企业商业秘密管理体系简介

企业商业秘密管理是一项以商业秘密法律法规为基础的跨领域与部门管理，其涵盖企业治理、知识产权、研发、信息技术、人力资源、制造、业务等多个部门，在企业管理上如何能够建立保密文化、权责分明、制度落实、跨部门合作以及有效的监管机制，都是企业管理者必须考量的重要问题。

因此，企业在设计商业秘密管理体系框架时应该包括: 企业策略规划、运营管理、安全运维和事故预防与处理这四大管理维度，下设12项管理类别，每项管理类别下再细分多项管理领域。

1、企业策略与规划
01商业秘密管理策略
企业管理者应从企业战略规划角度重新思考商业秘密管理，能够更全面地思考商业秘密管理与企业价值的整合与运用，结合企业的愿景、使命、核心价值等，规划并赋予商业秘密管理的企业价值，助于企业建立长久的管理基石。

另外还应评估企业的潜在商业秘密风险、产业特性、现有专利策略、产业价值链、客户关系、产业趋势等，整合这些核心信息，可以更为有效率地规划商业秘密管理体系实施步骤与流程。

02组织与规范架构
商业秘密管理制度的设计，应先从制度运行时的角色需求切入，逐一定位各角色的职能，剖析商业秘密管理组织可能的组织架构。

只有明确相关人员的分工、角色及权责，制度执行起来才有管理效益，利于监督与责任追究。

03盘点与风险分析
盘点是商业秘密管理的基础，如果各部门连管理标的都不清楚也不愿意配合盘点，商业秘密制度规划与实施的深度会受到非常大的限制。

商业秘密盘点的品质好坏，甚至可以决定制度的成败。

盘点工作的实施细节，应包括设计盘点表、建立共识、全员培训、盘点表维护与管理等。

任何企业在经营过程中都难免遭遇到不同风险，通过观察发现企业管理者普遍缺乏知识产权商业秘密风险管理的思维，而少数具有危机感的企业，也往往使用错误的方式解决商业秘密风险问题，造成事倍功半，效益不好。

一个良好的商业秘密管理体系将提供循序渐进的
风险管理程序，让企业有所依循，避免在风险处理过程中迷失方向，导致风险未能有效预防及解决。

2、运营管理
01业务部门管理
业务部门的管理往往在企业商业秘密制度中容易被忽视，也不容易纳入管理，大部分企业虽然认为业务部门的机密很多，但却难以下手管理。

由于业务部门工作属性比较弹性且自由，建议应先与业务部门负责人建立管理共识与目标后，以商业秘密的工作属性来分析营销、售前服务、销售、售后服务等各阶段，管理的核心概念应该是先识别核心商业秘密，并采用比一般部门更为弹性的保密措施，这是商业秘密管理的核心精神与原则。

02科技与研发管理
大部分重视商业秘密的企业，很多都是研发型企业。

众所周知，研发部门的工作效率是非常重要，因此兼顾研发部门的效率与保密性，才是构建高效企业商业秘密管理的王道。

研发部门因其文件的机密性更高，因此管理核心概念应是先识别核心商业秘密，采用比一般部门更高级别的保密措施。

03人力资源安全
商业秘密制度管理的目标是人，而如何把管理的效果落实到人身上，是非常核心且极具价值的内容。

实践中很多企业会认为员工签署保密协议，就算完成对人员的管理，其实从受雇员工的心理角度来说，仅签署一份保密协议，完全无法感受到企业对于商业秘密保护的决心。

企业员工管理的实施内容与技巧，应包括如何建立企业文化、如何找出核心保密人员、雇用前与雇用期间的管理、培训的实施、人才管理、员工离职的流程等。

04外部相关方管理
外部相关方管理(譬如外部供应商)的管理一直是企业普遍不重视的议题，仅仅签订保密协议，没有涉及到实质的管理做法与查核方案，效果通常不明确。

另外供应商管理议题复杂程度较高，企业内部经验不足，较难妥善实施。

供应商管理的难点在于除了保密协议如何约定，管理措施如何设计，如何到场查核外，还包括知识产权权属如何约定，其中更是涉及双方商务谈判的筹码，比如订单数量、行业地位、品牌效益、技术地位等状况。

