公司最全面的行政成本控制管理办法

行政成本控制管理办法

第一章总则

为了响应大昌集团号召，为有效降低公司管理成本、开源节流，保证合理、有效的使用公司资源、保证完成工作的前提下将费用降到最低的原则，进一步提高行政办公水平，特制定本管理办法。

第二章适用范围

本管理办法适用于有限公司，集团总部及其它公司可以参照执行。

第三章具体办法

一、节约用电

第一条照明设备使用规定

1、办公室采光性能良好的情况下，各办公区域尽量采用自然光照明；

2、人员较少时，根据需求只开有必要位置的照明灯，不得打开所有的照明灯；

3、人员离开后，要关闭照明灯具；

第二条电脑使用规定

1、中午休息时候，关闭主机与显示器。（除有业务对接的情况外）；

2、人员突然外出办事无法返回公司，务必电话告知同事，帮忙关闭电脑；

3、超过一小时不使用电脑情况下，关闭电脑与显示器；

4、不得下载与工作无关的资料，不得在下班后开机下载资料。

第三条空调使用规定

1、以中山气象局当天预报温度为标准，高于26摄氏度方可开启空调，同时

空调显示温度不得低于摄氏24度；工作时间提倡每天少开1小时空调。

2、定期清洗空调的过滤网，滤网脏了会妨碍空气的流通和降低制冷的效果。

3、无人时不开空调、开空调时关闭门窗，特别是展厅，空间大，大家出入记

得要随手关门。

第四条打印机、复印机使用规定

1、中午休息时候，关闭打印机、复印件（行政部传真机除外）。

2、无特殊要求，只能使用黑白打印机打印，减少销售部彩色打印机的使用。

下班后，最后一人离开办公室时，应查看办公室所有电器，关闭照明灯、空调、电脑、打印机、饮水机电源、电源插座。保安加强日常巡逻、将水、电管控纳入检查的一部分。

二、节约用水

第一条自来水使用规定

1、洗手、洗刷东西时尽量用小水流，用水后随手关闭，避免长时间流水；

2、洗车工和饭堂要合理控制用水；

3、如果发现水龙头、水管有漏水或渗水现象，要及时反应给行政部并安排水电

工进行维修处理。

第二条桶装水、饮料使用规定

1、桶装水、饮用水应按需要量接应，杜绝用桶装水洗杯子、餐具、浇花草等现

象；

2、展厅、客人休息室饮料只能供客人享用，员工不许饮用。

三、节约办公用品

第一条纸张使用规定

1.公司内部推行无纸化办公，不能确定的文件多使用电子档传阅，确定后再双

面打印，尽量减少纸质文件和复印数量；

2.为了充分利用纸张，节约资源，所有纸张原则上都必须做到二次利用，不得

只使用了一面即作为废纸处理；

3.严格禁止打印非工作用途的文件；

4.各部门在打印文件、资料前，要做好打印预览，认真核对内容、格式、落款

等，以减少错误，避免浪费纸张；

第二条其它办公文具使用规定

1、重复利用中性笔或签字笔笔套，以后只提供笔芯，笔芯的用量根据其工作内

容及使用量确定；

2、按照“用多少、领多少”的原则，办公室根据实际情况进行限量领取；办公

用品使用、领用要严格执行以旧换新；

3、剪刀、订书机、计算器、起钉器、文件夹、直尺等用品一律不得新购，除非

出现质量上的问题。办公用品要妥善保管，爱惜使用，尽量减少办公用品的

损耗和丢失；

4、新员工入职时由各部门向行政部提出文具申请单领文具，并列入领用单。员

工离职时，应将剩余文具交还行政部；

5、领用办公用品须作领用登记，行政部应建立办公用品领用台帐控制办公品消

耗。

四、节约一次性用品

1、公司员工应自带水杯、餐具，严禁使用公司一次性用品，一次性水杯仅限客

户接待使用。

2、办公区域垃圾袋不需要每天更换，只需把里面的垃圾倒掉方可，垃圾袋一个星

期换一次。（每个部门要注意，不要往垃圾袋里面倒水，茶叶等有水分的东西）；

3、公司以后不再为员工提供卫生纸，客户除外。

五、节约快递费用

1、禁止寄私人物品，每个月都必须保存好快递单，填写快递单的时候字迹要清

晰，月底行政部与快递公司进行快递费用核对时，依据保留的快递单一一进行核实；

2、有寄件往同一个地方就尽量一起邮寄；

3、除少数急件、要件外，一般不使用特快方式邮寄。

六、节约办公电话费用

1、各员工根据相关电话费用限额标准严格执行，如每月电话费用超支则由员工

予以交纳。

2、严禁员工用公司座机打私人电话，行政部每月对异常电话号码进行抽查。

3、可打可不打的电话不打，可打内线可打外线的电话打内线。公事打长途电话，

尽量缩短通话时间。

七、节约公务车油费

1、避免车辆有重复跑路现象，用车者要规划好自己的路线，尽量加大部门之

间拼车的次数。

2、在保证正常办公的前提下，尽量减少用车次数，不允许公车私用。

3、各部门在申请用车时，严格把控用车事由、目的地、用车人数等因素，

八、节约饭堂费用

在保证伙食质量的前提下控制成本开支。每餐前统计就餐人数，员工就餐要“吃多少，打多少”，避免造成不必要的饭菜浪费。

九、节约设备维护费用

1、所有办公设备出现故障必须报备行政部，让行政部统一安排维修。

2、加强电脑、打印机、传真机、复印机等机器设备的日常保养和维护，随时清

除灰尘，擦拭表面污迹，确保机器良好运行，延长机器使用寿命。

以上管理办法主要是通过部门加强行政成本控制，减少浪费，增强降本意识，切实把“降本增效”工作落到实处。