秘书理论与实务教案

秘书理论与实务

第一章秘书与秘书学

一、“秘书”的历史

（一）我国“秘书”一词内涵的演变

1、东汉时期，宫禁秘籍之义。“秘书”一词在目前我国已发现的古代文

献典籍中最早出现于《汉书》，如“诏向领校中五经秘书”，指宫中秘

藏之书。另外也指缴存于宫中禁阅的书籍，主要是谶纬、图书籍，

用隐语预卜吉凶或对未来作预言，如《后汉书•郑玄传》：“时睹秘书

纬术之奥”，《说文》段玉裁注：“秘书谓纬术。”

2、东汉后期开始，官职中出现“秘书”一词，《文献通考》：“后汉图书

在冬观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考

核异同。”秘书监，相当于现在的图书馆馆长。

3、东汉末年，曹操为魏王，设中书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之

事。”秘书令不但掌管“图书秘记”，还掌管草拟奏章、发布政令。，

曹丕即位，“置中书令，典尚书奏事；而秘书改令为监。”恢复桓帝时

的状况。之后的封建制国家，真正从事秘书工作的官员，不用“秘书”

的称谓，而用“中书令”、“中书舍人”、“掌书记”、“主簿”等称谓。

4、辛亥革命前后，近代意义的“秘书”出现。。1911年，清政府颁布《内

阁属官官制》，设立了以“秘书”命名的机构和官职，如陆军部承政

厅下设秘书科；资政院设秘书厅，配秘书长等。1912年孙中山的南

京临时政府内，总统府下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；各部

局也设秘书室、秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。

5、二十世纪后期，随着我国经济的发展，秘书开始作为一种职业存在，

许多秘书领域的研究者根据其辅助、服务的工作特性，将秘书划归到

第三产业。1997年12月，国家劳动和社会保障部颁布《秘书职业技

能标准》、《秘书技能鉴定规范》，开始推行国家秘书职业资格证书制

度，标志着我国秘书职业化的起步。

（二）国外对“秘书”的理解

中文的“秘书”在英文中为“SECRETARY”，SECRETARY的含义有：

1、对于大臣、首脑等在政府中担任要职的人和国际机构的代表，有时使

用这一职务名称。如：美国国务院首长国务卿被成为THE

SECRETARY OF STATE，联合国秘书长则是SECRETARY

GENERAL。

2、美国国际专业行政协会（IAAP）关于秘书的定义是，一位办公室内

特定主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接督管

就能运用办公室内工具，从事该主管指定的行政性工作。

二、“秘书”的涵义

1、从组织体系角度看，秘书是一种职务，是组织体系的有机组成要素，“秘书，

是一种职务的名称，是领导的参谋和助手。”

2、从行业角度看，秘书是一种社会职业，属于服务行业的性质，它在各行各业

中广泛存在。作为职业的秘书，要求从业人员具有相当的素质和能力。同时秘书的表现形式又是相当丰富的，除了组织中的秘书之外，还有“民间秘书”，甚至出现了秘书性质的公司企业。

三、秘书的种类

（一）国外的秘书类型

欧、美、日等经济发达的地区及国家，秘书队伍庞大，其秘书的主要类型有：

1、行政秘书。是行政首长的助手。行政秘书包括执行高级官员秘书职务的

甲类秘书和执行中级管理人员秘书职务的乙类秘书。其中甲类秘书被认

为是高级秘书，必须通过严格的职业秘书考试，获得证书才能担任。

2、法律秘书。美国有30万左右律师，因此有许多服务于律师和法律事务所

的秘书人员。这些人开始只是主要作为速记员，通过法律秘书协会的考

试，合格者才授予法律秘书的称号。

3、教育秘书。不同部门中教育秘书所从事的工作各不相同。大城市中高等

学府主要办公室秘书和地方学院办公室秘书职责任务差别很大。如后者，大多是事务性的工作。大学教授的秘书要协助处理教授的事务，还要为

教授准备教学和科研材料。

4、财经秘书。美国统计材料表明，1980年美国秘书除了法律知识外，都具

备财经方面知识，否则无法工作。

5、工艺（或科技）秘书。为工程师和科学家服务，一般不在办公室，而在

实验室工作，从事实验室内事务性工作，同时也承担信息、图书材料收

藏等工作。

（二）国内秘书类型

1、根据秘书服务的对象和工资来源，把秘书分为“公务秘书”和“私人秘

书”两类。

公务秘书，指属于国家编制、由国家财政支付工资的秘书，即国家公务

员。按公务员分类标准，又可以把这类秘书分为“政务类秘书”——担

任领导职位的秘书，和“业务类秘书”——非领导职位秘书。

私务秘书，指专门为个人服务的秘书。又有两种情况：一是由政府指派

为领导、专家服务的秘书。这类秘书应属于“公务秘书”之列。另一种

是企业或私人雇佣的秘书，这类秘书又称为“民间秘书”。通常讲的“私

务秘书”指后一种情况。

2、按照秘书的能力和特长，把秘书分为多种“型”，有：

办事型秘书。为领导办各方面的事务。办事型秘书在整个秘书队伍中占

最大的比例。

文字型秘书。承担文字写作工作的秘书。

财经型秘书。特别是企业，领导的秘书需要了解财经知识、熟悉金融、

簿记事项。

公关型秘书。协助领导处理内外协调事务。

技术型秘书。服务于技术部门，从事记录、编写技术材料、文件、合同、保管技术性文稿、图纸等工作。

参谋型秘书。辅助领导决策和从事调研工作、信息加工、重要文件起草。

综合型秘书。具备多种能力，提供综合型服务。

四、秘书人员的职级

（一）国外秘书的职级