核心供应商管理不当将极易导致山寨产品横行、竞争对手通过相同供应商恶意竞争、高端产品制造技术外流等事件发生。

3、安全运维
01文件与物品管制安全
以文件与物品安全角度切入，如何以商业秘密生命周期为基础，设计与实施相关管理保护措施?由于商业秘密的形式多种多样，对应的措施也不尽相同。

企业应避免商业秘密不当携出、复制或遗失，在合理授权、监控与记录的情形下进行管理和处理安全威胁。

实体的商业秘密应存放于安全管制空间环境并加以标示;而电子形式的商业秘密应受到相应的信息安全保护措施管理，并设置相关安全政策规则。

02物理环境安全
物理环境安全是员工、访客、供货商可以快速、直接感受到企业对于商业秘密保护的强度，也是企业保密文化的一种核心概念展示，包括常见的门禁系统、访客申请与登记、监控录像、物品检查等，企业可以透过这些简单易操作的工具、程序来快速建立起企业商业秘密的保护措施。

商业秘密的物理环境保护内容应包括空间设计、进出控管、区域保密工作、物品管理、销毁管理等，同时也需要注意保密工作的设计，结合实际的风险与现实环境，必要时可咨询外部专家提供建议，这样实施起来效果更好，做法也更准确。

03信息作业安全
从信息安全视角出发，应该先识别商业秘密存储的系统、设备或个人电脑的范围，再从防止黑客或计算机病毒攻击的角度来保护商业秘密资产。

信息安全视角提到更多的是，如何
保护信息资产不被入侵、破坏、保证可用性。

实务上的保护措施一般包括账号、密码管理、自携设备管理、笔记本电脑与可携式储存媒体管理、移动式复制设备、远距工作等。

4、事故预防与处理
01稽核、事故预防
谈到稽核与事故预防之前，应先了解即将侵害或正在侵害企业商业秘密的恶意人士会有哪些特质或异常举动?造成他们进行这些“不法行为”的原因又是什么?只有这样在规划稽核与事故预防时，我们才能在有限的资源下，有针对性地妥善设计应稽核和监控的项目。

企业要如何能够预知商业秘密事件发生?需要依靠相关的记录，比如商业秘密档案存取的行为记录，或员工异常使用公司信息设备的行为记录等，稽核记录的监控项目通常包含物理层的监控规划、网络层的监控规划、操作系统与主机的监控规划、数据库的监控规划、应用系统的监控规划及其他IT相关的监控规划等。

记录的运用往往要耗费管理人员大量的时间与精力，企业应依照自身的风险与资源限制等因素加以考虑适用性，才能让记录具有实质性的管理效果。

02事故应变与运营持续
任何的管理性与技术性控制都可能存在弱点。

即使技术上没有漏洞，也难以百分百防止人员不会出错或在有权限的状态下误用、滥用或是恶意泄露的行为。

目前因各种黑客技术日益精进，恶意竞争行为日益严重，商业秘密的侵害除了注重事前预防外，也应同时重视及时的应变与损害管控。

商业秘密泄密事故发生时，管理流程应包括应变处理人员如何规划、事故分级与通报流程设计、如何进行损害控制、调查流程注意事项、利害关系人通知与结案检讨事宜等。

企业应及早发现异常与侵害商业秘密事件，并适时加以处理并进行损害控制，不断提升事故应变能力。

企业管理者没有商业秘密管理意识或者缺乏必要的法律保护知识，不会运用管理手段及法律武器去预防及保护自己的权益，轻则是经济上的巨大损失，重则身陷囚牢，使公司业绩一败涂地，实为可惜。

良好的商业秘密管理制度将对企业内部员工及外部相关方进行规范管理，将安全防护从单纯的被动防护提升到积极的主动管理和防御，对降低企业泄密风险、增强事故应变能力、保持企业竞争优势有着重要作用。

同时在事故预防与处理上，当商业秘密外泄、信息系统遭受攻击和紧急事件发生时能及时采取有效措施，降低事故造成的影响和损失，保障业务的连续性。

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