公司对外签订合同均由总经理签署；若需授权委托他人签署时，责任部门知会合约审算部报请办理授权书；未经总经理授权，其他人无权签署任何合同。

3. 若需带公章外出签署合同的，责任部门报请总经理同意后由行政人事部携章同责任部门一并前往签署。

第五章合同的履行和监管

第24条合同订立后即具法律约束力，各部门及相关人员必须本着诚实信用的原则，严格执行合同规定的责任和义务，同时也要监管对方切实履行其责任和义务，以保护公司利益。

第25条合约审算部应在收到责任部门移交的合同资料3天内，依《合同要点及注意事项表》（见附件2），列出履行和监管对方履行合同的要点和注意事项，报分管领导审批后，交由责任部门作为合同管理工作依据。

第26条各责任部门每月填报“合同执行情况记录表”（见附件3）报送合约审算部和分管领导审阅后存档。

第27条合约审算部每季度进行一次合同执行情况检查工作，并形成书面报告报分管领导、总经理审阅后存档。

第28条责任部门及相关部门应时刻监控对方的生产经营、社会信誉等状况，发现对方有异常现象（如停产、停业、准备解散或破产、转移资产、抽逃资金、有重大诉讼案件等），须做好相关证据收集和必要的记录，及时提出意见报分管领导和总经理，按总经理批准意见办理。

第29条责任部门应时刻监控对方的履约行为，发现有违约现象，须及时采

取有效措施纠正对方的违约行为，并做好必要的证据收集和记录工作（包括要求对方签字认可）；若认为对方不予纠正或配合，须及时提出处理意见，送合约审算部审核，报分管领导、总经理审核批准后组织实施。

第30条在办理合同款项支付时，责任部门及相关部门应如实反映对方履行合同的情况，若认为对方未能依合同履行责任和义务、或有上述异常现象，应暂停办理相关付款手续。

第31条责任部门建立合同付款台账（见附件4），台账也应包括未签书面合同的付款。每月与供应商、财务部门等相关各方进行核对，对核对不一致的应及时查找原因，采取有效措施予以纠正。

第32条合同标的全部完成后，责任部门应依公司相关规章及合同规定，在2天内会同相关部门与对方启动有关验收、结算、备案等工作，并依相关规定按期办结。

第六章合同的变更和解除

第33条合同的变更和解除必须经双方同意后，依合同法和原合同约定，以书面形式签订变更或解除合同。法律、法规规定合同变更时应当办理批准、登记手续的，由责任部门依照相关规定办理相关手续。

第34条由于情况变化，导致我方有可能不能全面履行或部分不能履行合同时，责任部门及相关部门须及时提出变更或解除合同方案，经分管领导同意后，及时与对方协商，取得一致意见后，依“合同签订审批表”和第22条规定办理相关的报审和签订手续。

第35条责任部门在收到对方要求变更、解除合同的正式文件、电子邮件、电话等后，必须及时请示分管领导（紧急事宜不得超过一天，一般事宜不得超过三天），并从维护公司利益出发从严审查，在有效期限内拟定答复意见，依“合同签订审批表”规定报审，经批准后正式答复对方。超过期限答复，造成严重后果的，责任部门及承办人应承担相应责任。

第36条若因变更、解除合同使我方蒙受损失，应在变更、解除合同的协议中明确规定对方应承担的责任和损失赔偿；未明确规定时，合同变更、解除后，责任部门应依据原合同结算条款、清理条款、违约条款等向对方提出相应的赔偿

费用和支付违约金。

第37条变更或解除的合同签订，须按原合同订立的审批权限和程序进行。变更或解除的合同在未经双方签署并生效之前，原合同依然有效，仍依原合同执行。

第七章合同纠纷的处理

第38条合同履行过程中发生纠纷，责任部门应在2天内迅速查明原因和拟定解决办法，与对方协商谈判，并形成纠纷处理报告送合约审算部审核，报分管领导、总经理审核批准后组织实施。报告内容应包括：发生纠纷的原因、事实、性质，解决纠纷的办法和依据，双方协商的结果，所产生的法律和经济后果等。协商谈判必要时应请相关部门、法律顾问、相关专业顾问方或监理方参加。

第39条重大及紧急纠纷，责任部门、经办人员可随时向合约审算部反映并向分管领导汇报，并随后制作书面报告逐一上报。

第40条纠纷经双方协商达成一致的，双方签订书面补充合同，依本制度的合同审批规定报批。

第41条纠纷经协商无法解决，需要聘请律师进行诉讼、仲裁的，由责任部门提出意见送合约审算部审核，报分管领导、总经理审核批准后组织实施。

第42条因解决纠纷发生的诉讼、仲裁及律师费用支出，由责任部门凭相关法律规定、合同约定及有效票据，按公司相关财务制度、规程办理。

第43条纠纷处理过程中，任何部门或个人未经授权，不得向对方做出实质性答复或承诺。

第八章合同档案管理

第44条在合同签订前，有关合同资料由责任部门负责收集、妥善保管，在合同签订后二日内，将合同文本及全部附件、审批单及全部审批过程资料完整移交合约审算部。在此之前责任部门对合同文件的真实性、完整性负责。

