如何把握接待工作的细节

如何把握接待工作的细节

一、接待前

1、落实访问单位

接到会议通知或来访通知后，应向通知部门问清楚来访人数、抵达时间、停留时间、参观的项目或会议内容，因为这些对会议或访问前准备很重要的信息，只有掌握了这些信息，你才能安排好下一步的接待准备工作。

2、接待人员分工

无论什么事情，事前做好分工，才能使工作井然有序地开展下去。接待工作也是一样。以我们办公室为例，当接到会议或来访通知，我们会对会议茶点准备、来宾迎接、拍摄照片等都做明确分工，一般情况下，会前的茶点准备由史倩倩负责，如果来访人员较多，东西准备较为负责，则由仓蓉配合完成。来宾迎接则由我和一芊负责，会议过程中的茶水服务由史倩倩负责，拍照则由仓蓉负责。分工明确，每个人知道自己该干什么事情。如果遇到大型活动，我们还会制作一张分工更为精细的责任分工表，来明确每个人在接待任务中的工作，确保接待工作没有遗漏。

二、接待时

1、迎接

无论会议或访问活动大小，都需要安排迎接。这里就体现了提前知道来访客人抵达我馆准确时间重要性。除了做到前几天问清楚会议

或访问的具体时间外，在会议当天开始前十几分钟，可打电话给来访客人的驾车司机，或随行的工作人员。一来可以更为准确地知道来访客人抵达我馆的精确时间，避免不必要的等待，二来可以为来访客人指明行驶路线和下车点，以免客人来了之后不知道从哪个门进，在哪里下车。如果会议较大，参会者和车辆较多，我们还可以在停车场进口以及会议所在馆的进口放置引导牌，引导来客入场。

如果遇到需要我馆派车去接的情况，就要事先和对方确定好去接的具体时间，准时到达。这里有一个小细节问题，有时候同一个活动或会议，需要同时派车接来自不同地方的领导，就需要根据路程和其他接车的情况，掌握、调节好接的时间。这里举一个例子，也算是一个小教训吧。今年青年文明号授牌仪式，有三方的领导到我们馆里。一个是团市委青工部、一个是机关团工委、一个是体育局。分别从河西奥体、市政府、体育局出发。我们在安排接车的时候，没有充分把市体育局和市政府路程计算进去，早早地把青工部部长朱薇薇接来了，而我们体育局领导和机关团工委的书记都还在路上。可以说让那个会议中职位最高的人，等了有20多分钟。这个教训就告诉我，在接待派车时，一定要把各方面考虑进去，控制好时间，计算好先后顺序。

2、握手

站立并伸右手，摘去手套。不便握手时，要面带歉意申明。对于不明身份的来宾，秘书可先伸手；来客身份较高的，秘书可不可动伸手。手掌递向对方，力度适当地握住，在三五秒内。握手不要太用力，

尤其是对女客；不要握而无力，不要久不放手，东张西望。

3、陪行

陪行包括陪车和陪走路，陪车的座次也是有讲究的，一般来说后排右为上，左为次，副驾驶最次之。陪走路也要有个顺序，引导客人的时候走在客人的前左侧，如果是三人行，则让客人走中间，自己是主陪的话走在客人左侧。如果行走路程较远，可在客人允许的情况下帮对方拿包或者其他东西。

我们网球馆两个入口都电梯，乘电梯也有要注意的细节。要乘电梯时，接待人员应快走几步，或安排专人，事先把电梯按钮按好，等电梯门打开后，让客人先入内，然后接待人员进入，按楼层开关。电梯到了，做出手势请客人先出，自己再紧随其后进行引导。

4、介绍他人

当客人与领导见面，除非双方都很熟悉，一般都要进行介绍。介绍的顺序先向年纪大的或身份高的一方引见年轻的身份较低的一方，先向女士引见男士。介绍的时候要说清楚被介绍一方的姓名、所属单位和职务。在介绍前可以先说”请允许我介绍“，给双份一个心理准备。例如说“戚书记，请允许我向您介绍一下，这是我们单位经营公司羽乒馆经理方亮”

5、茶水服务

根据会议或活动的规格，事先准备好茶水点心。茶水的档次和丰富程度，视会议、活动的规格、规模而定。接待人员在会议中应在适当的时候送上茶水，不要在领导发言时添置茶水。端茶时，应双手从

客人左手边送上，如果是带杯耳的杯子，则杯耳应对着客人右侧。