档案管理培训PPT课件
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归档文件的
价值鉴定
4/11/2020
9
归档文件的价值鉴 定是整个档案鉴定工 作的首要环节
这一环节包括 两个方面。
4/11/2020
10
第一方面
凡属机关归档范围的文 件材料，必须按有关规定 向本机关负责档案工作的 部门移交，实行集中统一 管理，任何个人不得据为 己有或拒绝归档。
4/11/2020
11
机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动 和基本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值 的文件材料；
4/11/2020
12
（二）机关工作活动中形成的 在维护国家、集体和公民权益等方 面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的 上级机关、同级机关的文件材料； 下级机关报送的重要文件材料；
档案
管理培训
张宏
Logo here
2020/4/11
1
主要内容
• 1、归档文件的收集 • 2、归档文件的价值鉴定 • 3、归档文件的整理单位及装订
• 5、归档文件的排列 • 6、归档文件的编号 • 7、归档文件的编目
• 4、归档文件的分类
• 8、归档文件装盒
• 9、归档文件的排列
4/11/2020
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4/11/2020
1、每份文件（即自然件）， 一份文件为一件。
2、各种报表、名册、图册等： 每册（本）内容相对完整，具有 独立的检索价值，应按其本来的 装订方式。一册（本）为一件
3、文件正本与定稿为一件时， 但定稿过厚不易装订的，也可单 独作为一件；重要文件（如法律 法规等）须保留历次修改稿，可 将正本与历次修改稿（包括定稿） 各为一件。
4/11/2020
21
第三讲 确定归档文 件的整理
单位及装订
4/11/2020
22
整理单位：
《规则》已明确规定： 一般以每份文件为一件， 文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件 与复制件作为一件，转发 文与被转发文为一件，报 表、名册、图册等一册 （本）为一件，来文与复 文可为一件。
4/11/2020
4/11/2020
5
收集方法 上要注意
两点
4/11/2020
6
第一点是注意平时 收集，即平时将某次会 议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字 材料收集起来；
4/11/2020
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第二点是注意年终 收集，即年终要把本单 位收发文本上作了登记 的全部文件材料收集起 来；
4/11/2020
8
第二讲
2
第一讲
归档文件的
收集
4/11/2020
wenku.baidu.com
3
一、收集概述
归档文件的收集是指按照国家有关 规定，对国家机关、社会组织以及个人 从事公务活动所形成的各种文字、图表、 声像、实物等文件材料进行收集的过程。
4/11/2020
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二、收集文件
收集文件总的原则是齐 全完整。所谓齐全完整是 指要把单位各科、室、股 所应该归档的全部文字材 料、图表、声像、实物等 各种门类、各种载体的材 料收集起来，个人在公务 活动中形成的文件材料也 在收集的范围，特别要注 意对单位会议记录的收集。
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但 要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般 性业务问题的来函、请示与本机关的复 函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以 上计划、总结、统计、重要专题报告等 文件材料。机关形成的人事、基建、会 计及其他专门文件材料的归档范围和档 案保管期限，按国家有关规定执行。
（四）其他对本机关工作具有 查考价值的文件材料。
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机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料 中，普发性不需本机关办理的文 件材料，任免、奖惩非本机关工 作人员的文件材料，供工作参考 的抄件等；
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（二）本机关文件材料中的重份 文件，无查考利用价值的事务性、临 时性文件，一般性文件的历次修改稿、 各次校对稿，无特殊保存价值的信封，
不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单 位职务形成的与本机关无关的文 件材料，有关工作参考的文件材 料；
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（三）同级机关的文件材料中，不需 贯彻执行的文件材料，不需办理的抄 送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中， 供参阅的简报、情况反映，抄报 或越级抄报的文件材料。
24
4、正文与附件:一般来说,
正文与附件为一件;如果附件数
量较多或者太厚不易装订时,也
5、正文与与文件处
可各为一件。
理单（包括处理单、拟
办单、发文稿纸、签批
6、原件与复制件（包括复 条等）应作为一件。
印件以及手抄件等）应作为一
件。凡是对不利于档案保管的
文件（热敏纸传真件、铅笔书
写或手工誊写的重要文件），
(一)本机关制定的法规政策性 文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举 办重大活动等形成的主要文件材 料；
(三)本机关职能活动中形成的 重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请 示与上级机关的批复、批示，重 要的报告、总结、综合统计报表 等；
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(五)本机关机构演变、人事任 免等文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活 动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成 的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文 件材料；
（五）本机关关于一般性问题的 请示与上级机关的批复、批示，一 般性工作报告、总结、统计报表等；
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（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文 件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征 用，重要的合同协议、资产登记 等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机 关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于 重要业务问题的来函、请示与本 机关的复函、批复等文件材料。
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定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的 一般性业务文件材料；
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第二方面
对进入归档范围的文件材料， 根据其价值不同确定保管期限。 档案保管期限的划分，按照2006年 国家档案局发布的第8号令《机关 文件材料归档范围和文书档案保 管期限规定》，文书档案的保管 期限分为永久、定期两种，定期 一般分为30年、10年。
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永久保管的文书档案主要包括：
价值鉴定
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归档文件的价值鉴 定是整个档案鉴定工 作的首要环节
这一环节包括 两个方面。
4/11/2020
10
第一方面
凡属机关归档范围的文 件材料，必须按有关规定 向本机关负责档案工作的 部门移交，实行集中统一 管理，任何个人不得据为 己有或拒绝归档。
4/11/2020
