ACCESS入门教程

视图
• 视图是按特定方式处理数据的窗口。 Access 2003为表提供了4种视图方式。最 常用的是设计视图和数据表视图。
图3 设计视图
图4 数据表视图
2 实践案例
——“学生管理”数据库
1 案例综述
• 创建一个名为“学生管理”的数据库 • 该数据库中 “学生基本情况表”、和 “成绩 表”二张表 • 二张表之间根据相关联的字段建立关系 • 创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的 “学生成绩”查询 • 创建“新生奖学金名单表”查询，可直接查询 出高考成绩大于590分的同学的基本情况 • 在“学生成绩”查询的基础上创建一个“成绩 汇总”查询，将每位学生的三门课的成绩进行 汇总、排序。
输入掩码
标题 默认值 有效性规则 有效性文本 必填字段 允许空字符串 索引 Unicode压缩
主键（主关键字）
• 主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。 主键不是必需的，但主键能将表与其他表中 的外键相关联。所以，只有定义了主键，才 能建立表与表之间的关系，同时也方便对表 进行排序或索引操作。主键不允许为 Null （空值），并且必须始终具有唯一索引。如 果表中某个字段没有重复的内容，就可用作 该表的主键。
ACCESS入门教程
数据库管理软件 Access 2003的使用
本章主要内容
1 2 3 4
认识数据库
创建数据库
建立表 建立查询
1 认识Microsoft Access 2003 • 数据库基础知识 • Access 2003 简介
1.1 数据库基础知识
• 1. 数据与数据处理 – 数据（data）是存储在某一种媒体上能够识别的数 据符号。它包括描述事物特性的数据内容和存储在 某一种媒体上的数据形式。 – 数据处理是指将数据转化成信息的过程。 • 2. 数据库 – 数据库（DB）是指按照一定的数据模型，有规则 地存储在一起的相关信息的数据集合。简而言之， 数据库就是数据的仓库。它不仅包括描述事物的数 据本身，还包括了数据之间的关系。
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• 在数据库窗口中，直接双击“通过输入数据 创建表”，打开数据表视图窗口，如下图所 示
• 将表中的数据直接输入到上图的数据表 中，完成后如下图所示：
再单击右上角的按钮，保存更改，在弹出 的“另存为”框中，输入表名“学生成 绩”后，单击“确定”。
7.3 数据的排序、筛选和打印
• 对表“学生基本情况”表按“高考分数”字段 的值从高到低排序。
• 操作步骤如下：
• (1)在数据表视图中，打开“学生基本情况”表， 单击“高考分数”的列选择区。 • (2)单击工具栏上的“降序”按钮 ，数据表中 的数据已按降序方式排列。
• 在“学生基本情况”表中，要查找籍贯 字段值中含有“广西”的所有记录
• （3）在“学生基本情况”表中单击“学号” 字段，并将其拖放到“成绩”表中的“学号” 字段上，则弹出“编辑关系”对话框。单击其 中的“实施参照完整性”复选按钮，再单击 “创建”按钮，在关系窗口中的这两个表之间 就出现了一条一对一的关系连线。如果未选 “实施参照完整性”复选按钮，或者事先没有 将“学号”设为主键，则这两个表之间就只出 现一条连线，它并不反映一对一（或一对多） 的关系。双击关系连线（无论是否反映一对一 或一对多的关系）都会弹出“编辑关系”对话 框，可以重新确定是否“实施参照完整性”检 查。
• （1）选择菜单栏“工具”→“关系”选项， 出现“关系”窗口，并出现“显示表”对话框。 如果“显示表”对话框没有出现，则单击工具 栏上的“显示表”按钮可调出它。
• （2）选择“表”选项卡。在列表框中，选择 “学生基本情况”表后，单击“添加”，再选 择“成绩”表，单击“添加”，然后单击“关 闭”按钮，关闭“显示表”对话框。在“关系” 窗口就显示出要建立关系的两个表。
创建表的方法
• 建表的方法共有五种，分别是： – 使用设计器创建表 – 通过输入数据创建表 – 使用向导创建表 – 导入表 – 链接表