第45条责任部门负责及时收集与合同履行有关的书证、物证，凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录、图片、视频、电子邮件等都应作为履约的证据留存，并及时完整移交合约审算部。

第46条合同履行完毕后，责任部门协同合约审算部，对该合同的所有资料进行一次全面的整理，以确保合同档案的完整性。

第47条合约审算部为合同档案管理部门，负责按公司的《档案管理制度》、规程等规定进行合同档案的装订、分类、编号、登记、分发、保管、提供查阅、管理、归档等工作。合同原件由合约审算部归档一份、财务部留存一份，责任部门及其他相关部门各留存复印件一份。

第48条合同档案应当按照以下顺序装订，并进行统一分类和编目、进库排装：

1.档案资料目录；

2.合同当事人各方的营业执照、资质证书(复印件)；

3.合同当事人双方法定代表人身份证明；

4.自然人身份证明；

5.授权委托书；

6.代理人身份证明；

7.合同谈判记录、草签现场录像、录音照片等；

8.合同正式签字仪式声像资料；

9.正式合同文本；

10.合同附件；

11.合同文字说明；

12.合同补充文本；

13.合同变更、解除文本；

14.合同鉴证、公证书；

15.合同审计文件；

16.合同发生纠纷的事实材料及相关的诉讼文书材料；

17.合同履行期间双方往来的函件及电话记录；

18.合同履行完毕或非正常终止的情况总结报告；

19.与合同有关的其他材料。

第49条以下合同为永久保留卷，须永久保存：

1.涉外合同；

2.技术攻关、科研项目合作合同；

3.土地征用转让合同；

4.购置房屋及其他不动产合同；

5.建设工程勘察、设计、承发包、监理合同

6.工程项目招投标合同

7.基建工程设计、监理、调试、承建合同。

第九章合同管理的考核

第50条合约审算部及经办人应当履行合同管理职责，定期检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题应及时纠正。

第51条有下列情形之一，情节轻微，未造成经济损失的，对责任部门及责任人予以通报批评，并在当月绩效考核中按每项次扣2～3分；情节严重的，对分管领导、部门经理及责任人扣当月绩效工资的20% 。

1.责任部门、承办人不按照本办法规定拟订合同文本的；

2.责任部门、承办人未按照合同报批程序进行报审的；

3.未按公司档案制度及时归档的；

4.丢失合同文本及相关文件资料的；

5.审核人员无正当理由延误审核的；

6.责任部门及承办人在发生纠纷后不及时报告的；

第52条有下列情形之一的，对分管领导、责任部门经理及责任人按照公司的有关规定进行考核和批评教育,并视具体情况给予行政处分；已造成经济损失的，按其情节轻重，再处以500～5000元/次的经济处罚；违反国家法律、法规的，予以开除并移交司法部门处理。

1.责任部门、承办人在签订合同前对签约方资信情况未尽职调查，致使合

同无效或无法履行的；

2.签订有重大缺陷或无效合同的；

3.违反相关业务标准、规范、规定及本办法规定等签署业务意见的。

4.因审核人员疏忽未审查出合同缺陷的；

5.未依法律和本办法规定变更或解除合同的；

6.发生纠纷后隐瞒不报、或不及时向有关部门和领导汇报、或不及时采取

补救措施的；

7.合同专用章管理人员擅自加盖合同专用章的；

第53条有下列情形之一，对直接责任人除按照公司有关规定进行考核外,由公司给予行政处分，并按情节轻重或造成经济损失的程度，再处以500～10000元/次的经济处罚，并可予以开除；构成犯罪的，予以开除并移交司法机关处理。

1.签订合同时提供虚假资料的；

2.超越授权范围或未取得授权签约的；

3.应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；

4.在合同签订或履行中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的；

5.泄露合同机密或商业秘密或其他重要机密的；

6.未经公司批准擅自提供担保，造成公司损失的。

7.以变更、解除合同为名，以权谋私、假公济私的。

第54条公司领导成员、部门负责人、合同管理人员、印章管理人员等违反规定用其他印鉴代替公司公章、合同专用章签订合同的，由责任人自行承担相关责任和损失，且无论是否给公司造成损失，均对直接责任人予以开除，违反国家法律、法规的，移交司法部门处理。

第55条对合同管理卓有成效、成绩突出的分管领导、部门和个人，按照公司有关规定予以奖励和通报表扬。

第十章附则

第56条本办法自发布之日起执行，解释权归公司合约审算部。

第57条本办法的附件有：

附件1：合同签订审批表

附件2：合同要点及注意事项表

附件3：合同执行情况记录表

附件4：合同付款台账

合同签订审批表

建设项目名称：填报日期：年月日

附注：1. 本表适用于合同及补充合同签订、合同变更及解除审批；

2. 相关全部资料须一同附上报审；凡填写内容为空白的格须用“/”注明。

3. 审核意见栏不够填写时可另附页，但必须在本页和另附页签名。

合同要点及注意事项表

建设项目名称：填报日期：年月日

附注：履行及监管对方履行合同的要点和注意事项栏不够填写时可另附页，并在本页说明和另附页签名。

合同执行情况记录表

对方名称：填报日期：年月日

附件4

合同付款台账

建设项目名称：价款单位：元填表日期：年月日

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