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机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动 和基本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值 的文件材料；
4/11/2020
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（二）机关工作活动中形成的 在维护国家、集体和公民权益等方 面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的 上级机关、同级机关的文件材料； 下级机关报送的重要文件材料；
档案
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2020/4/11
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主要内容
• 1、归档文件的收集 • 2、归档文件的价值鉴定 • 3、归档文件的整理单位及装订
• 5、归档文件的排列 • 6、归档文件的编号 • 7、归档文件的编目
• 4、归档文件的分类
• 8、归档文件装盒
• 9、归档文件的排列
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4/11/2020
1、每份文件（即自然件）， 一份文件为一件。
2、各种报表、名册、图册等： 每册（本）内容相对完整，具有 独立的检索价值，应按其本来的 装订方式。一册（本）为一件
3、文件正本与定稿为一件时， 但定稿过厚不易装订的，也可单 独作为一件；重要文件（如法律 法规等）须保留历次修改稿，可 将正本与历次修改稿（包括定稿） 各为一件。
4/11/2020
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第三讲 确定归档文 件的整理
单位及装订
4/11/2020
22
整理单位：
《规则》已明确规定： 一般以每份文件为一件， 文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件 与复制件作为一件，转发 文与被转发文为一件，报 表、名册、图册等一册 （本）为一件，来文与复 文可为一件。
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收集方法 上要注意
两点
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第一点是注意平时 收集，即平时将某次会 议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字 材料收集起来；
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第二点是注意年终 收集，即年终要把本单 位收发文本上作了登记 的全部文件材料收集起 来；
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第二讲
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第一讲
归档文件的
收集
4/11/2020
wenku.baidu.com
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一、收集概述
归档文件的收集是指按照国家有关 规定，对国家机关、社会组织以及个人 从事公务活动所形成的各种文字、图表、 声像、实物等文件材料进行收集的过程。
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二、收集文件
收集文件总的原则是齐 全完整。所谓齐全完整是 指要把单位各科、室、股 所应该归档的全部文字材 料、图表、声像、实物等 各种门类、各种载体的材 料收集起来，个人在公务 活动中形成的文件材料也 在收集的范围，特别要注 意对单位会议记录的收集。
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但 要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般 性业务问题的来函、请示与本机关的复 函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以 上计划、总结、统计、重要专题报告等 文件材料。机关形成的人事、基建、会 计及其他专门文件材料的归档范围和档 案保管期限，按国家有关规定执行。
（四）其他对本机关工作具有 查考价值的文件材料。
4/11/2020
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机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料 中，普发性不需本机关办理的文 件材料，任免、奖惩非本机关工 作人员的文件材料，供工作参考 的抄件等；
4/11/2020
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（二）本机关文件材料中的重份 文件，无查考利用价值的事务性、临 时性文件，一般性文件的历次修改稿、 各次校对稿，无特殊保存价值的信封，
不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单 位职务形成的与本机关无关的文 件材料，有关工作参考的文件材 料；
4/11/2020
15
（三）同级机关的文件材料中，不需 贯彻执行的文件材料，不需办理的抄 送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中， 供参阅的简报、情况反映，抄报 或越级抄报的文件材料。
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4、正文与附件:一般来说,
正文与附件为一件;如果附件数
量较多或者太厚不易装订时,也
5、正文与与文件处
可各为一件。
理单（包括处理单、拟
办单、发文稿纸、签批
6、原件与复制件（包括复 条等）应作为一件。
印件以及手抄件等）应作为一
件。凡是对不利于档案保管的
文件（热敏纸传真件、铅笔书
写或手工誊写的重要文件），
(一)本机关制定的法规政策性 文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举 办重大活动等形成的主要文件材 料；
(三)本机关职能活动中形成的 重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请 示与上级机关的批复、批示，重 要的报告、总结、综合统计报表 等；
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4/11/2020
(五)本机关机构演变、人事任 免等文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活 动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成 的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文 件材料；
（五）本机关关于一般性问题的 请示与上级机关的批复、批示，一 般性工作报告、总结、统计报表等；
4/11/2020
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（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文 件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征 用，重要的合同协议、资产登记 等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机 关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于 重要业务问题的来函、请示与本 机关的复函、批复等文件材料。
19
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的 一般性业务文件材料；
4/11/2020
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第二方面
对进入归档范围的文件材料， 根据其价值不同确定保管期限。 档案保管期限的划分，按照2006年 国家档案局发布的第8号令《机关 文件材料归档范围和文书档案保 管期限规定》，文书档案的保管 期限分为永久、定期两种，定期 一般分为30年、10年。
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永久保管的文书档案主要包括：