“学生基本情况表”结构
字段名称 数据类型
学号 文本
姓名
性别 籍贯
文本
文本 文本
字段大 小 10 10
2 6 15
字段属性
必填、主键
出生年月 日期/时间 中日期 电话号码 文本
表2 Access 的数据类型及用法
数据类型
文本 数字 日期/时间 备注 货币 自动编号 是/否 OLE对象 超级链接
用法
用于存放文本或者文本与数字的组合，最多255个字符，默认大小 为50。这种类型中的数字不能进行数学计算。 用于存放可进行数学计算的数字数据，可以有小数位和正负号。 用于存放表示日期和时间的数据，允许进行少量的日期和时间运算。 用于存放超长文本或文本与数字的组合，最多含75535个字符。 用于存放表示货币的数据，可进行数学计算，可以有小数位和正负 号。 向表中添加一条新记录时，由Access 指定一个惟一的顺序号（每次 加1）或随机数。 又称逻辑型数据，只有两种可能的取值：“是”或“否”，“真” 或“假”。 用于其他Windows应用程序中对象的链接与嵌入，最大1G字节。 用于保存超级链接的有效地址。
• (1)在图9-14所示的数据表视图中，选定 “籍贯”字段中某一个记录值中的“广 西”字符串。 • 数据表视图 • (2)选择菜单栏的“记录”→“筛 选”→“按选定内容筛选”，如上图中 箭头所示。 • (3)“按选定内容筛选”的结果，籍贯字段 中含有“广西”的记录均被筛选出来。
7.5 表之间的关系操作 • 通过“学号”字段，在表“学生基本情 况”和表“成绩”之间建立一对一的关 系。
• 5. 关系数据库 – 每一个数据库管理系统都是按一定的结构进 行数据的组织的，这种数据用数据模型来表 示。数据模型可分为层次型、网状型、关系 型三种类型。自上世纪八十年代以来，几乎 所有的数据库管理系统都是关系数据库，如 Microsoft SQL Sever，Visual FoxPro， Oracle等都采用关系模型。我们本章要学习 的Microsoft Access也是一种典型的关系数 据库。
• 3. 数据库系统 – 数据库系统（DBS）是指引进数据库 技术后的计算机系统，能有组织地、 动态地存储大量相关数据，提供数据 处理，实现数据共享，减少数据冗余。
• 4. 数据库管理系统 – 数据库管理系统（DBMS）是建立、维护和使用数 据库，对数据库进行统一管理和控制的系统。具体 指数据库系统中管理数据的软件系统。在计算机系 统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。也 就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系统 两部分。一个数据库系统可包含多个数据库。数据 分。
1.2 Access 2003简介
• Access 2003是Microsoft Office 2003办公 套件中的一个重要组件。它功能强大， 操作简单，且可以与其他的Office 组件 实现数据共享和协同工作。现已成为最 流行的桌面数据库管理系统。
应用程 序窗口 数据库 窗口
窗口 菜单
创建方法与 已有对象列 表
修改“学生成绩表”表结构
(1)在“数据库”窗口中，选中表“成绩”。单击 “设计”按钮，产生“表设计视图”。 • (2)在表设计视图中，将光标定位到“字段名称” 下的“字段1”处，将其改为“学号”，将数据 类型改为“文本”，字段大小设置为“10”。 以此类推，分别将各字段名称改为“数学”、 “英语”、“计算机”，字段大小为“单精 度”，小数点位数为“1”。修改好的学生成绩 表”表设计视图如图9-11所示。
用于创建一个字段，该字段允许从其他的表、列表框或组合框中选
字段属性
• 每个字段都有自己的属性，字段属性是一 组特征，使用它可以附加控制数据在字段 中的存储、输入或显示方式。属性是否可 用取决于字段的数据类型。系统提供了如 所示的13种属性供选择使用。
表3 Access的字段属性及功能
