学生公寓管理系统-招标书

1.5 学生公寓管理系统

采用顶层设计、分级管理的设计思路，将宿舍资源管理、学生入住管理、宿舍日常管理、学生退宿管理、宿舍检查管理、校外人员入住宿舍管理等模块集成，实现学生宿舍管理的数据信息化、流程信息化、决策信息化，最终达到数据共享、管理自动化、管理智能化的目的。

目前我校宿舍管理方式如下：

●迎新阶段：

①.本科生：后勤分配新生房源给各学院，各学院在新生到校前安排新生到

具体房间和床位，学生登录迎新系统进行查询。

②.硕士、博士生：新生到校报到时可人工分配床位，也可床位自选。

●在校阶段：

在校生调宿、退宿、申请入住时提出申请意向，经过辅导员和学院审批后，由学生公寓审批通过，至财务处核算费用后，学生持材料（如：入住通知单）到公寓中心分配房间后在相关公寓楼栋办理具体手续。

●离校阶段：

学生在结清相关费用后，在公寓服务中心办理退宿手续，批量删除毕业学生住宿信息。

●在退宿、入住、调寝环节，学生信息和门禁系统实时对接，确保学生

入住情况准确。

系统包括6大模块，具体功能说明如下：

1)宿舍基本数据管理

●学生信息管理

各级管理老师可以维护和查询自己管辖范围内的学生信息；系统提供数据接口，可进行批量数据导入，或将查询和统计的结果数据导出成EXCEL表格。系

统实现数据集成后，学生的部分信息可以通过数据集成平台从教务、学工等系统共享而来；宿舍管理系统只对宿舍业务相关的学生信息内容进行维护。

●宿舍设备资源管理

学校管理人员按管理权限可以对学校的宿舍区、宿舍楼、宿舍等基本信息进行管理，如公共资源配置数量（如热水器、洗衣机、开水炉、彩电等）、住宿费标准、住宿学生类别、备注等信息。

●住宿变更流程管理:

宿舍流程管理实现学校管理人员对学生入住、退宿、宿舍调整的申请与审核流程的设置与管理。

2)学生住宿管理

人工分配宿舍：对新进学生分配宿舍，对住宿期间临时调换宿舍、中途入住生进行调整安排。

自动分配宿舍：根据学院男女生入住人数在指定的楼栋、楼层、房间中自动分配宿舍床位。

学生自选床位：特定的学生在指定床位范围内通过网络自选床位。公寓空调安装后，学生出现对空调需求差异，存在挑选有无空调宿舍的情况，学生可根据不同的需求选择宿舍。

●住宿管理：

学校相关管理人员对学生进行安排入住，住宿日常管理类型可包括：

中途变更住宿管理：入住登记、退宿登记、延期毕业登记等日常处理项目。

批量管理：学生住宿信息的批量导入、变更、删除等。可采用人工手动分配、电脑自动分配、自选床位分配的方式进行登记。

●非在校住宿学生管理

学校相关管理老师直接维护学生校外住宿学生的基本信息，进行备案，供今后查询使用，包括学号姓别、院系、年级、班级、校外住宿地址、联系电话、联系人、申请外住日期、家庭详细信息等。

●宿舍业务申请与受理

学生可以在线进行入住、退宿及宿舍调整的相关业务，填写详细的申请理由，并送达管理人员进行审核。各级管理老师对学生的入住、退宿、调整申请进行审

核，并填写审批意见。

3)查询统计

住宿信息管理功能主要用于住宿学生的各类信息查询和统计，可以快速直接对住宿人员、宿舍房源）、公共设施设备、宿舍基础数据进行查询，满足校内各部门对宿舍资源使用情况的实时查询统计。查询分为总体查询、分类查询、个别查询、组合查询。总体查询可直接查询校内/区域内总楼栋数、总床位数、总空床位数、总住宿人数等总体数据。分类查询可以根据校区、楼栋号、楼层数、房间号进行统计查询；也可以根据学院、年级、学生属性进行统计查询；或者根据缴费情况、住宿状况进行统计查询。个别查询是根据学生个人信息进行详细查询，可以查到学生的住宿情况、缴费情况等。组合查询是根据所需要的数据进行筛选综合的一种查询方式。

住宿管理系统要有比对功能，住宿名单要与财务处收费名单进行比对，可以实时查询未交费学生情况。

系统提供全校学生住宿情况查询统计报表、学生宿舍调动查询统计报表。通过系统学校的相关管理人员可以查询到各宿舍区房间总数、床位总数、已住总数、空余床位数等详细信息。系统提供数据接口，可将查询和统计的结果数据导出成EXCEL、WORD、PDF文件。

4)宿舍日常管理

●楼栋管理员设置

学校相关管理老师设置楼栋管理人员清单以及其所管辖的楼栋。设置完成后，楼栋管理员可以维护本人管理范围内的楼栋的学生住宿情况、卫生检查情况等。

●卫生检查管理

根据学校对宿舍卫生管理要求，学校相关管理老师或者楼栋管理员可对宿舍卫生检查情况进行记录和管理，具体可包括宿舍的房间号、检查分数、检查日期、操作日期和操作人等。系统支持定期检查和抽查等多种检查类型。

●违章违纪管理

根据学校宿舍管理规定，学校相关管理老师或者楼栋管理员可对住宿人员的违章违纪情况进行登记，供相关管理人员查询使用。系统可自定义多种违纪类型。其他数据的统计管理：对夜不归宿、迟归等学生情况的统计上传，让学院、辅导

员及时了解学生状况，保障住宿生的人身安全，并为学生年终评优评奖提供依据。

5)公寓公共设施设备管理功能

公寓服务中心可通过该功能对公寓楼内公共设施设备数量、使用年限、维修更换情况进行有效地掌控。

将每栋公寓楼内的公用电器和基础设施，如热水器、开水炉、洗衣机、吸顶扇、空调、排风扇、家具、消防设施设备等公共设施数据编入系统。根据中心的工作节点对各类设施设备进行检查、维修、更换，并及时更新系统数据。

6)系统管理

●待办事宜：可根据系统中业务开展情况，自动的生成事务性的提醒。可针对

不同的用户提供不同的提醒。如：学生申请入住后，辅导员可收到待审的学生人数提醒。

●系统设置：学校相关管理老师设置当前学年、当前学期等系统整体设置。

●日志管理：系统自行记录每个用户的访问时间IP地址等信息；每个功能的

访问时间IP地址等信息；记录系统的访问日志、数据变化日志以及发生问题日志。

●权限管理：可以灵活配置每个用户所属的用户组，以及用户组的的权限，保

证用户在系统中的一切操作在授权范围内进行，当用户发生岗位调整或者岗位职责发生变化时系统可以灵活调整。

本系统与学校其他部门的信息互通

宿舍管理系统作为学校信息化建设中重要一环，不仅承载了和学生住宿相关的业务功能，在其他业务系统或科室信息化建设中也起到了不可替代的作用

1 从迎新系统取得新生数据，宿管系统将新生宿舍分配结果发给迎新系统，让学生未到校前在移动端或PC端即可查询自己的住宿位置；

2 宿管系统将宿舍分配结果和学生日常表现放到公共数据交换平台供学工系统使用，用于学生日常管理；学工处、研工部将学生基本信息及变更信息发送至公共数据交换平台供宿舍管理信息系统使用，实现信息互通；

3 宿舍管理系统比对财务系统的学生住宿费缴纳情况，为管理部门办理学生入住调换退宿提供依据；

4 宿舍管理系统通过集成门禁系统和一卡通系统，学生入住或退宿后系统学