别告诉我你懂电子邮件礼仪

别告诉我你懂电子邮件礼仪

最近一本畅销书非常火爆，名字叫做《别告诉我你懂PPT》。现在啥都时兴搭顺风车，那咱也照猫画虎套用这个雷人的标题吧。

现如今，每个职场人都要在工作中使用电子邮件。每天你也会收到、发出几十封甚至上百封电子邮件。那么你可知道，利用电子邮件这种听不到声音、看不到表情、互不谋面的沟通方式，也是需要基本礼仪的。

电子邮件礼仪代表着一个人基本的职业素质和为人处世态度。它涉及到电子邮件方方面面的内容。其中，最最核心的指导思想就是——尊重他人、节省时间、只将有价值的信息提供给需要的人。

那么我们应该关注哪些方面的内容呢？

一、标题——电子邮件的灵魂所在

毋庸置疑，当你收到一封电子邮件时，标题是最先映入眼帘的。如何能吸引收件人的注意力，在众多邮件中首先关注你的邮件，而不是当作垃圾邮件直接忽略掉，需要特别注意以下几点：

1、标题简单明了，突出重点，让人一目了然。避免使用像Your Email;Information 之类容易产生歧义或含糊不清的标题。

2、每封邮件只针对一个主题，对同类的主题最好使用相同的标题命名格式，这样便于日后整理存档邮件。要知道，让你快速搜索出一封N年前的电子邮件，醒目的标题是多么重要的线索啊！

例如：所有关于proposal的邮件都可以命名为Proposal for xxx

3、可适当使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人的注意。

例如：***REMINDER: xxx

Proposal for xxx - Need Your Approval

但此种方法应适度使用，不要随意使用Urgent这种表达强烈感情色彩的词汇。要知道，如果凡事都是urgent的，那就意味着没有真正urgent的事情了。

4、回复对方邮件时，如果谈论的内容已经和之前的内容发生了变化，可以根据回复内容的需要更改标题，使收件方更加清楚明了该邮件的主要内容。

5、空白标题是不职业不尊重对方的表现。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。

总之一句话，不能让收件人一眼看明白邮件主旨的标题不是好标题！

二、称呼与问候——细节中体现尊重

如何恰当地称呼和问候收件人，拿捏好尺度是个技术活。

1、纠结在“Hi”与“Dear”中

根据每个公司的不同文化，在邮件开头用何种问候显得尤为重要。对公司内部的同事，最好的方法就是随大流。先观察一下同事间的问候语，如果大家都用Hi，你也入乡随俗没有任何问题。如果大家都用Dear，你突然用个Hi显得有些另类。对公司外部的客户或陌生人，最保险的方法是用Dear。有些人对Hi很反感，觉得是不够尊重对方的表现。还记得电子邮件礼仪的核心思想吗？——尊重他人。因此请避免使用各种可能导致对方不舒服的词汇。

2、让我如何称呼你

邮件的开头需要称呼收件人。合适的称呼最能反应对收件人的礼貌和尊重。因此以下几点需要注意：

1）在外企环境中，每个人都有英文名，同事间的邮件使用Dear+英文名的方式是最为保险的。如果该同事没有英文名，可使用中文名的拼音代替。使用中文名时最好不要加上姓氏，这样显得更加亲切，没有距离感。

2）在发邮件给外籍人士或高级别人士时，还需要特别关注他们的一些特殊称谓。在欧美国家，有些公司高管，尤其是偏技术型的高管，他们不喜欢对方称呼其Director, VP之类的职位Title。而更喜欢对方称呼能够彰显其学历或特殊身份的Title。如: Dear Dr. xxx, Dear Professor xxx。在欧美国家，博士和教授的头衔是一种特殊身份的象征。因此你需要留心关注一下对方的签名，如果看到了Dr. 或者Professor之类的词汇，说明对方很看重这个Title。那么在称呼对方的时候不妨带上，以表示足够的尊重。

3）在发邮件给日本人时，也需要格外尊重对方的称谓习惯。他们喜欢在名字后面加个后缀-san以表示尊重。例如：Dear Hitoshi-san。因此你也最好入乡随俗加上这个后缀。俗话说，礼多人不怪嘛。

4）对于陌生人，可以使用Dear Ms. Xxx或者Dear Mr. xxx。如果连对方是男是女都不清楚，使用Dear Madam/Sir是最保险的。

5）如果同时发送给多人，不可能一一说出对方的姓名，那么Dear All是最好的选择。

总之，适当的称呼与问候可以拉近双方距离，给人留下美好的第一印象。

三、正文——关乎成败的主干部分

一封电子邮件，正文是最最重要的部分。它关系着整封邮件的成败，因此需要特别注意。

1、做与不做，这是个问题

电子邮件并不是最有效及时的沟通方式，那么什么事情用电子邮件沟通最合适呢？一句话就能说清的事情有发邮件的功夫还不如打电话搞定。太过复杂的事情邮件有时候又不容易表述清楚，反而会使对方产生误解。还不如面对面的沟通交流更加有效。因此，那些难易适中，用文字表述不易产生误解的事情是最适合用邮件来沟通的。

2、邮件正文要言简意赅，行文通畅

邮件正文内容应当适中，不宜过多或过少。表述要清晰准确，不要出现让人晦涩难懂的语句。在写英文邮件时，尽量使用简单句，避免使用从句套从句的复杂句式。要知道，你的目的是让对方看懂，而不是考对方语法。此外，不要使用让人费解的英文缩写，如：NM=never mind, NP=no problem, OIC=Oh, I see。对于看不不懂的天书，没有人会花时间反复研读。

3、注意论述的语气

文字是冷冰冰的，以不同的语气阅读就能产生截然不同的含义。而电子邮件的缺点就在于对方只能看到文字却感受不到语气。因此，在发邮件时需要考虑收件人与自己的熟络程度、等级关系以及邮件的性质。用语措辞要妥当，多使用敬语，多表示感谢。要知道，邮件是可以被转发的，不要因措辞不当引发不必要的误会。

4、行文注意逻辑性和人性化

当你看到一封段落不清晰，冗长繁复的邮件时，会是什么心情？相信很少有人能耐心将它从头到尾认真看完。记住，电子邮件礼仪的核心思想就是“只将有价值的信息提供给需要的人。”因此，你的邮件行文要注意逻辑性，要提炼出有价值的信息。

如果要说明几件事情或要阐述几个观点，可以用1，2，3，4进行罗列或分段论述。最