论现代秘书人员的角色意识

论现代秘书人员的角色意识

摘要

随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。面临新形势，秘书如何才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？最重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。秘书人员的角色意识决定秘书从业人员的的工作态度，对秘书工作有重要意义。随着资历的不断提高，意识也会随着相应变化，要冲破传统秘书的束缚，转换角色以更适应工作的需要。把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，是秘书教育和培养的一个重要内容。

关键词：秘书角色意识角色转换培养

Abstract

With economic society and the rapid development of modern science and technology, the secretary personnel challenges facing more and more. Facing the new situation, how can we secretary better undertake involved in handling affairs and leadership provide service for the functions, plays the role of real secretary? The most important aspect is to have the right role consciousness.The conscious of the role determine the secretary's working attitude ,very important.With the accumulation of experience and rising qualification,one's conscious change also.AS a sectary in modern society,have to change one's role in order to adapt to the job,and break through the bound of traditional sectary role.Grasping the role of the secretary of features and adjusting the role of secretary, is a important training content of the education and training of secretary.

Key words: secretary role consciousness role change training

1 引言

秘书作为党政机关、社会团体、企事业单位等各个部门中的一个特定群体，他们的工作具有不同于其他群体工作的属性。广义的秘书定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，

从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务的助手”。秘书是一个单位的枢纽，起着承上启下、协调内外的作用，工作关联度高、辐射面广。领导工作少不了秘书,而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作。所以，了解秘书角色和角色意识，注重培养秘书的角色意识，加深秘书对自己的认识，对开发自身潜能，促进领导活动，改善机关作风，提高办公效率，都具有很强的现实意义和理论意义。

2 秘书工作和秘书角色

2.1 秘书工作的属性和工作特点

2.1.1 工作内容

（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

（2）协调关系：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

（3）处理信息：处理客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容

（4）办理事务：办理一切同领导工作有关的日常具体工作。

2.1.2 工作特点

（1）中介性：秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

（2）直接性：秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上

（3）全面性：是体现在职能辅助的全面性上和过程辅助的全面性上

（4）服务性：人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。

（5）被动性：要求秘书人员一定要不越权、不越职，秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性

（6）潜隐性：秘书工作的潜隐性表现在三个方面：活动名义的假借性；活动过程的幕后性；劳动成果的潜在性。

2.2 秘书的社会角色

2.2.1 领导的助手

协助领导处理事务，以及在领导的授意下处理事务；为领导解决，协助领导做重要的事；让领导从繁杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。

2.2.2 领导的脑筋

秘书是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。

2.2.3 政策活动中的纽带

在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。

2.2.4 决策中的监督员

在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。

2.2.5 领导的资料库

秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。

2.2.6 领导的随员和具体事务的组织者

秘书是领导的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。

2.2.7 领导的帮手

秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导解决，协助领导做重要的事。让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。

总之，秘书的工作特点决定其社会角色，秘书在社会实践活动中，必然会由其工作中产生对自身职业所处社会角色的思考与定位。当秘书在工作中对自身行为模式和规范有了确定的意识系统时，就会把自身对职业的角色定位出明确的认识。

3 秘书工作中的角色定位与转换

3.1 影响角色定位的条件

3.1.1自然生理条件

（1）年龄条件：就秘书的角色特征和工作职责看，秘书应该年轻化，秘书班子的年龄应当低于同级领导班子的年龄。

（2）性别条件：在整个秘书队伍中女性比男性人数更多，但在不同的层次和性质的单位，对秘书性别的要求又有所区别。

（3）健康条件：秘书人员健康条件有三方面的基本要求：一是发育正常，五官端正。二