属性选项 字段大小 格式 小数位数 输入法模式 功 能 使用这个属性可以设置文本、数字、货币和自动编号字段数据的范围，可设置的最大字符数 为255。 控制怎样显示和打印数据，可选择预定义格式或输入自定义格式。 指定数字、货币字段数据的小数位数，默认值是“自动”，范围是0～15。 确定光标移至该字段时，准备设置哪种输入法模式，有三个选项：随意、开启、关闭。 使用户在输入数据时可以看到这个掩码，从而知道应该如何输入数据，对文本、数字、日期/ 时间和货币类型字段有效。 在各种视图中，可以通过对象的标题向用户提供帮助信息。 指定数据的默认值，自动编号和OLE数据类型没有此项属性。 是一个表达式，用户输入的数据必须满足此表达式，当光标离开此字段时，系统会自动检测 数据是否满足有效性规则。 当输入的数据不符合有效性规则时显示的提示信息。 该属性决定字段中是否允许出现Null值。 指定该字段是否允许零长度字符串。 决定是否建立索引的属性，有三个选项：“没有”、“有，允许重复”和“有，不允许重复 “。 指示是否允许对该字段进行Unicode压缩。
2.2 创建新数据库
图5 Access 2003启动界面
图6 直接新建一个空数据库
图7 保存文件对话框
图8 “学生管理”数据库窗口
利用本机上的模板来创建一个新数据库
图9 数据库模板对话框
根据现有文件来新建数据库
• 根据现有文件来新建一个类似的数据 库相当于是复制一个已有的数据库， 然后对它进行修改编辑，形成一个新 数据库。
数据库组 件选项卡
图9.1 Access 2003的窗口
图1 Access 2003的窗口
字段与记录
• 在Access中，表将数据组织成列（称为字段） 和行（称为记录）的形式。每一列的名字（字 段名）是惟一的，每一列中的内容有相同的属 性和数据类型。
• 在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就 是根据数据的取值情况确定每个字段的名称和 数据类型。字段名一般以字符开头，后面可跟 字符和数字等允许的符号，最多74个字符，同 一个表中不能有相同的字段名。而字段数据类 型的设置则定义了用户可以输入到字段中的值 的类型。
07733654789
07722854301
091046128wk.baidu.com9
03784612839 02258234562 07782133568
01006 欧阳文通 01007 吴英丽
1983-9-27 广西河池
表5 成绩登记表 学号 01001 01002 01003 01004 01005 01006 01007 数学 88 82 55 74 91 82 49 英语 92 89 83 69 89 83 67 计算机 83 84 77 81 85 79 68
高考分数 数字
整型
有效性规则：大于等于 400且小于等于750
图10 定义表结构
图11 设置字段属性
图12 定义主键
保存表结构
图9.13 “另存为”对话框
图14 警告对话框
通过输入数据创建表
• 直接在数 据表视图 中输入 “成绩表” 数据：
学号 01001 01002 01003 01004 数学 88 82 55 74 英语 92 89 83 69 计算机 83 84 77 81
7 数据表数据的编辑和使用
• 7.1 向数据表输入数据 • 在数据库窗口的“对象”选项卡中，选 择“表”。双击“学生基本情况表”表， 或者单击选定“学生基本情况表”，再 单击“打开”，打开表“学生基本情况 表”，进入数据表视图，如图所示
• 单击工具栏上的“保存”按钮，保存数 据表，但是不关闭表。单击“学生基本 情况”表对话框右上角的”×”（关闭） 按钮，将保存数据表并关闭“学生基本 情况”表。
表3 学生基本情况表
学号 01001 01002 01003 01004 01005 姓名 赵云峰 李小巧 梁海鸥 秦淮梦 何步耘 性别 男 女 男 女 男 男 女 出生年月 籍贯 电话号码 07316478908 高考分数 589 612 668 568 570 583 594
1983-6-30 湖南长沙 1983-12-8 广西桂林 1984-4-10 广西柳州 1984-1-25 陕西咸阳 1983-9-29 河南开封 1984-5-6 天津